Yasal Durum da Karmaşık
Ofis evlerin karşı karşıya kaldığı en büyük sorun ülkeden ülkeye değişen yasalar. Sigorta ve vergi konusunda henüz açık ve kesin bir yaklaşım elde edilememiş. Tam donanımlı bir ofis eviniz olsa bile sigorta ve yasal işlemler konusunda yeterli bir bilgiye sahip olmalısınız. "Bazı uzmanlar ofis evlerin 'ikinci bir özel mülk kullanım alanı' olarak belirlenmesi gerektiğini vurgularken bazıları varsa bahçenin bile iş yerine ait bir demirbaş olarak kayıtlara geçirilmesi gerektiğini savunuyor. Öte yandan ofis evlerin bir iş yeri olduğunu düşünürsek, iş yeri sigortasının ofis evler için de yapılması gerekir."(1)
Vergi mevzuatında ana anlaşmazlık konusu evde çalışanların hangi oranda vergiye tabi olacağı. Hem Avrupa' da hem Amerika'da bireylerin bir iş yerinde çalışıyormuş gibi vergilendirilip vergilendirilmeyeceği tartışmaları sonuçlanabilmiş değil.
Almanya bu tartışmaya son vermiş ülkelerden biri. Almanya'da evin içine kurulan bir odalık ofis bile yüzde 100 iş yeri statüsünde değerlendiriliyor.
Evde Çalışmaya Karar Vermek
Bir şirkete bağlı olarak çalışıyorsanız öncelikle şirketinizin evde çalışmayı desteklemesi gerekir. Şirketinizin evde çalışmanız için sigorta ve vergi konusunda gerekli yasal işlemleri yerine getirip getirmediğinden emin olmalısınız.
Evde çalışmaya karar verme aşamasında bizi yeni durumlar bekliyor. Evde çalışma demek çoğumuz için çalışma alışkanlıklarımızı değiştirmek anlamına geliyor. Çalışma alışkanlıklarının değişimi ise evde çalışma sistemine geçen şirketleri en çok uğraştıran sorunlardan biridir. Bir çalışanın iş hayatı boyunca geliştirdiği ve kendine özgü olan birtakım çalışma özellikleri evde çalışmaya başlamakla birlikte değişime uğrayabiliyor. Bu aşamada yeni kurallar ve yollar bulma ihtiyacını duyan çalışan bir bocalama sürecine girmektedir. Sürekli bir çalışma çevresi ile etkileşim içinde bulunan kişi evde ailesi ile çevrili iş dışı bir ortamda kendini yalnız hissedebilir ve performans düşüklüğü yaşayabilir. Bu tür istenmeyen durumlarla karşılaşmamak için şirketlerin, evde çalışacak kişilerde bulunması gereken nitelikler konusunda ayrıntılı bir araştırma yapması gerekir. İşin yapısının dikkate alındığı kadar, çalışanın evde çalışıp çalışamayacağı konusunda da kapsamlı bir incelemeyi şirketler gerçekleştirmelidir. Yapılacak bir diğer iş, çalışanın evdeki çalışma ortamının denetlenmesi , donanım ile ilgili ortaya çıkabilecek sorunların çözümlenmesi ve evin verimli bir çalışma ortamına dönüştürülmesi için çalışana yardımcı olunması işidir. Şüphesiz ofis evin oluşturulmasında, tasarımında çalışanın kişiliği ve zevki belirleyici olmalıdır, ancak ofis ev çalışmaya uygun bir yer izlenimi uyandırmıyorsa, şirket yönetimi bu durumun farkında olmalıdır. Ayrıca, çalışanın evde çalışma konusunda bir uyum ve eğitim programına ihtiyacı vardır. Çoğumuz "bu kadar eğitim programının arasında bir de evde çalışma eğitim programı eksikti" diye söylenebilir, ama şunu unutmayın ki, elemanınızı çalışması için eve gönderiyorsunuz ve çıkabilecek sorunlarla onu bir anlamda baş başa bırakıyorsunuz. Çalışanınızın verimliliğini farklı bir çalışma ortamında sınıyorsunuz. Çalışan evde çalışmaya başladıktan sonra yeni çalışma ortamına bir süre uyum göstermede zorlanıyor. Bu yer her ne kadar kendi evi olsa bile.
