Engin Turan (Ernst & Young E-İK ve www.insankaynaklari.com Yöneticisi)



İnsan kaynakları birimlerinin kurum içindeki yeri ile ilgili pek çok şey duymuşsunuzdur. “Stratejik kararlarda yer almıyoruz... Sadece bir destek birim olmak istemiyoruz...”
İnsan kaynakları alanında çalışan kişilerin gün içinde yaptıklarının pek çoğu aslında “Bunlarla uğraşmak istemiyorum!” diyebileceği türden. Diğer bir deyişle, yapılanların çoğu şirkete değer katmayan ‘operasyonel’ işlerden oluşuyor.
Şirketin kararlarında rol alabilecek, destek birimi olmaktan çıkıp ‘danışman birim’ haline gelebilecek insan kaynakları birimlerinin yolu ise katma değeri olmayan işlerin ortadan kaldırılarak şirkete değer katabilecek işlere yoğunlaşmaktan geçiyor.

Sürekli eğitim, yenilenme, işe alım, performans değerlendirme, ücretlendirme, kariyer planlama gibi süreçlerin global rekabet ortamının gerekliliklerine uygun olarak yeniden ele alınması ve farklı çözümlere gidilmesi; sektörlerinde liderliği yakalamayı ve gelişimleri takip etmeyi amaçlayan şirketler açısından kaçınılmaz bir hale geliyor.
İnsan kaynakları bilgi sistemlerinin kullanımında yaygınlaşma ile insan kaynaklarının tüm süreçlerinde kayıt işlemlerinin yürütülmesi ve takibinde zaman tasarrufu sağlanabiliyor. Böylece insan kaynakları çalışanları, bulundukları kurumu daha ileriye götürebilecek işlere yoğunlaşabiliyorlar.
Küreselleşen dünyanın getirdiği rekabet şartlarında; organizasyonlar, kendilerine katma değer sağlayacak çözümleri hedefliyorlar. Bu hedeflere ulaşma yollarını seçerken en önemli kriterlerden biri de işgücü ve maliyet oluyor. İnsan kaynakları fonksiyonlarının elektronik ortama taşınması ile kurumlar, idari işlerini minimum zaman ve emek harcayarak çözebiliyorlar. Doğru verilere hızlı erişim sağlanıyor; böylece insan kaynakları danışmanları katma değeri yüksek işlere odaklanarak sürekli bir gelişim için gereken zaman ve iş gücünü ayırabiliyorlar.
Bilgi teknolojilerindeki gelişmelerden en üst düzeyde yararlanan şirketler, insan kaynakları birimlerini “İç Danışman” olarak konumlandırabiliyorlar. Bu durum insan kaynakları birimlerinin oluşumunda önümüzdeki yıllarda farklılaşmanın habercisi olarak karşımıza çıkıyor. Yakın gelecekte işe alım, kariyer yönetimi gibi belirli alanlarda uzmanlaşmış “İnsan Kaynakları Uzmanları”nın yerini, işletme birimlerinin tüm insan kaynakları işlemlerinde destek olabilecek “Generalistler”in alacağını şimdiden görebiliyoruz.
Kurumların kendilerini bu yeni role hazırlayabilmeleri için teknolojik gelişmeleri işlerine uygulabilmeleri gerekmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemleri, şirketlerin tüm insan kaynakları süreçlerini kapsayacak şekilde uygulanabilmektedir.

İnsan kaynaklarının aşağıda belirtilen farklı alanlarında insan kaynakları uygulamalarına yer verilebilmektedir:

• Personel bilgilerinin yayınlanması: Özlük bilgileri, görev yeri ve bölümü, nitelikleri
• Performans Yönetimi : 360 derece performans değerlendirme uygulamaları, çalışanlara hedef verilmesine yönelik bilgiler, performans değerlendirme
• Ücret Yönetimi: Ücret bilgileri, ödül sistemi, ek menfaatlerin yönetimi
• Eğitim Yönetimi: e-Learning uygulamaları, eğitim katalogları, online eğitim kayıtları
• Çalışan Memnuniyeti Araştırmaları
• Kariyer Yönetimi: Kariyer yolları, açık pozisyonlar
• İletişim: Şirket hakkında bilgiler, insan kaynakları bölümlerine sıklıkla yöneltilen sorular ve cevapları, çalışan anketleri
• Şirket prosedürleri, görev tanımları, organizasyon şemaları
• Masraf ve zaman takibi

