Oğuzhan Özarpacı (Andersen İnsan Kaynakları Danışmanı)


İşletmelerde önceden belirlenen amaçların gerçekleşebilmesi için çalışanlar ve yapılan işler, bölüm, birim ve departman gibi çeşitli adlarla anılan gruplara ayrılmışlardır. İşletme faaliyetlerinin etkinliği açısından bu grupların sınırlarının çizilmesi, özelliklerinin bilinmesi ve görevlerinin tanımlanması, kurumların hedeflerine ulaşmaları ve insan kaynakları sistemlerinin bu doğrultuda yapılandırılmalarında kritik bir önem taşımaktadır. Bunun için her birimde gerçekleştirilen işler, gereklilikleri ve birbirleri ile ilişkilerin ortaya konması gerekmektedir.

Bu ihtiyaçtan doğan iş analizi çalışmaları, kurumların belirledikleri vizyon, misyon ve stratejilere ulaşmalarında kritik rol oynayan çalışmalardan biri haline gelmişlerdir.
İş analizinin insan kaynakları sistemleri ve kurumların hedeflerine ulaşmaları için neden kritik bir rol oynadığının anlaşılabilmesi için öncelikle iş analizinin tanımının yapılması uygun olacaktır.

İş Analizi bir işin unsurları ile onun çeşitli faktörler bakımından içinde bulunduğu durumu ve öteki işlerden farklılığını ortaya koyan bilimsel ve teknik bir çalışmadır. Diğer bir deyişle iş analizi bir işin içeriğinin, gerekliliklerinin niçin ve nasıl yapıldığının, saptanması işlemi olarak tanımlanabilir.

Belirlenen işlerle ilgili bilgi toplanmadan önce kurumun amacı, stratejileri, kaynakları (insan, materyal, prosedürler), ürünleri ve hizmetleri gibi kurum ve çevresel faktörler hakkında bilgi sahibi olunmalıdır. Kurum ve kurumu çevreleyen koşullar hakkında bilgi sahibi olundukan sonra iş analizinde ihtiyaç duyulacak verilerin elde edilmesine yönelik yöntem daha isabetli seçilmiş olacaktır.

İş analizi mevcutta yapılan işleri ve bu işlerin yerine getirilebilmesi için o işi yapan kişinin sahip olması gereken bilgi düzeyi ve sorumluluk, nitelik ve yeteneklere dair bilgi sağlar.

İş analizi metodları

Gözlem metodu: Bu yöntemle çalışanlar iş başında gözlemlenmektedir. Bu yöntemin sağlıklı sonuçlar verebilmesi için uygulanacak işlerin gözlemlenebilir olması gerekmektedir. Bu yöntemin avantajı, işte yerine getirilen görevlerin doğrudan gözlemlenebilmesidir. Buna karşın çalışanların izlenirken işleri etkin bir şekilde yerine getiremiyebilecekleri ihtimali bu yöntemin dezavantajı olarak ortaya çıkmaktadır.

Birebir görüşme metodu: Bu yöntemle mevki sahibi kişiler belirlenip kendileriyle görüşmeler yapılmaktadır. Bu görüşmelerden alınacak veriler tek bir iş analizi altında toplanmaktadır. İşin gerektirdiklerinin ortaya çıkarılması için etkin bir yöntem olmasına karşın, zaman alıcı olması bu yöntem için bir dezavantaj oluşturmaktadır. Görüşme yapılan kişilerin işlerinde yerine getirdikleri görevlerin değerini azaltmaları eğilimi olabileceğinden kişilere bu konuda gerekli açıklamaların yapılması büyük önem taşımaktadır.

Grup görüşmesi metodu: Bu bire bir görüşmeye benzeyen bir yöntemdir. Bire bir görüşmeden farkı ise aynı anda birden fazla mevki sahibiyle görüşülmesidir. Bu yöntemle alınan bilgiler daha sağlıklı olabilmesine karşın grup dinamiği yöntemin etkinliğini engelleyebilir.

Yapılandırılmış anket metodu: Bu yöntemle çalışanlara kendi işlerinde yerine getirmeleri muhtemel görevlerin yer aldığı ve bu görevlerin yanlarına işaret koymalarının ya da derecelendirme yapmalarının istendiği listenin yer aldığı bir anket formu gönderilmektedir. Bu yöntem işler hakında veri elde etmek için mükemmel bir yöntemdir buna karşın herhangi bir işe has bir özellik göz ardı edilebilir ve bu verinin açığa kavuşturulabilmesi için izleme görüşmeleri yapmak pek mümkün değildir.

Teknik konferans metodu: Bu yöntemle iş hakkında yoğun bilgi sahibi olan yöneticiler bir araya getirilmektedir. Bu bağlamda işe has gereklilikler uzmanlardan elde edilmektedir. Her ne kadar veri elde etmek için iyi bir yöntem olsa da o işi yapan kişilerin bakış açılarını gözardı ediyor olması sistemin dezavantajını oluşturmaktadır.