Öncelikle evde farklı bir çalışma çevresi oluşuyor. İşimiz ile ev yaşamı arasındaki uyum bizim için çok daha önemli oluyor. Eşimiz, çocuklarımız, aile dostlarımız çalışma hayatımıza daha da yaklaşacak. Onlarla belki daha farklı bir iletişim içine gireceğiz. Yapmamız gereken ailemizden çalışma yaşantımıza saygı göstermelerini istemek olacak. Çalışma saatlerimiz iş yerindeki kurallara göre daha esnek olacak, ancak bir organizasyonun yapısını oluşturan çalışanlardan biri olduğumuza göre genel iş saatleri içerisinde çalışmamız gerekecek. İş arkadaşımızla ortak bir proje üzerinde çalışırken ortak çalışma saatleri üzerinde uzlaşmalıyız. Çalışma saatlerimiz, ofis odasının yapısı ve alanı hakkında ev halkını bilgilendirmeliyiz. İşin bir diğer önemli boyutu da burada ortaya çıkıyor. Ailemizin evde çalışmamıza hazır olup olmadığı da evde çalışma verimliliğimizi etkileyen unsurlardan biri. Bu konuda ev halkıyla da bir anlaşma içinde olmalıyız. Bu noktada en iyi çözüm her gün için standart çalışma saatleri belirlemek ve buna uymaktır.
Evde çalışanlar genelde izolasyon, ev stresi, zamanı kullanma sorunu ve aile içi çatışmalar konularında sorunlar yaşıyorlar. Zaman yönetimi evde çalışma söz konusu olduğunda büyük önem kazanıyor. Evde çalışma şirketlerin çalışanlara sağladığı büyük bir esneklik olarak görülse de verimlilik için çalışanların iyi bir zaman yönetimine ihtiyaçları var.
Ailemizi ve arkadaşlarımızı ihmal etmeden evde çalışırken aynı zamanda işimize gereken zamanı ve dikkati ayırmalıyız.
Ofis evimiz ve işimiz dışındaki dünyayla ilişkilerimizin zayıflaması ve daha da kötüsü, kopması olarak niteleyebileceğimiz izolasyon sorunu bir süre sonra çalışanın sağlığını ciddi anlamda tehdit eden bir durum olarak karşımıza çıkar. İş yerindeki stres ortamından kaçan kişi evde günün büyük bölümünde çalışarak kendine yeni bir stres ortamı yaratır. Ailesine çok az zaman ayırdığı için aile içi çatışmalar gözlenir. Bu aşamada şirket çalışan ile görüşmeli ve ona zaman yönetimi konusunda yardımcı olmalıdır.
Ofis Ev Oluşturmak
Çalışanın kişiliğini, zevkini yansıtan hem fonksiyonel hem konforlu bir ofis ev yaratmak, şirketler ve çalışanlar için zor ve masraflı bir süreçtir. Fonksiyonel bir ofis ev çalışanın görevi ile ilgili olarak şirkette yapabileceği işleri evde de yapmasını sağlar. Buna ek olarak konforun üst seviyede gözetildiği bir ofis ev çalışanda iş yapma arzusu uyandırır ve verimliliği artırır.
Evimizde bir ofis ev oluşturacaksak şu soruları kendimize soralım.
- Sakin bir yerde mi çalışmak istersiniz yoksa küçük çaplı gürültüler sizi motive mi ediyor?
- Ofis evi sadece siz mi kullanacaksınız yoksa eşiniz veya çocuklarınız da ofis evden yararlanacak mı?
- Müşterileriniz veya yöneticileriniz ofis evinizi ziyaret edecek mi? Eğer yanıtınız "evetse" mutlaka ayrı bir ofis odası oluşturmalısınız.
- Ofis evinizi haftanın belli günleri mi kullanacaksınız yoksa devamlı evinizde mi çalışacaksınız?
Çalışma ofisini evimizin neresinde konumlandıracağımız uzmanların en çok dikkat çektiği konulardan biri. Çoğu uzman çalışma ofisi için ayrı bir odanın en iyi çözüm olacağını düşünüyor. Dosyalarımızı koyabileceğimiz bir dolap veya çekmecelik, elektronik donanımlarımızı rahatlıkla sığdırabileceğimiz bir masa ve hareket edebilecek rahatlıkta geniş bir oda tercihimiz olmalı. Çalışmamız için ayrı bir odamız yoksa mutfak, yatak odası, oturma odası hatta banyo bile uygun bir çalışma yeri olabilir. Ancak iş motivasyonu ve yüksek verimlilik için en iyi çözüm tamamen iş için tasarlanmış ayrı bir odadır. Ayrı bir oda çalışana özel bir kullanım alanı sağlar ve o alan sadece iş için kullanılır. Çalışma odasını kullanma ve koruma kuralları da çalışma verimliliğimiz için çok önemlidir. Ofis evimizi sadece iş için kullanmalı, odayı iş saatleri dışında kapalı tutmalıyız. Böylece ofisimizi bir iş yeri olarak kafamızda tasarlar ve işe motive oluruz. Ayrıca odada olmadığımız zaman çocukların ve yabancı kişilerin odaya girmesine engel oluruz.