Bu uygulamaların bütünsel olarak bir yazılımla entegre bir şekilde karşılanması kurumun daha verimli çalışabilmesi için en uygun çözüm olabilmektedir.
Şirketlerin kullandıkları bilgi sistemleri ağırlıklı olarak insan kaynaklarının ana fonksiyonlarının yönetimini sağlamaktadır. İşe alım, performans geribildirimi, çalışan memnuniyeti, iç müşteri memnuniyeti gibi alanların; kaynaklara ulaşım, gizlilik gibi nedenlerle şirket içinde yürütülmesi ve elektronik olarak takip edilmesi çoğu zaman mümkün olmayabilmektedir.
Dünyada ve ülkemizde, kurumlar giderek artan bir hızla entegre insan kaynakları sistemleri kapsamında yürütemedikleri işlerinde dış kaynak kullanımına gitmektedirler. Elektronik insan kaynakları hizmeti veren kuruluşlar, standart ya da kuruma özel çözümleriyle tüm şirketlerin stratejik ortakları haline gelmektedirler.

Şirketler web tabanlı çözümler ile bir adım önde...
Ernst & Young, danışmanlık hizmetleri kapsamında uzun yıllardır sürdürdüğü insan kaynakları hizmetlerini web tabanlı uygulamalarla kurumların dış kaynak kullanımına ihtiyaç duyduğu alanlarda gerçekleştirmektedir.
Ernst & Young, kurumların insan kaynağı ihtiyacının giderilmesi, performans geri bildirim, çalışan memnuniyeti gibi alanlarda sunduğu web tabanlı uygulamalarla gizlilik, operasyonel işlerin oradan kaldırılması, farklı ve geniş kaynaklara ulaşım gibi faydalar sağlamaktadır.
Web tabanlı olarak sunulan insan kaynakları uygulamaları arasında tüm dünyada ve Türkiye’de en yaygın olarak işe alım gelmektedir. İnternet üzerinden işe alım sistemleri ile şirketler, zaman ve iş gücü kaybını en aza indirerek açık pozisyonları için doğru adaylara en kısa ve en kolay yoldan ulaşabilmektedirler.

Ernst & Young olarak insankaynaklari.com web sitesi üzerinde sunulan e-işe alım hizmetleri, işe alım çalışmalarında önemli bir medya olmanın yanı sıra web tabanlı bütünsel bir yazılım olma özelliğini de taşımaktadır.
insankaynaklari.com, kurumların işe alım çalışmalarında aşağıda sıralanan kolaylıkları sağlamaktadır:

• Başvuruların toplanması
• Başvuruların pozisyona uygunluk derecelerine göre sınıflandırılması
• Yetkinlik ve beceri bazlı ön elemelerin gerçekleştirilmesi (Online kişilik envanteri)
• Aday görüşmelerinin organize edilebilmesi
• Aday değerlendirmelerinin raporlanabilmesi
• İş teklifi yapılan, işe alınan adayların belirlenmesi ve kaydedilebilmesi
• Adaylara ait geçmiş işlemlerin takibi
• Aday bilgilendirme işlemlerinin yürütülebilmesi
• İşe alım sürecinin etkinlik düzeyinin ölçümlenebilmesi
• Raporlama sistematiği ile yönetime düzenli bilgi akışının sağlanması
• Kurum içi ve adaylarla gerçekleştirilen iletişimin online olarak yürütülmesi ve takibiyle maliyet ve zaman avantajının yaratılabilmesi
• Excel’de aday profil raporları hazırlayarak kuruma başvuran adaylara ait özet bilgilerin oluşturulması

İnternet üzerinde gerçekleştirdiğimiz bu çalışmaları kurumların insan kaynakları sistemlerine entegre ederek bütünsel bir yaklaşım oluşturmakta ve süreç optimizasyonu sağlamaktayız. Bu amaçla, insankaynaklari.com’da kurum adına oluşmuş tüm verilerin şirket bilgi sistemine aktarılması, kurum web sitesinden alınan başvuruların web sitesi entegrasyonu ile tek bir havuzda toplanması mümkün olmaktadır.