Günlük metodu: Bu yöntem çerçevesinde mevki sahibinin her gün yerine getirdiği işleri kaydetmesi gerekmektedir. Oldukça fazla veri sağlamasına karşın mevki sahibi açısından fazlaca zaman kaybına ve ekstra iş yüküne sebebiyet verdiği için en az tercih edilenidir.

Bu altı yöntemden hiçbirinin bir diğerine karşı bir üstünlüğü bulunmamaktadır. Her bir yöntemin avantajları olduğu gibi dezavantajları da bulunabilmektedir. Bu bağlamda bu yöntemlerden birkaçının kombinasyonunun oluşturulması en sağlıklı verinin elde edilebilmesi için faydalı olabilmektedir.

İş analizini yürütmek için analiz edilecek iş ile ilgili mümkün olduğunca çok veri toplanması gerekmektedir.

Veri toplamada kullanılacak metod ne olursa olsun iş analizlerinden elde edilen veriler üç ana çıktının oluşmasında kullanılmaktadır. Bunlar görev tanımları, görev gereklilikleri ve iş değerleme şeklinde sıralanabilir.

Görev tanımları

Tanım ve Kullanım:

İş sahibinin sorumluluğundaki işlerin neler olduğunu, bu işleri nasıl ve hangi koşullar altında gerçekleştirdiğini ve yapılış amacını ifade eden yazılı ifadeye görev tanımı denmektedir. Büyük ölçüde kabul görmüş görev tanımı kapsamında görev ünvanı, gerçekleştirilen görevler, görevin ayırt edici özellikleri, çevresel koşullar ve iş sahibinin yetki ve sorumlulukları başlıkları yer almaktadır.

Seçme, yerleştirme ve performans değerlendirme aşamalarında görev tanımları büyük önem arz etmektedirler. Görev tanımlarının bu aşamalarda kullanımları:

Potanisyel adaylara, başvurdukları görevin tanıtılmasında,
İşe yeni başlayanlardan ne yapmalarının beklendiğinin kendilerine aktarılmasında ve
Herhangi bir pozisyonda çalışan kişinin görev tanımlarında belirtilen sorumlulukları ne derece yerine getirdiğinin değerlendirilmesinde kullanılmaktadır.

Görev Gereklilikleri:

Görev gereklilikleri bir işin başarı ile yerine getirilebilmesi için o görevde çalışacak kişilerden sahip olmaları beklenen minimum kalifikasyon düzeyinin ne olması gerektiğini ortaya koymaktadırlar.

İş analizinden elde edilen verilere dayanarak, görev gereklilikleri işin en etkin şekilde yerine getirilebilmesi için gereken bilgi düzeyi, yetenek, eğitim, deneyim, beceri ve sahip olunması gerekli sertifikaları belirlemektedir.

Bu bağlamda görev gereklilikleri, işe alım sürecinde büyük önem taşımaktadır. Bu sayede adaylardan hangisinin görevin gerektirdiklerini karşıladığı işe alım kararını verecek kişi tarafından değerlendirilmiş ve daha isabetli bir karar verilmiş olur.

İş Değerleme:

İş analizi, görev tanımları ve gerekliliklerinin yanı sıra, işlerin karşılaştırılabilmesine de baz teşkil edecek veriler sağlamaktadır.

Eğer bir organizasyon adil bir ücret programına sahip olmak istiyorsa yetenek, bilgi düzeyi, beceri açısından birbirine yakın gereklilikler arz eden görevleri aynı ücret programına dahil etmesi gerekmektedir.

Bu şekilde iş değerleme yöntemi kurum içinde, işlerin değer açısından birbirlerine kıyaslanmasını sağlar ve bu yüzden de ücret yönetimi için önemli bir girdi sağlamış olur.

İş analizi sonuçlarının girdi teşkil ettiği alanlar arasında şu ana kadar belirtilen seçme ve yerleştirme, ücret ve performans yönetiminin yanı sıra kariyer ve eğitim yönetimi de bulunmaktadır.

Bir pozisyonun gerektirdiği yetenek, bilgi düzeyi ve beceri ile o pozisyonda çalışan kişinin sahip olduğu bu üç özellik arasında fark olması durumunda eğitim yönetimi kapsamında, kişinin gelişim ihtiyacı tespit edilerek gerekli eğitimler verilir. Benzer şekilde kariyer yönetimi ile ilgili olarak da çalışanların ileride gelebilecekleri pozisyonlar göz önünde bulundurularak o kişilere bu pozisyonların gerektirdiği yetkinliklerin belli bir plan doğrultusunda kişilere kazandırılması sağlanır.

Sonuç olarak iş analizinin iyi bir insan kaynakları yönetimi için bir başlangıç noktası olduğunu söylemek yerinde bir ifade olacaktır.

Bu yazı 06/06/2002 tarihinde yayımlanmıştır.

__________________
Simge Velipaşalar