GİRİŞ

Bilgi Yönetimi (BY) işletmenin ürettiği mal veya hizmetlere yüksek katma değer katarak rekabet avantajı sağlayacak şekilde bilgi kaynaklarının tespitine ve bu kaynaklardan etkin yararlanmaya dayalı bir uygulamadır. İşletmenin bu uygulama sırasında kullanabileceği iki temel kaynaktan bahsetmek mümkündür. İçsel ve dışsal bilgi kaynakları olarak sınıflandırılabilen bu iki kaynaktaki bilgiyi/enformasyonu elde etmek için bazı araçlar kullanılmaktadır.

Bilgi Yönetimi Sürecinde BY Araçları

BY süreci dört temel adımdan meydana gelmektedir. Bunlar;

- Bilgi boşluğunu saptamak,

- Bilgi geliştirmek yada satın almak,

- Bilgiyi paylaşmak,

- Bilgiyi değerlemek

olarak sıralanabilir. Bu süreç uygulamada yerine getirilirken işletmelerde bazı araçlar kullanılmaktadır. Bu araçlar bilginin geliştirilmesi için geçerli olabilecek dört farklı durum için Tablo 1’de verilmiştir.

Tablo 1 : Bilgi Yönetimi Enstrümanları

Sosyalleşme
İçselleşme
Bütünleşme
Dışşallaşma

Bilgi Boşluğunu Tanımlama
Intranet
İnternet
Detachment

Bilgi Geliştirme/Satın Alma
Traineeship
Elektronik Yönetim Odaları
Ar-Ge
Dışsal Eğitim

Bilgi Paylaşımı
Proje Takımları
Bilgisayar Şebekesi
İşbirliği

Bilginin Değerlemesi
İnformel Değerleme
Benchmarking
Raporları Okuma


Kaynak: (BEIJERSE, 1999; s.105)

Tablo 1‘de görüldüğü gibi BY sürecinde bazı enstrümanlar kullanılmaktadır. Bu süreç aslında dört temel aşamadan oluşmaktadır; bilgi boşluğunu tanımlama, bilgi geliştirme ya da elde etme, bilginin paylaşımı ve bilginin değerlemesi. Buna paralel olarak bilginin geliştirilmesinde sosyalleşme, içselleşme, bütünleşme ve dışsallaşması aşamaları da gerçekleşmektedir. Örneğin bilgi geliştirme yada transfer etmek için alınan eğitim hizmetleri aynı zamanda bilginin sosyalleşmesine de katkıda bulunabilmektedir. Yine bilgi paylaşımı unsuruna hizmet eden işbirlikleri aynı zamanda bilginin dışsallaşması sürecine katkıda bulunmaktadır. Burada ayrıca açık ve örtülü bilgi kavramlarından söz etmekte fayda vardır. Çünkü bilginin geliştirilmesinde söz konusu olan dört ayrı durum aslında açık ve örtülü bilgi arasındaki etkileşimden meydana gelmektedir. Açık bilgi, kelimeler veya rakamlardan meydana gelmektedir. Yani açık bilgi işletmeler açısından kolaylıkla elde edilebilir niteliktedir. Bunlar her firmanın ulaşabileceği enformasyonlardır(http://www.managementfirst.com/articles/business.htm). Örtülü bilgi ise erişilmesi mümkün olmayan ve daha özel bir bilgidir. Paylaşılması açık bilgiye oranla zordur.

Başlıklar halinde BY sürecine ve bu süreçte kullanılabilen enstrümanlarına bakılacak olursa(BEIJERSE, 1999; ss.108-109):

1. Bilgi Boşluğunu Saptama

- Bilgi Enformasyon Sistemini Geliştirme

- Bilgi Paylaşımı İçin Toplantılar Organize Etme

- Bilgi İşçileri Arasında Görüşmeler Düzenleme

- Beyin Fırtınası Oturumları Düzenleme

- Personelin ve yeteneklerinin envanterini oluşturma

- En iyi uygulamaları arama

- Bilgi Haritasını Oluşturma

- Örgüt içinde örnek olaylar oluşturma

- Senaryolar geliştirme

- Danışmanlar ve araştırıcılardan yararlanma

- Stratejik Çalışmaları Sürdürme

- İntranet oluşturma

- İnternet Ulaşımını sağlama

- Müşterilere değer verme

- Pazarlara değer verme

- Ürün gelişimine değer verme

- Rekabete değer verme

2. Bilgi Geliştirme ve Satın Alma

- Stratejik teknoloji çalışmalarını sürdürme

- Ar-Ge çalışmalarını Sürdürme

- Elektronik yönetim odası kurma

- Dışarıdan Eğitim Alma

- İşletme zekalarını kullanma

- Yardım masasını oluşturma

- Müşteri memnuniyeti çalışması yapmak

- Pazar araştırması yapma

- Personelin eğitim ve öğrenim ihtiyaçlarına ilişkin envanterin oluşturulması

- Eğitim ve öğretim planının oluşturulması

- Personeli eğitmek

- Projeleri değerleme yoluyla öğrenme

- Bireyler için kariyer yolları geliştirmek

- İlişkiler ağını oluşturmak

- Fikirler geliştirmek için kişisel zaman vermek

- Enformasyonun yayılışını kolaylaştırmak

- İş başında eğitimi kolaylaştırma

- Yaparak öğrenmeyi kolaylaştırmak

- İş rotasyonunu kolaylaştırmak

- Açık kültürü yaratmak

- Çalışanları konferanslara göndermek

- Profesyonel literatürü okuması için bireylere zaman tahsis etmek

- Dışarıdan konuşmacılarla seminerler düzenlemek

- Müşterilerden bilgi elde etmek

- Tedarikçilerden bilgi elde etmek

- Birimler için akıl hocalarını organize etmek

- Birimler arasında akıl hocalarını organize etmek

- Danışmanlar ve araştırıcılar çalıştırmak

- Öneri kutusu (sanal) oluşturma

- Bilgi ve enformasyon donanımı satın almak

- Çevreyi gözlemlemek

- Şebekeyi yönetmek

3. Bilgi Paylaşımı

- Projeleri arşivlemek

- Paylaşılmış vizyonu kullanmak

- Bilgisayar ağını kurmak

- İşbirliğini özendirmek

- Birimler için akıl hocalarını organize etmek

- Birimler arasında akıl hocalarını organize etmek

- Yardım masasını kurmak

- Bilgi sayacını oluşturmak

- Görev gruplarını organize etmek

- Takım kurmayı kolaylaştırma

- İş görüşmelerini organize etmek

- Bilgi yönetim sistemini kurmak

- Databaselerle çalışmak

- Enformasyon brokerı atamak

- Personelden bilgi almak

- Personel arası iletişimi desteklemek

- İş rotasyonunu kolaylaştırmak

- Otomatik iş grupları inşa etmek

- Intranet kurmak

- Görev değişimini desteklemek

- Video-konferans kullanmak

- Bilgi teknolojisi kullanmak

- İnformal toplantıları kolaylaştırmak

- İş başında eğitimi kolaylaştırmak

- Kokteyl saatleri organize etmek

- Tartışma kültürünü kolaylaştırmak

- Elektronik network kurmak

4. Bilginin Değerlemesi

- İçsen denetimi sürdürmek

- Dışsal denetimi sürdürmek

- Proje değerlemesini sürdürmek

- Tedarikçilerle görüşmek

- Müşterilerle görüşmek

- Stratejik çalışmaları yönlendirmek

- Workshoplar organize etmek

- Ayrılan personelden bilgi almak

- Benchmarking kullanmak

- Raporları okumak

- Şirket el kitabı kullanmak

şeklinde sıralanabilir. Başarılı bir bilgi yönetimi uygulamak için bu adımlar ve teknikler organizasyonlar için çözüm önerileri sunmaktadır.

SONUÇ

Bir işletmede etkin bir BY uygulamasında kullanılabilecek bir çok araç bulunmaktadır. İşletme yönetimi bunların tümüne birden önem verdiğinde örtülü bilginin ortaya çıkışı ve süreçlerde rekabetçi bir yapıda kullanımı mümkün olabilecektir. Bir anlamda BY uygulaması için bir yol haritası çizen yukarıdaki adımlar ve içerikleri işletme yöneticileri için önemli ipuçları içermektedir. İşletme için bir eğitim programı “bilgi geliştirme”yi sağlayabileceği gibi, işletme yönetimi tarafından organize edilecek bir kokteyl de “bilgi paylaşımı”na ortam sağlayabilir. Önemli olan BY’nin dört temel adımı olan “bilgi boşluğunu tanımlama”, “bilgi geliştirme yada elde etme”, “bilginin paylaşımı” ve “bilginin değerlemesi”nin hangi isimli araçlarla başarıldığı değil, işletmeye üstünlük kazandıracak bir biçimde çeşitli araçlarla sağlanmış olmasıdır.

KAYNAKLAR

BEIJERSE Roelof P. uit, Questions in Knowledge Management: Defining And Conceptualising A Phenomenon, Journal of Knowledge Management, Volume 3 . Number 2 . 1999

http://www.managementfirst.com/articles/business.htm

__________________
Simge Velipaşalar