Online kişilik envanterlerinde en önemli faktör: Güvenilirlik
Online kişilik envanterleri, son yıllarda işe alım süreçlerinde özgeçmiş bilgilerine ek değerlendirme olanağı yaratması nedeniyle pek çok kurum tarafından kullanılmaktadır. Envanterlerin kişilerin pozisyonlara uyumunun belirlenmesi amacıyla kullanılması ve sağlıklı bir şekilde uygulanması, işe alım sürecine artı değer katabilmektedir.
Kurumların işe alımlarında kişilik envanteri kullanırken bu hizmeti sunan kurumlardan şu sorulara cevap almaları önem taşımaktadır:

• Envanter kim tarafından geliştirildi?
• Envanterin güvenilirlik ve geçerlilik testleri yapıldı mı?
• Bir aday aynı envanteri belirli bir süre boyunca birden çok uygulayabilir mi?

Bu sorulara sağlıklı cevaplar alınmadığı sürece envanter uygulamalarının işe alımı yanlış yönlendireceğinden söz edebiliriz.
Ernst & Young, Koç Üniversitesi öğretim görevlisi Doç. Dr. Sami Gülgöz tarafından Beş Faktör Modeli temel alınarak insankaynaklari.com için özel olarak geliştirilmiş 5F Kişilik Envanteri'ni uygulamaktadır.
Tüm güvenilirlik ve geçerlilik testleri tamamlanmış olan 5F Kişilik Envanteri'nin kullanılma amacı, adayların diğer özelliklerinin (eğitim, deneyim,vb..) yanı sıra farklı pozisyonlara uyum sağlama olasılıklarının da belirlenmesidir. Bu, hem adayların kişisel özellikleriyle uyumsuz işlerde düşük motivasyon ve düşük tatmin ile potansiyel performanslarının altında çalışmalarının önüne geçmekte hem de işverenlerin söz konusu pozisyona en uygun adayı belirlemelerini sağlamaktadır.
insankaynaklari.com Kişilik Envanteri;

• Tüm güvenilirlik ve geçerlilik testlerinin tamamlanmış olması
• Sadece firma inisiyatifinde uygulanabilmesi
• Bir aday tarafından birden fazla envanter alınamaması
• Adayın uyguladıktan sonra 6 ay boyunca aynı envanterin geçerli kalması gibi özellikleri ile işe alımlarda bir karar destek aracı olarak kullanılabilmektedir.

Performans Geribildiriminde Hız Kazanmak
Performans geribildirimi, gizlilik unsurunun son derece önemli olduğu bir uygulamadır. Kişilerin verdikleri bilgilerin gizli tutulacağına olan inançları ve uygulamanın yapıldığı sistemin şirket içinde herhangi bir kişi tarafından erişilemez olması, performans geribildirim çalışmalarının istenen sonuca ulaşmasını sağlamaktadır. Gizlilik ve güven gibi unsurlara, uygulama aşamasındaki operasyonel işlerin ortadan kaldırılması isteğinin eklenmesi ile web tabanlı performans geribildirim uygulamaları en hızlı gelişen elektronik insan kaynakları uygulamalarından biri olmuştur.
360 derece değerlendirme, bir kişinin sahip olması beklenen yetkinliklerin; astları, üstleri, iş arkadaşları ve müşterileri gibi birden fazla değerlendirme grubu tarafından değerlendirilmesidir. 360 derece değerlendirmenin temel amacı, ‘performans değerlendirmesi’nden ziyade, kişiye farklı kaynaklar tarafından geribildirim verilmesini olanaklı kılarak, kişisel gelişimi sağlamaktır. Dolayısıyla 360 derece değerlendirme, organizasyonda formal olarak kullanılan performans değerlendirme sisteminin yerine geçen bir araç değil, formal performans değerlendirme sistemlerinin tamamlayıcısı bir araç niteliğindedir.
Ernst & Young tarafından, organizasyonların 360 derece değerlendirmeyi daha etkin ve verimli bir şekilde gerçekleştirmesini sağlamak amacı ile 360 Derece Geribildirim ve Gelişim aracı geliştirilmiştir.
Ernst & Young 360 Derece Geribildirim ve Gelişim aracının en önemli özelliği, internet tabanlı elektronik bir araç olmasıdır. Aracın internet tabanlı elektronik bir araç olması iki önemli avantaj doğurmaktadır:

1. Kişiler, değerlendirmelerini mekandan bağımsız olarak, internet erişimi olan her yerden yapabilmekte, benzer şekilde kendilerine ait değerlendirme raporlarına da, internet erişimi olan her yerden ulaşabilmektedir.

2. Operasyonel verimlilik ve maliyet tasarrufu: Çok fazla verinin toplanmasını ve raporlanmasını gerektiren 360 derece değerlendirme uygulamalarının manuel olması durumunda, insan kaynakları departmanları ciddi bir operasyonel yük ile karşı karşıya kalmaktadır. 360 Derece Geribildirim ve Gelişim aracının elektronik ortamda olması, veri toplama ve raporlama sürecinde önemli ölçüde zaman ve maliyet tasarrufu sağlamaktadır.

Uygulanan sistemde Ernst & Young kurumlara self-service uygulama (tüm sürecin web ortamında kurum yetkilileri tarafından yürütülmesi) ya da danışman yönetiminde uygulama gibi alternatifler sunmaktadır.

Çalışanlar ne düşünüyor?
Kurumların istedikleri profilde, şirketi tanıyan, dinamiklerini bilen ve iyi performans gösteren çalışanların şirkette tutmaları hem kurum performansının korunması ve artırılması hem de personel maliyetlerinin belirli bir düzeyde tutulmasının önemli anahtarlarından biri haline gelmektedir. İşte bu noktada, Çalışan memnuniyeti araştırmaları devreye girmekte, çalışanların kurumun insan kaynakları uygulamaları konusundaki görüşlerini alarak çalışanların beklentilerinin belirlenmesini sağlamaktadır.
Çalışan memnuniyeti araştırmalarından elde edilecek verim, performans geribildiriminde olduğu gibi gizlilik ve güven unsurları ile doğrudan bağlantılıdır. Çalışan memnuniyeti araştırmaları klasik yöntemlerle gerçekleştirildiğinde emek yoğun bir iş halini almaktadır. Bu anlamda web tabanlı uygulamalar önemli bir zaman avantajı sağlamakta, dış bir kaynağın (3. bir kuruma ait web sitesi) kullanımı ise gizlilik ve güven unsurlarının yerine getirilmesine olanak sağlamaktadır.
Online yapılan uygulamalarda gerek verilerin toplanması hızlanmakta gerekse analizi gerçek zamanlı olarak yapılabilmektedir.
Erns & Young, geliştirmiş olduğu E-Survey sistemi ile çalışan memnuniyeti, iç müşteri memnuniyeti gibi uygulamalarda kurumların offline olarak yürüttükleri işlemleri ortadan kaldırarak önemli zaman ve maliyet avantajları sağlamaktadır.
E-Survey kurumlara aşağıda sıralanan faydaları getirmektedir:

• Teknik bilgiye ihtyiaç olmaksızın anket tasarlayabilme
• Farklı tip sorularla istenilen verilerin toplanabilmesi
• Anonim ya da isimli uygulamalarla veri toplayabilme
• Katılımın gerçek zamanlı olarak takibi
• Sonuçların online olarak raporlanabilmesi
• Verilerin Excel’e aktarılarak daha detaylı analizlerin gerçekleştirilebilmesi

Elektronik insan kaynakları uygulamaları: Nereye kadar?
İnsan kaynakları uygulamalarındaki gelişmeler, yazının başında belirtilen “İnsan kaynakları biriminin stratejik konumu” için çok önemli avantajlar getirmektedir. Elektronik uygulamaların kurum ihtiyaçlarına göre şekillendirilmesi, uygulamaların sağlıklı bir şekilde yürütülebileceği araçların seçimi insan kaynaklarını hedeflediği noktaya taşıyabilecek önemli bir özellik olacaktır.
Bilgi sistemlerinin rutin işleri ortadan kaldırarak hayatı kolaylaştırması insan kaynakları çalışanlarını iş hayatının kompleks bölümlerini kolaylaştırmaya yönlendirmelidir. Ernst & Young olarak, gerçekleştirdiğimiz web tabanlı uygulamalar da tüm insan kaynakları çalışanlarını bu hedefe bir adım daha yaklaştıracak sistemlerdir.

www.insankaynakları.com

__________________
Bilgen Hündür
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi