Belgin Subaşlar
Ernst & Young İnsan Kaynakları Danışmanı
Her sabah işe geldiğimiz gibi ilk yaptığımız iş bilgisayarımızı açmak. Onun yardımıyla ihtiyacımız olan bilgileri topluyor, gelişmeleri takip ediyor, dokümanlarımızı çalışma arkadaşlarımıza/iş ortaklarımıza bilgisayar yoluyla gönderiyoruz. İnsan kaynakları profesyonelleri olarak şirket intranetini, interneti ve bilgisayarlarımıza yüklü yazılımları hangi amaçlarla kullanıyoruz? Bu yazılımlar ile kimlere ne tip hizmetler sunuyoruz?
170 insan kaynakları profesyoneline, önümüzdeki yıllarda alanlarında gerçekleşecek ilk 10 gelişmenin sorulduğu araştırmanın sonucunda ortaya çıkan gelişmelerden ikisinin teknoloji ile ilgili olması çarpıcı: “Çalışanlar ile iletişim için teknolojinin kullanılması” ve “Çalışanların performanslarının takibi için teknolojinin kullanımı”.
İnsan kaynakları alanında kullanılan teknoloji, önceleri sadece bordro hesaplamalarına yönelikken şimdi insan kaynakları bilgi sistemlerinde çalışanlara ait her türlü bilginin saklanması mümkün olabilmekte: kimlik bilgileri, eğitim durumu, katıldığı eğitimler ve eğitim başarı notları, bugüne kadar şirket içerisinde üstlendiği görevler ve ücreti, performans değerlendirme notu...
İnsan kaynakları bilgi sistemlerine ulaşım sadece insan kaynakları çalışanları ile de sınırlanmıyor, çalışanlar sistemde kayıtlı özlük bilgilerine ulaşarak izinlerini, ücretlerini kontrol edebiliyor, yanlış kayıtları düzeltebiliyorlar; yöneticiler çalışanlarıyla gerçekleştirdikleri performans değerlendirme görüşmelerinin sonuçlarını ilgili ekranlara kullanıcı adları ve şifrelerini kullanarak tanımlayabiliyorlar.
Elektronik insan kaynakları uygulamaları ile sunulabilecek insan kaynakları hizmetlerinden bazıları şöyle sıralanabilir:
· Personel bilgilerinin yayınlanması: Özlük bilgileri, görev yeri ve bölümü, nitelikleri
· Performans Yönetimi : 360 derece performans değerlendirme uygulamaları, çalışanlara hedef verilmesine yönelik bilgiler, performans değerlendirme
· Ücret Yönetimi: Ücret bilgileri, ödül sistemi, ek menfaatlerin yönetimi
· Eğitim Yönetimi: e-Learning uygulamaları, eğitim katalogları, online eğitim kayıtları
· Çalışan Memnuniyeti Araştırmaları
· Kariyer Yönetimi: Kariyer yolları, açık pozisyonlar
· İletişim: Şirket hakkında bilgiler, insan kaynakları bölümlerine sıklıkla yöneltilen sorular ve cevapları, çalışan anketleri
· Şirket prosedürleri, görev tanımları, organizasyon şemaları
· Masraf ve zaman takibi
Neden Tercih Ediliyor?
İnsan kaynakları teknolojileri, şirket içinde bölümler/kişiler arasında akan bilgi, form ve onay trafiği yükünü azaltıyor ve zamanın etkin kullanımını sağlayarak kurumsal kaynak planlama (ERP) programları ile şirketin iş süreçlerinin verimliliğini artırmaya destek oluyor. Bu uygulamalar ile insan kaynaklarının şirket içi danışman olarak stratejik rolü ön plana çıkarken, insan kaynakları profesyonelleri operasyonel işlerin yükü ile fazla zaman kaybetmiyor. $7.000’lık bir yatırım ile teşvik sistemini elektronik ortama aktaran bir yazılım şirketinde, sistemin uygulamaya alınması ile insan kaynakları çalışanları zamanlarını daha etkin kullanabilmişler ve elektronik teşvik sistemi ile şirkete $600.000’lık yeni iş yaratılmış.
Dünya çapında 145.000’den fazla çalışanı bulunan uluslar arası bir şirket, çalışanları ile iletişimi artırmak ve onların katılımını sağlamak konusunda teknolojiyi kullanmayı tercih etmiş.
Çalışanlar şirketleriyle ilgili son haberleri kendilerine elektronik olarak ulaşan bir yayın ile alırken, elektronik anketler yapılarak çalışanların nabzı tutuluyor ve olaylara yaklaşımları inceleniyor. Yayınların elektronik olarak yapılmasından bu yana çalışanlardan geribildirim almaya başlandığı ifade ediliyor.
Teknoloji alanında faaliyet gösteren bir diğer şirket, çalışanlarına çeşitli insan kaynakları uygulamalarını intranet üzerinden sunuyor ve diğer insan kaynakları uygulamalarını da elektronik ortamda devreye almak için çalışmalar yürütüyor. İnsan kaynakları intraneti aracılığıyla farklı ülkelerde ücret, performans, eğitim yönetimi gibi uzmanlık alanlarında görev yapan insan kaynakları çalışanları birbirleriyle görüş alışverişinde bulunuyor. Intranet üzerinde e-Learning merkezleri ve rutin insan kaynakları işlemlerinin yürütülmesi için ortak hizmet merkezi bulunuyor. Farklı birimlerde ve merkezden uzak lokasyonlarda bulunan çalışanlar insan kaynakları bölümüne sorular yöneltebiliyorlar. 'İnsan Kaynakları Intraneti'projesi öncesinde iş birimleri ve bölgeler arasında insan kaynakları uygulamalarında farklılıklar olduğu ve şirketin çok güçlü olduğu bir ülkede 5 farklı tedarikçiden alınmış bordro programlarının kullanıldığı biliniyor.
Şirketin e-insan kaynakları uygulamaları, temel insan kaynakları süreçlerini (eleman temini, ücret/ek fayda yönetimi, performans yönetimi, eğitim/gelişim, iletişim ve insan gücü planlaması) destekliyor.
Kişilerin performansları iş sonuçları ile eş zamanlı olarak takip ediliyor, veri tabanlarından kişilerin gelişimleri için ihtiyaç duydukları eğitimler seçilerek, eğitime kayıt yapılabiliyor. İnsan kaynakları süreçleri elektronik ortamda yürütülse de, bu uygulamaların kişiler arası iletişim ve ilişkileri yok etmemesine dikkat ediliyor. Bir çok uluslararası şirketteki uygulamalara benzer olarak çalışanlar şirket intranetine özgeçmişlerini kaydedip, farklı ülkelerde açılmış pozisyonlara online başvuru yapabiliyorlar. Açık pozisyonlar ve özgeçmişler arasında otomatik eşleştirme yapan bir sistem de bulunuyor.
İnsan kaynakları uygulamalarının elektronik ortama geçirilmesi için üst yönetimin desteğinin alınması ve özellikle insan kaynakları ve bilgi teknolojileri bölümlerinin işbirliği içerisinde çalışması gerekiyor. İnsan kaynakları bölümünün, tüm şirkete hizmet verdiğinin dikkate alınması bu nedenle de tüm bölümlerin ihtiyaçlarına ve sorularına cevap verebilecek araçlar ve sistemler tasarlanmasına dikkat edilmesi gerekiyor.
Teknoloji, insan kaynakları profesyonellerine rutin işlerin ve dokümantasyonun azaltılması ve insan kaynağını yönetirken birden fazla kaynaktan veri toplama ve bu bilgileri doğru şekilde değerlendirme olanağı sağlıyor. Birçok şirket insan kaynakları uygulamalarının elektronik ortama taşınması için adım atıyor.
Elektronik insan kaynakları uygulamalarının yarattığı ve yaratacağı değer, belki de tüm iş süreçlerinin elektronikleşmesinden sonra anlaşılacak. Ancak asıl odak “insan” olduğu sürece kullanılan insan kaynakları teknolojilerinin çalışan psikolojisine olan etkisinin doğru tanımlanması ve bu doğrultuda hareket edilmesi önem kazanıyor. Tümüyle elektronikleşen süreçlerde çalışanınıza iyi bir iş çıkardığı için nasıl teşekkür edeceksiniz? Yanına giderek mi, e-posta göndererek mi?
Referanslar
Workplace Forecast, A Strategic Outlook.
www.shrm.org
Sosnin,Betty. Digital Newsletters ‘E-Volutionize’ Employee Communications.
www.shrm.org
Greengard, Samuel. Net Gains to HR Technology.
www.workforce.com
Best Practices of HR Portals.
www.workforce.com
http://www.business-intelligence.co.uk/reports/ehr
Teknolojinin Önünde İnsan Sınırı - E-İK
Düzenli Mod
