Firmaların işe yeni başlayan personelin firma kültürüne ve işe kısa sürede uyum göstermesi için yaptığı faaliyetler oryantasyon programının konusunu oluşturur. Bazı firmalarda bu program aylarca sürebilir. Personelin işe uyumlaştırılması süreci başlıca dört temel faaliyeti içerir(1):

- Gerek iş arkadaşları gerek amirleriyle kişilerararası ilişkiler oluşturmak (benimsenme),

- İşi başarmak için görevlerini öğrenmek (yeterlik),

- Örgütteki rollerini ve bu rolle ilişkili biçimsel ya da doğal gruplardaki rollerini açıklığa kavuşturmak (rol tanımı),

- Görevin ve rolün gereklerini tatmin için yaptıkları gelişmeleri değerlendirmek (değerlendirmenin uygunluğu).

Oryantasyon programlarının bir amacı da firma kültürünü tanıtmaktır. Bu amaçla çeşitli konferans, seminer gibi eğitim faaliyetleri uygulanır, personele firmayı tanıtıcı film, video izlettirilir, broşür ve dokümanları okuması sağlanır. Bireyin örgüte uyum sağlaması, kısmen “sosyalleşme” sürecinin başarılmasına bağlıdır(2). Oryantasyon programları, sosyalleşme sürecinin başarılmasına katkıda bulunur. Tüm bunların dışında sizin de bu amaçla bazı faaliyetlerde bulunmanız mümkündür:

1. Firma kültürünü tanıma

Firma kültürü dediğimizde, firmanın vizyonu, misyonu, ilke ve değerleri ile politika ve uygulamaları akla gelir. Bu kavramlar hakkında yazılan bir çok kitap vardır. Bunlardan özellikle vizyon ve misyon, ilke ve değerlerin, başarılı ve kalıcı kurumlar yaratmada anahtar rolü üstlendiği ileri sürülmekte ve giderek daha önemli hale geldiği vurgulanmaktadır.

Firma kültürünü anlamak için araştırmanız gereken bazı konular vardır. Bunların bir kısmı size oryantasyon programı sırasında verilir ya da yazılı materyallerden öğrenebilirsiniz. Büyük bir kısmını ise uygulamalardan siz çıkarmak durumundasınız. Firma kültürünü anlamak için aşağıdaki konuları sorgulamanız gerekir :

- Firmanın vizyonu ve misyonu nedir ? Firma kendisini gelecekte hangi konumda görmektedir? Firmanın temel amacı nedir? Firma varlık nedenini bir temel üzerine oturtmuş mudur? Bu temel, firmayı uzun yıllar kişilerden bağımsız olarak yönlendirecek bir ideali yansıtmakta mıdır?

- Firmanın ilke ve değerleri nelerdir? Firmanın faaliyetlerini yürütürken uyduğu ilke ve değerler hangileridir? Açık, anlaşılır ve yazılı mıdır? Firmanın politika, strateji ve uygulamalarına yansımış mıdır?

- Firmanın politika veya stratejileri nelerdir? Firmanın yönetim, üretim, pazarlama, insan kaynakları gibi işlevlerde ve müşteri, kalite, çevre gibi konularda, halihazırda izlediği politika veya stratejiler nelerdir? Politika ve stratejiler belirgin midir? Yoksa uygulamalar günlük kararlarla mı belirlenmektedir ?

- Firma uygulamaları nelerdir? Firmanın uygulamaları, ilke ve değerler, politika ve stratejiler ile uyumlu mudur? Firmanın ilke ve değerleri uygulamalara yansımakta mıdır? Yoksa kağıt üzerinde mi kalmaktadır? Firmanın yazılı olmayan uygulamaları nelerdir? Firmanın fiili uygulamalarından nasıl bir ilke ve değerler kümesi çıkmaktadır?

Yukarıdaki soruların cevabını bulmaya yönelik her türlü araştırma ve gözleminiz, firma kültürünü daha iyi algılamanızı sağlar. Kuşkusuz tüm bu soruların yanıtlarını kısa sürede bulmak, hiç de kolay bir iş değildir. Zaten bir çok çalışan da tüm bu konuların farkında değildir. Çünkü firma kültürünü ve buna bağlı olarak politikaları oluşturan dinamikler çok çeşitlidir. Aşağıdaki minik öykü bu konuda bir fikir verebilir :

ŞİRKET POLİTİKASI *

Kafese beş maymunu koyarlar. Ortaya bir merdiven ve tepesine de iple muzları asarlar. Her bir maymun merdivenleri çıkarak muzlara ulaşmak istediğinde dışarıdan üzerine soğuk su sıkarlar. Her bir maymun aynı denemeye giriştiğinde çok soğuk suyla ıslatılır... Bütün maymunlar bu denemeler sonunda sırılsıklam ıslanırlar…

Bir süre sonra muzlara hareketlenen maymunlar diğerleri tarafından engellenmeye başlanır...Suyu kapatıp maymunlardan biri dışarı alınıp yerine yeni bir maymun koyulur… İlk yaptığı iş muzlara ulaşmak için merdivene tırmanmak olur. Fakat diğer dört maymun buna izin vermez ve yeni maymunu döverler…

Daha sonra ıslanmış maymunlardan biri daha yeni bir maymunla değiştirilir.. Ve merdivene ilk yaptığı atakta dayak yer… Bu ikinci yeni maymunu en şiddetli ve istekli döven ilk yeni maymundur. Islak maymunlardan üçüncüsü de değiştirilir… En yeni gelen maymun da ilk atağında cezalandırılır… Diğer dört maymundan yeni gelen ikisinin en yeni gelen maymunu niye dövdükleri konusunda hiç bir fikirleri yoktur…

Son olarak en baştaki ıslanan maymunların dördüncüsü ve beşincisi de yenileriyle değiştirilir. Tepelerinde bir salkım muz asılı olduğu halde artık hiçbiri merdivene yaklaşmamaktadır… Neden mi?

Çünkü burada işler böyle gelmiş ve böyle gitmelidir... İşte bu nokta şirket politikalarının başladığı yerdir…

* www.mcozden.com/mizah

Firma kültürü hakkında yapacağınız araştırmalardan özellikle “uygulamalar” konusu önem taşımaktadır. Çünkü firmanın gerçek kültürü, uygulamalarına yansır. Bir çok firmada yazılı olan politikalar, ilke ve değerler ile fiili uygulamalar arasında farklar bulunur. Bu farklar kimi firmalarda daha az, kimilerinde ise oldukça büyüktür. Firmaya iyi uyum sağlamak istiyorsanız, firmanın yazılı materyallerde belirtilen kültüründen çok, uygulamada geçerli olan kültürünü algılamak zorundasınız.

2. Oryantasyon programına katılım

İnsan kaynaklarına önem veren firmalarda işe başlayanların oryantasyonu da büyük önem taşır. Firmaların bu amaçla uyguladıkları oryantasyon programları, firma içi eğitim programları ile de bütünleştirilir. Aşağıda anahatları belirtilecek oryantasyon programı kurumsallaşmış büyük firmaların çoğunda genel uygulama haline gelmiştir. Henüz kurumsallaşmamış veya küçük firmalarda bu uygulamalar ile karşılaşma olasılığınız oldukça düşüktür.

Oryantasyon programı genelde üç aşamada gerçekleştirilir:

a. Firma oryantasyonu

Firma oryantasyonu, çalışanın işe başladığı gün ve izleyen birkaç gün içinde gerçekleştirilir. Bu programda firma ve ürünleri, firmanın organizasyon yapısı, bölümleri ve fonksiyonları, çalışma düzeni tanıtılır. Genellikle insan kaynakları bölümlerinin sorumluluğunda yürütülen bu programda işe yeni başlayan personele yardımcı olmak üzere aynı bölümden deneyimli bir personel de, “oryantasyon rehberi” olarak atanır. Oryantasyon rehberi, fiziki yerleşimin tanıtılmasında, yeni personelin diğer bölümlerdeki personel ile tanıştırılmasında, işyerine ait kuralların açıklanmasında önemli rol oynar. Bu kişilerden yazılı olmayan işyeri kuralları hakkında önemli bilgiler edinebilirsiniz.

b. İş oryantasyonu

Yeni personelin işine alıştırılması amacı ile iş başında (on the job training) yoğun olarak eğitilmesidir. Birkaç hafta süren bu aşamanın yürütülmesi genellikle ilgili bölüm yöneticisinin veya deneyimli bir bölüm çalışanının sorumluluğuna verilir. Bu aşamada işle ilgili yönetmelikler, talimatlar, kullanılan formlar, çalışma biçimleri, üzerinde çalışılan projeler detaylı olarak anlatılır, uygulama yaptırılır ve uygulama sonuçları izlenir. Bu aşamanın amacı yeni personeli, herhangi bir destek veya gözetim olmaksızın pozisyondaki işleri kendi başına yapabilecek düzeye getirmektir. Yapılan işin karmaşıklığına bağlı olarak bu süre daha kısalabilir veya uzayabilir.

“Hangi şirkette isen, onun gidiş tonunu çal.”

Lord Chesterfield

c. Firma kültürü oryantasyonu

Aslında firma ve iş oryantasyonu yapılırken firma kültürüne ilişkin çeşitli bilgiler de verilmektedir. Ancak bazı firmalar bunlarla yetinmeyip, düzenli aralıklarla firma kültürünü yansıtan eğitim ve seminer programları hazırlamakta, konferanslar verdirmektedir. Bu faaliyetler genellikle; firma kimliği, firma ilke ve değerleri, firma politikaları üzerinde odaklaşmakta, ayrıca firmanın vizyonu ve üzerinde çalıştığı büyük projeler hakkında da detaylı bilgiler verilmektedir. Bazı firmalarda bölümlerin işlevlerinin ilgili yöneticiler tarafından tanıtılması bu tür faaliyetler arasında gerçekleştirilmektedir. Ayrıca firmanın önem verdiği ana uygulamalar (örnegin toplam kalite vb.) ile temel yönetim becerileri (performans yönetimi, ekip çalışması, iletişim vb.) konusundaki eğitimler de bu kapsamda verilebilmektedir. Bu eğitim programları düzenli olarak yapılmakta, işe yeni başlayan personel uygun olan ilk tarihte söz konusu programlara katılmaktadır.

Yukarıda anahatları belirtilen oryantasyon programına katılmanız, genellikle zorunlu tutulur. Ancak sizin bu tür programları bir zorunluluk unsuru olarak görmemeniz, tam tersine firmaya/işe uyum ve mesleki gelişim konularında bir fırsat olarak değerlendirmeniz önerilir. Bu nedenle bu tür programlara “aktif katılım”da bulunmanızda fayda vardır. Aktif katılım demek, insan kaynakları bölümünden oryantasyon programının ayrıntılarını ve eğitim tarihlerini öğrenip, bu programlara hazırlıklı olarak gitmek, akla takılan konularla ilgili soruları önceden hazırlayıp programdan azami verimi almak demektir.

Görüldüğü üzere, işe iyi bir başlangıç yapmak ve kısa sürede uyum sağlamak firmanın desteği yanında büyük ölçüde sizin yaklaşımınıza ve bu konuda göstereceğiniz çabaya bağlıdır. Bu da bireysel kariyer yönetimi içinde neden bu konulara yer verdiğimin gerekçesini oluşturmaktadır.

[1] Halil Can, Yönetim ve Organizasyon, 4.B., Siyasal Kitabevi, Ankara, 1997, s.324

[2] A.Can Baysal-Erdal Tekarslan, Davranış Bilimleri, İ.Ü.İşletme Fakültesi Yayın No: 275, İstanbul, 1998, s.302.

http://www.mcozden.com/bky_08.htm#11c

__________________
Simge Velipaşalar