Doğru mobilya seçimi iş verimliliğimizi mutlaka artıracaktır. Odanın şekli, büyüklüğü mobilya seçimimizi etkileyecektir. Eğer çalışmak için ayrı bir oda yoksa mobilya seçimini de buna göre yapmalıyız. Ergonomi mobilya seçiminde önemsememiz gereken bir nokta. Ergonomik sandalye, koltuk hem sakatlanma riskini azaltır hem de iş üretkenliğimizi yüksek tutar. Yüksekliği ayarlanabilir, arka desteği dengeli ve oturma yeri ergonomik sandalyeleri tercih etmeliyiz. Ofis organizasyonu konusundaki uzman kişiler oval veya yuvarlak masaların çalışma zevki ve iş verimliliğini artırdığını belirtiyor. Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışanların en çok tercih ettiği masa şekilleri ise "U" ve "L" şeklinde olanlar. Bu tür masalarda tam ortada yer alırsınız ve masanın tamamına hakim olursunuz.
Doğru ışıklandırma verimliliğinizi sağlayan bir başka nokta. Işığın doğrudan bilgisayar ekranı üzerine gelmemesine dikkat edin. Farklı ışık kaynaklarına sahip olmakta fayda var. Dosyaları okurken bir masa lambası faydalı olabilir. Feng Shui iç dekorasyon öğretisine göre ise doğal ışık olumlu bir çalışma ortamı yaratacaktır.
İş yeri ve müşterilerle iletişim için bilgisayara, faks modeme, internet telefonuna; işimizi yapmak için ise yazıcıya, gerek varsa tarayıcıya ve faks cihazına sahip olmamız gerekir. Yine seçim aşamasında kaliteye ve ergonomiye önem vermek iş verimliliğimizi artırır. İmkan varsa alınabilecek en iyi donanımları ofis evimiz için kullanmalıyız. Özellikle yazıcı konusunda cimri olmamalıyız. Çok iyi yapılan bir iş kalitesiz bir yazıcıda çok kötü bir görüntü verebilir. Ev telefonundan ayrı olarak, internet ve müşteriler için bir telefon hattı bağlamak işinizi kolaylaştıracaktır. Bilgisayarınızda çok önemli bilgiler saklıyorsanız bunları virüslerden ve hacker saldırılarından korumak için etkili ve sürekli güncellenen virüs programlarını bilgisayarınıza yüklemelisiniz. Ayrıca bilgisayarınızı başkaları da kullanıyorsa size ait programları ve dosyaları kilitli tutmalısınız. Bir diğer önemli ayrıntı ise kabloların gözükmeyecek ve odaya dağınıklı hissi vermeyecek şekilde düzenlenmesidir.
Şüphesiz olağanüstü bir ofis ev oluşturmak için bunlardan daha fazla donanıma, bilgiye ve ayrıntıya ihtiyacımız var. Ofis evler yaygınlaştıkça ve işimizin yapısı değiştikçe ofis evimizi geliştirme zorunluluğu da ortaya çıkıyor. Ancak ister sıradan bir ofis ev, ister çok gelişmiş, teknolojik ve lüks bir ofis ev oluşturalım; profesyonel bir görünüm, konfor, fonksiyonellik esas gözetmemiz gereken unsurlar olmalıdır. Bu makalenin son bölümlerini dizinde notebook koltuğa uzanmış halde yazan, haftanın belli günlerinde evde çalışan biri olarak size önerim şirketinizde hemen evde çalışma ile ilgili olarak lobi çalışmalarına başlamanız ve bir ofis ev oluşturmak için ev tasarımı dergilerini karıştırmanız veya cesaretinizi toplayıp alışveriş için hazırlanmanız.
www.insankaynaklari.com
Milyonlarca Kişi Neden Evde Çalışmayı Tercih Ediyor? II
Düzenli Mod
