Tuğba Çörtelekoğlu
Ernst & Young İnsan Kaynakları Danışmanı


Günümüzde oldukça popüler bir kavram "Eğitim". Çalışanlarını şirket içi ve/veya şirket dışına eğitime yollamayan şirket yok gibi... Her şirketin kendince bir nedeni var; çalışanlarının niteliklerini yükseltmek, pazarı takip etmek, rakiplerle mücadele edebilmek, verimlilik ve karlılığı artırmak, çalışanlarını elde tutabilmek, motivasyonlarını artırmak ve daha birçokları!
Her gün sayıları gittikçe artan ve daha profesyonel hizmet sunan eğitim şirketlerinin cazip olanakları ve globalleşen dünyada bilginin çok hızlı değişmesi eğitimin, ilköğretim, lise ve üniversite yıllarından ibaret olması anlayışını kırmıştır.

Bir gün önce bildiğimizin bir gün sonra yetersiz kalması ve herkesin bir tuş ile aynı bilgiye ulaşabilecek olması, şirketlerin rekabet avantajını ortadan kaldırabilecek bir tehdit unsurudur. Dolayısı ile ancak yenilikleri sürekli takip eden ve bilgiye en önce ulaşan şirketler ayakta kalabileceklerdir. Bunu fark eden çoğu şirket, çalışanlarının eğitimine ve gerekli bilgi beceri ve tutumları kazanmalarına önem göstermeye başlamıştır. Böylece, şirketlerin eğitim bölümleri büyümüş, şirketlerin ihtiyaçlarına göre özel eğitim programları tasarlayan eğitim şirketlerinin sayısı artmıştır.

Tüm bu gelişmelere baktığımızda sürekli öğrenmenin teşvik edildiği bir ortamın yaratılmasından, hem çalışanların, hem yöneticilerin hem de eğitim şirketlerinin memnun olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır. Çalışanlar memnundur çünkü sadece kendilerini geliştirmeye imkan bulmakla kalmayacak aynı zamanda motivasyonları da artacaktır. Yöneticiler memnundur çünkü hem daha nitelikli çalışanlarla daha çok verim elde edecek hem de karlılıkları yükselecektir. Eğitim şirketleri memnundur çünkü kendilerini geliştirme ve daha büyük bir kitleye erişme imkanı bulacaklardır.

Ekonominin her zaman iyi gitmesi durumunda, yukarıda çizilen tabloda, herkes kazançlı çıkacaktır. Ancak, günümüze döndüğümüzde "eğitim"in altın yıllarının sona erdiğini görüyoruz. Şirketler birer birer eğitime harcadıkları bütçeleri kısıyorlar. Artık çalışanlarını eğitime yollarken iki kere düşünüyorlar. Bu ani değişimin en büyük nedeninin bozulan ekonomik dengeler olduğunu söylemek mümkün. Tüm dünyada ekonominin darboğaza girmesi ile birlikte şirketlerin kısıntıya gittikleri ilk alan eğitim olmakta. Bu durumun belki de en büyük nedeni eğitimin öneminin aslında sanıldığı kadar da iyi anlaşılmaması ve eğitim için yapılan yatırımların karşılığının yeterince alınamadığının düşünülmesidir. Eğitim bölümlerinin varlık nedenlerini ispatlayamamaları, bu konuda çalışan kişilerin çok çarpıcı bir konuyu fark etmelerine neden olmuştur. Şirketler ekonomik olarak güçlü konumda oldukları zamanlar eğitime para harcamaktan çekinmemiş ancak bu arada harcadıkları paranın ne kadarının şirkete geri döndüğünü hesaplamayı ihmal etmişlerdir. Yaptıkları yatırımların şirkete sağladığı yararın elle tutulur gözle görülür sonuçlarını göremeyen yöneticiler, başları sıkıştığında eğitime harcadıkları bütçeyi kısmaktan da çekinmemişlerdir.

Oysaki eğitimin en önemli ve vazgeçilmez parçası etkinliğinin ölçülmesidir. O yüzden değil midir ki okul hayatımıza başladığımız ilk günden, üniversiteden mezun olurken ki son günümüze kadar hepimiz yüzlerce sınava girmiş, kimi zaman yeterince iyi öğrenemediğimize kanaat getirilerek sınıfta kalmışızdır. Hatta ancak belirli kriterleri yerine getirdikten sonra (her dersten pekiyi almak gibi) başarılarımız teşekkür, takdir belgeleri ile ödüllendirilmiş ve bir üst sınıfa geçmeye hak kazanmışızdır. Hepimize oldukça tanıdık gelen bu çağrışımlar her nedense iş hayatına başlayınca genellikle unutulur. Okuldan mezun olmanın verdiği rehavet ile bir de işte sınavlara çalışmaktan not almaktan kimse haz etmez. Ancak herkes yine de şirketinin kendisine karşılıksız eğitim imkanı sunmasını ister. İşte bu noktada görev Eğitim Bölümü'ne ve şirket yöneticilerine düşmektedir.

Eğitim etkinliğinin ölçülmesi birkaç aşamadan oluşur. Pek çok şirkette bu konu ile ilgili hiçbir şey yapılmadığını söylemek haksızlık olacaktır. Eğitim etkinliğinin ölçülmesi ve yatırımların geri dönme oranının hesaplanması konusunu daha detaylı incelediğimizde karşımıza çıkan tablo aslında şirketlerin genellikle eğitim etkinliği ölçerken kullandıkları yaklaşımların birbirlerine benzediği ve 1. ve 2. aşamaları uyguladıkları şeklinde olmuştur.

Peki nedir bu eğitim etkinliğini ölçmenin aşamaları? Bu konu ile ilgili en bilinen ve belki de ilk kapsamlı çalışmayı 1959 senesinde doktora tezi sırasında Donald Kirkpatrick gerçekleştirmiştir. Aradan geçen 43 seneye ve bu alanda yapılan pek çok çalışmaya rağmen Kirkpatrick modeli hala güncelliğini korumaktadır.
Eğitim etkinliğinin ölçülmesi 4 aşamadan oluşmaktadır. Bunlar sırasıyla;

• Tepkinin Ölçülmesi
• Öğrenmenin Ölçülmesi
• Davranışların Ölçülmesi
• Sonuçların Ölçülmesi'dir.

Bu dört aşamaya daha sonraları önemi her geçen gün daha çok anlaşılan Yatırımın Geri Dönme Oranının hesaplanması eklenmiştir.Tepkinin ölçülmesinde amaç eğitime katılanların eğitimden duydukları memnuniyetin ölçülmesidir. Burada ölçülmek istenen, katılımcıların verilen eğitimden, eğitimin veriliş biçiminden, eğitmenden, eğitimin verildiği mekandan ne kadar tatmin olduklarıdır. Bu tür değerlendirmeler için kullanılan araç anket formudur.

Şirketlerin çoğunda eğitimlere ilişkin tepki ölçümlemesi vardır.
Öğrenmenin ölçülmesinde ise amaç adından da anlaşılacağı gibi katılımcıların eğitim programında yer alan bilgileri öğrenip öğrenmediklerinin ölçülmesidir. Katılımcıların öğrenme düzeylerini belirlemek amacıyla eğitim öncesi ve sonrası sınavlar yapılmaktadır.

Eğitim etkinliğinin ölçülmesindeki üçüncü ve dördüncü aşamalar olan davranışların ve sonuçların ölçülmesi diğer iki aşamaya göre daha zordur. Davranışların ölçülmesi için yapılması gereken şey, eğitim sonrasında davranış değişikliğinin olup olmadığını ölçebilmek amacı ile eğitimden önce ve eğitimden sonra performans değerlendirmesi yapılmasıdır. Eğitimde öğrenilenlerin işe yansıtılması belli bir zaman alacağından performans değerlendirmesinin en az 3 ay sonra yapılması daha yararlı olacaktır. Ancak kişinin performansındaki değişikliğin ne kadarının eğitime bağlı olduğunun saptanması oldukça güçtür.

Dördüncü aşama olan sonuçların değerlendirilmesinde ise hedeflenen, eğitimin iş sonuçlarına olan etkisinin ölçülmesidir. Artan satışlar, azalan maliyetler, iş kazalarındaki düşüş oranları iş sonuçlarına örnek olarak verilebilir. Dördüncü aşamada karşılaşılabilecek en büyük sorun yine, iş sonuçlarında elde edilen başarıda eğitimin katkısının ne kadar olduğunun bulunmasıdır. Burada kritik olan eğitimin etkilerini arındırabilmektir.

Görüldüğü gibi özellikle 3. ve 4. aşamalar oldukça zaman ve detaylı analiz gerektirmektedir ve bu nedenle de pek çok şirket tarafından tercih edilmemektedir. Oysa ki verilen eğitimlerin etkinliğinin doğru olarak belirlenebilmesi için her aşama gereklidir. Olması gereken, birinci aşamadan başlayarak piramidin en üstüne kadar çıkmak ve eğitimin etkinliğini bir bütün olarak ölçebilmektir.

Buraya kadar anlattıklarımızdan anlaşılacağı gibi yatırımın geri dönüşünün hesaplanması aşamasına gelmeden önce aslında gerçekleştirilmesi gereken adımlar vardır. Yatırım geri dönüşünün hesaplanmasını modele ekleyebileceğimiz beşinci, en etkili ve en zor değerlendirme yöntemi olarak düşünebiliriz. Aslında bütün yöneticilerin odaklanmaları gereken husus eğitim için yaptıkları yatırımların ne kadar süre içinde ve ne şekilde şirkete geri döneceği olmalıdır.
Eğitimin geri dönüş oranının hesaplanması aslında oldukça basit bir formüle dayanır. Ancak formülde yer alan değişkenlere ait doğru verileri elde edebilmek oldukça güçtür. Yatırımın geri dönüşünün hesaplanmasında temel olarak iki ana veriye ihtiyaç vardır. Bunlardan biri tüm eğitim giderleri, diğeri ise eğitimden elde edilen tüm faydalardır.

Eğitim giderlerini şöyle sıralayabiliriz;

1. eğitimin tasarımı ve geliştirilmesi için yapılan masraflar ve harcanan zaman,
2. eğitimin tanıtılması için yapılan masraflar (varsa çalışılan ajanslara yapılan ödemeler, poster, broşür masrafları..vb)
3. eğitim organizasyonu giderleri (katılımcıların eğitime gönderilmesi için gerekli işlemlerin yapılmasına ilişkin harcanan zaman gibi)
4. eğitime ilişkin giderler (eğitim odaları, kullanılan araç ve teçhizat, doküman..vb)
5. katılımcı giderleri (katılımcıların eğitime katılmalarından dolayı işte geçirmedikleri saatlerin karşılığı)
6. eğitimin fırsat maliyeti (katılımcıların de geçirdikleri saate karşılık gelen iş değeri)
7. değerlendirme giderleri (harcanan zaman, analiz, kullanılan materyal..vb.)

Görüldüğü gibi giderleri oluşturan kalemlerin çoğunun hesaplanması ve takibi ciddi bir çalışma gerekmektedir.

Yatırımın geri dönüşümünün hesaplanabilmesi için bulunması gereken ikinci değer eğitimden elde edilen faydadır. Aslında eğitim sonunda elde edilmesi beklenen en önemli fayda performans artışıdır. Dolaylı ve dolaysız olarak elde edilebilecek faydalara biraz daha detaylı bakacak olursak şöyle bir sıralama yapabiliriz;

1. zamandan tasarruf; mevcut çıktılara ulaşmada daha az çaba/güç kullanılır. Örn, hataları düzeltmek için harcanan zamanın azalması yada bilgiye daha hızlı erişim gibi.
2. üretimin artması;aynı derecede çaba/güç göstererek/kullanarak daha fazla çıktı elde edilir. Örn, daha hızlı çalışmayı sağlayan yüksek beceriler, daha fazla efor harcanmasını sağlayan yüksek motivasyon.
3. Diğer maliyet kazanımları; örn, bakım masraflarını düşüren azalan makine bozulmaları, işe alım ve eğitim faaliyetleri maliyetlerini düşüren azalan personel dönüşüm oranı.
4. yeni gelir olanakları; bazı pozisyonlarda çalışanlar aldıkları eğitim sonunda şirket için yeni gelir kapıları açabilirler. Örn, başarılı bir ürünün gelişmesine vesile olacak yeni fikirlerin üretilmesi, iletişim becerilerinin artması sonucu müşteri memnuniyetinin artması ve buna bağlı olarak satışların yükselmesi.

Bu iki faktörün doğru olarak tespit edilmesi yatırımın geri dönüşüm oranının hesaplanması için kritiktir. Bu veriler elde edildikten sonra yapılması gereken tek şey aşağıda yer alan formülü uygulamaktır:

Eğitimin Geri Dönüşüm Oranı = Toplam fayda/toplam eğitim giderleri X 100

Hesaplama yapılırken dikkat edilmesi gereken diğer önemli nokta ise eğitimin geri dönüşüm oranının hesaplanabilmesi için yeterli sürenin geçmiş olmasıdır. Bu süre genellikle 1-2 senedir.

Eğitimin geri dönüşümünün hesaplanmasında kullanılan bir başka yöntem ise eğitim için harcanan giderlerin kaç ay sonra geri kazanılacağıdır. Buna "geri ödeme zamanı " (payback period) adı verilir ve hesaplaması aşağıdaki gibidir;

GÖZ = Toplam eğitim giderleri / aylık fayda

Yatırımların geri dönüşümünün hesaplanmasının kolay olmadığı bir gerçektir. Üstelik bütün çabalara rağmen eğitimin sonuçlarının tamamının sayısal verilere çevrilmesinin mümkün olmadığı da doğrudur. Örneğin, yükselen moral, artan kişisel güven ya da gelişen iletişim becerisi gibi. Dolayısı ile şirketler yatırımın geri dönüş oranını hesaplarken her şeyi kapsayamayacaklarını kabul etmeli ve ona göre davranmalıdırlar. Eğitim etkinliğini oluşturan tüm kalemlerin sayısal verilere dönüştürülemeyeceğini düşünerek eğitim için yapılan yatırımların geri dönüşünü hesaplamaya gerek olmadığına karar vermek doğru olmayacaktır.

Özellikle kriz zamanlarından yara almadan kurtulabilmek için eğitim bölümleri eğitim etkinliğinin ölçülmesi ile ilgili çalışmalarına ağırlık vermeli ve yöneticileri eğitime yatırım yapmanın her koşulda ve her ortamda önemine inandırmalıdırlar. Unutulmaması gereken şey, zor zamanlarda eğitimden kısmayan şirketlerin krizden daha nitelikli elemanlar ile çıkacağı ve diğer şirketlere göre daha kısa zamanda hedeflerine ulaşmayı başarabilecekleridir

www.insankaynaklari.com

__________________
Bilgen Hündür
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi