Halis Gökdere
Bilgi sistemlerinde tedarikçi seçimi
Bilgi teknolojilerindeki hızlı değişim ve gelişim, işletmelerin daha büyük belirsizliklerle karşılaşmalarına neden olmuştur. Artan rekabet, sermayenin daha dikkatli incelenmesini ve işletmelerin bilgi sistem faaliyetlerini kendilerinden daha kaliteli ve ucuz yapan tedarikçilere devretmelerini zorunlu hale getirmiştir.
Ayrıca, günümüzün ihtiyacı olan bilgi sistemlerini etkin bir biçimde planlama, geliştirme ve işletme konusunda, yönetim bilgisi ve teknik uzmanlığa sahip profesyonelleri istihdam etmek ve kadroda tutmak güçleşmiştir. Yazılım ve donanım ürünlerinde çeşitliliğin artması, hem günümüz hem de gelecek için faydalı ve uygun olabilecek ürünlerin seçiminin yapılmasını, yani teknoloji satın alınması kararını zorlaştırmaktadır. Bu nedenle, bilgi sistemlerinin stratejik önemini kavrayan birçok üst düzey yönetici, bu alandaki riskleri ve sorumluluklarını yeniden gözden geçirmekte ve birçok işletme rekabet üstünlüğünü geliştirmede kendi öz yeteneklerine odaklanmayı planlamaktadır. Öz yeteneği bilgi sistemi olmayan işletmeler, bilgi sistemiyle ilgili faaliyetleri tedarikçilere devretme, yani Dış Kaynaklardan Yararlanma (DKY) uygulamasına gitmektedir (Martinsons, 1993: 18). Tedarikçilerin yaptıkları işte uzun vadeli bilgi, beceri ve yeteneğe sahip olmaları, personelinin bu konuda uzman olması, teknolojik yenilikleri takip etmesi ve işletmelerin yeni bir yatırım yaparak katlanacağı maliyetten daha düşük maliyetle işi gerçekleştirmeleri tedarikçilere olan talebi artırmaktadır. Tedarikçilerin bu önemli avantajlarına rağmen, uygun tedarikçi seçimi yapılamaması DKY uygulamasında önemli riskleri de beraberinde getirmektedir. Bir diğer ifadeyle, tedarikçi seçimi, DKY alış verişinin başarılı uygulanabilmesi açısından en önemli temel bileşendir. Birçok alış verişi; DKY uygulanan faaliyetlerin bütün bileşenlerini destekleyememekte, hizmet kabiliyeti eksikliği, tedarikçinin tecrübe eksikliği vb. gibi nedenlerden dolayı başarısız olmaktadır (Blumberg, 1998: 10). Bu çalışmada, bilgi sistemlerinde DKY uygulamasının başarılı olmasında en önemli temel bileşenlerden biri olan tedarikçi seçim süreci incelenmiştir.
Bilgi sistemlerinde dış kaynaklardan yararlanma
Bilgi sistemlerinde DKY seçeneği yeni bir uygulama değildir. Bilgi sistemlerinde DKY’ye başvurma, veri işlemenin ortaya çıkmasıyla birlikte kullanılmaya başlamıştır. Yazılım programcılığı, büyük bilgisayar işlemleri, hazır paket programların satın alınması gibi faaliyetlerde 1960’lı yıllardan beri DKY uygulanmaktadır (McFarlan ve Nolan, 1995: 10). Bilgi sistemlerinde DKY terimi dışsal ilişkilerin birçok farklı türü için kullanılmaktadır. Bunlar arasında (Looff, 1997: 18);
- veri tabanı yönetim sisteminin seçimi için dışsal danışmanların kiralanması,
- bilgi sistem tedarikçileri tarafından yeni sistem geliştirilmesi, bakımı ve işletiminin sağlanması,
- bir bilgi sistem tedarikçisine personel, yazılım ve donanımın yani, işletme bilgi sistem departmanının tamamının transfer edilmesi yer almaktadır.
DKY uygulamasının yukarıda belirtilen türlerini ve diğer türlerini tanımlamada birçok kavram literatüre ve uygulamaya girmiştir. Örneğin, personel kiralama (kısa dönemli talepleri karşılamada personelle sözleşme yapma), proje yönetimi (bilgi sistemlerinin belirli kısımlarında DKY uygulanması) ve tam DKY (bilgi sistemlerinin tamamının veya çok büyük bir kısmının tedarikçilere yaptırılması) sınıflandırılması yapılmıştır. Uygulamada kullanılan diğer terimler; sistem entegrasyonu, tesis yönetimi, veri merkezinin özelleştirilmesi ve hizmet büroları şeklindedir (Looff, 1997: 19).
Bilgi sistemlerinde DKY uygulamasıyla ilgili literatürde birçok tanım yapılmıştır. Bu tanımlardan ikisi aşağıda verilmiştir.
- DKY, "organizasyonun ihtiyacı olan bilgi sistem faaliyetlerinin tamamının veya bir kısmının, bir veya daha fazla tedarikçiye insan ve diğer bilgi sistem kaynaklarıyla birlikte transfer edilerek yaptırılmasıdır" (Looff, 1997: 30).
- DKY, "veri girişi, veri merkez işlemleri, uygulama, bakım ve geliştirme, arızaların giderilmesi, ağ yönetimi ve işletimini kapsayan çeşitli bilgi teknoloji faaliyetleri için tedarikçilerle sözleşme yapılmasıdır" (Antonucci ve Tucker, 1998: 16-17).
Yukarıda yapılan sınflamalar ve tanımlamalarla ilgili literatürde bir konsensüs bulunmamaktadır. Bunun, bilgi sistemlerinin çok değişik faaliyetleri içermesi ve bilgi sistem fonksiyonlarının sınıflandırılmasıyla ilgili henüz bir birlikteliğin sağlanamamasından ve DKY uygulamasıyla ilgili araştırmaların henüz başlangıç düzeyinde olmasından kaynaklandığını söyleyebiliriz. İşletmeler bilgi sistemlerinde DKY uygulamasıyla önemli faydalar sağlamaktadırlar. Bilgi sistem faaliyetlerinin tedarikçilere belirli bir ücret karşılığı devredilmesiyle, işletme bilgi sistem faaliyetlerinin işlem maliyetleri üzerinde kontrolünü sağlar. İşletmeler, tedarikçilerin ölçeği, uzmanlık ve tecrübesi sayesinde, bilgi sistemlerinin hem performansını geliştirme hem de maliyetlerini azaltma imkânı elde ederler. Ayrıca finansal sorunlar, yani kaynak eksikliği nedeniyle etkin olarak yapılamayan bilgi sistem faaliyetlerinin daha etkin olarak yapılması ve hizmet kalitesinin artması sağlanır. Bilgi sistemlerinde DKY uygulamasıyla, temel işletme faaliyetlerine daha fazla kaynak ve zaman ayrılabilir. Bunun sonucunda, içsel kaynakların maksimum düzeyde geri dönmesi, pazar payının geliştirilmesi ve korunması sağlanır. Bilgi sistem faaliyetlerinin stratejik olarak tedarikçilere devredilmesi, işletmenin maddi olmayan varlıklarının nakde dönüşmesi ve gelecekte ortaya çıkabilecek zorunlu sermaye yatırımlarını azaltır. Kaynak kararlarının stratejik açıdan ele alınması, işletmelere maliyet azaltma, esnekliği geliştirme, geniş üretim portföyü elde etme, teknik gelişmeleri yakalama gibi birçok fırsatlar sunar. Yeni teknolojik değişmelere karşı daha hızlı uyum sağlamada, iş taleplerindeki dönemsel dalgalanmaların üstesinden gelmede, kısaca tedarikçilerle riskin paylaşılması ve esnekliğin geliştirilmesinde, DKY önemli bir alternatiftir (Gökdere, 2000: 154). Bilgi sistemlerinde DKY uygulamasının önemli faydaları bulunmakla beraber, bu konuda yeterli önlemi almayan ve uygun strateji belirleyemeyen işletmeler için önemli riskleri de bulunmaktadır. Bu risklerin en başında, tedarikçilere bağımlılığın artması ve tedarikçiler üzerinde kontrolün kaybedilmesidir. Bu durum, işletmenin hizmet kalitesinin düşmesine ve maliyetlerinin zamanla artmasına neden olacaktır. Ayrıca, işletme DKY uygulamasıyla, teknoloji uygulamaları ve teknolojik gelişmelerle ilgili esnekliğin kaybedilmesi, gizli ve önemli bilgilerinin ifşa olması vb. gibi bazı önemli risklerle de karşılaşabilir (Gökdere, 154-155).
Dış kaynaklardan yararlanma uygulamasında tedarikçi seçim süreci
DKY uygulamasında amaçların etkin olarak belirlenebilmesi, bu amaçlara yönelik stratejilerin geliştirilmesi, maliyet ve risk analizlerinin yapılması, teklif formunun hazırlanması, uygun tedarikçi seçimi ve seçilen tedarikçilerle iyi bir sözleşmenin yapılabilmesi için öncelikli olarak proje takımı oluşturulmalıdır. Projenin hedeflere ulaşmasını, proje takımının güdülenmesini, cesaretlendirilmesini ve yönlendirilmesini sağlayacak, gerekli yetkilerle donatılmış etkin bir proje yöneticisi atanmalıdır.
Proje takımı, potansiyel tedarikçi listesi oluşturmalı ve bu tedarikçilere gönderilmek üzere teklif formu (request for proposal) hazırlamalıdır. Teklif formu işletmenin DKY uygulamasına gideceği faaliyetler, mevcut işlem hacmi, beklediği performans düzeyi, son başvuru tarihi, endüstri ve işletme ile ilgili konularda tedarikçilerin ihtiyaç duyabiliceği bilgileri kapsamalıdır. Hazırlanan teklif formu, tüm tedarikçilere gönderilerek proje takımının bütün tedarikçi önerilerinin değerlendirilmesi ve tedarikçiler arasında karşılaştırma yapılması açısından önemli katkılar sağlayacaktır (Gökdere, 2000: 67).
Potansiyel tedarikçi grubunu tanımlama
Tedarikçi seçimi proje takım elemanlarının kabiliyet ve birikimlerini maksimum düzeyde kullanacakları bir aşamadır. Eğer proje takım elemanlarından bu konuda istenen yetenekte biri yoksa, DKY uzmanlarından faydalanılmalıdır.
Tedarikçi seçim stratejisiyle ilgili önemli problemlerden biri, bilgi sistem faaliyetlerinin tek bir tedarikçiyle mi, yoksa birkaç tedarikçiyle mi yapılacağıdır. Porter, yüksek performans ve kalitenin elde edilmesi ve düşük maliyet güvencesinin sağlanması için birkaç tedarikçiyle çalışılmasını tavsiye etmektedir. Aynı zamanda, bu durumun işletmenin sözleşme yaparken pazarlık gücünü artıracağını da belirtmektedir (Ngwenyama ve Bryson, 1999: 353).
Deming ise, tek bir tedarikçiyle uzun dönemli bir ilişkiye girmenin kaliteyi geliştirme ve maliyetleri azaltma açısından daha etkili olacağını savunmaktadır. Deming, zayıf tedarikçi performansının zayıf iletişim ve koordinasyon eksikliğinden kaynaklandığını belirtir. Tek bir tedarikçiyle DKY stratejisi, tedarikçiyle güçlü ilişki geliştirilmesini sağlar. Tek bir tedarikçi stratejisi, pazarlık ve performans açısından olumsuz olmasına rağmen, bazı durumlarda etkili olabilir. Deming, birkaç tedarikçiyle faaliyetlerin koordinasyon ve denetiminin daha maliyetli olacağını belirtir (Ngwenyama ve Bryson, 1999: 353).
Tedarikçi değerlendirme kriterleri
Üst yönetim veya proje takımı DKY uygulamasına gidecekleri faaliyetlerde en iyi hizmeti sağlayabilecek tedarikçiye karar vermeleri için kendilerine uygun seçim kriterleri geliştirmelidir. Tedarikçi seçiminde dikkat edilmesi gereken önemli kriterler aşağıda ayrı başlıklar altında incelenmiştir.
a) Tedarikçinin tecrübesi, tanınmışlığı ve sertifikaları; istenilen hizmet performansını sağlayabilmek için tecrübe önemlidir. Tedarikçi veya personelinin bu hizmeti sağlayabilecek kadar deneyim sahibi olması gerekir (Greaver, 1999: 175). Bunun için, bütün finalist tedarikçilerin işyerleri ziyaret edilmeli, tedarikçilerin referans listesinde olmayan diğer işletmelerle de görüşülmelidir. Çünkü, bu işletmeler tedarikçi hakkında muhtemelen daha objektif bilgi vereceklerdir (Embleton ve Wright, 1998: 97). Ayrıca, aday tedarikçilerin endüstrinin kabul ettiği standartta sertifikalarının (ISO 9000, DIN, TSE vb. gibi) olup olmadığı da tedarikçinin değerlendirilmesi açısından önemli bir kriterdir (Perry ve Devinney, 1997: 24).
b) Fiyat düzeyi; işletme temel hizmetler için tedarikçilerin teklif ettiği fiyatları karşılaştırmada dikkatli olmalıdır. Tedarikçi vereceği hizmetlerde ilgili sınıflandırmaya gitmeli, fiyat indirimlerini belirtmelidir. Eğer temel maliyetler karşılaştırmaya elverişli değilse, işletme ya yeni fiyatlar talep etmeli ya da her bir tedarikçinin kabul ettiği farklı fiyatlandırma yapılarına bağlı olarak toplam maliyetleri hesaplama yoluna gitmelidir (Bragg, 1998: 19). Ayrıca, bu konuda diğer işletmelerin aynı hizmetler için ne ödediği ile ilgili bilgiler de elde edilmelidir.
c) Tedarikçinin işlem stili ve kültürü; başarılı bir DKY ilişkisi için, hem işletmenin hem de tedarikçinin kültürü ve işlem stili birbiriyle uyumlu olmak zorundadır (Jenkings, 1997: 7-3; DiRomualdo ve Gurbaxani, 1998: 80). Bunun için, işletmenin proje takımı mümkünse tedarikçi personeliyle konuşma, tedarikçinin işyerini ziyaret etme işlemleri için bütün aday tedarikçi yönetimine geniş bir zaman ayırarak inceleme yapmalıdır. Kapasitenin etkin olarak işletilebilmesi için, işletmenin kültürü ve amacıyla tedarikçinin kültürü ve amacı aynı olmak zorundadır (Yesulatitis, 1997: 82).
d) Tedarikçinin özgün teknik bilgi ve kabiliyetleri; bazı tedarikçiler diğer tedarikçilerle karşılaştırılamaz oranda yüksek eğitim seviyesi, patent vb. gibi belli alanlarda uzmanlıklar geliştirirler.
Tedarikçinin sahip olduğu uzmanlık ile işletme ihtiyaçlarının aynı olup olmadığı, önemli bir seçim kriteridir (Bragg, 1998: 20). Bunun için, tedarikçilerin müşterileriyle direk bağlantıya geçilmeli ve bu müşterilerin aldıkları hizmetlerin işletmeye uygun olup olmadığı karşılaştırılmalıdır (Solomon, 1998: 130).
e) Tedarikçinin finansal durumu ve bunun işletmeye uygun olması önemli bir faktördür (Ketler ve Walstrom, 1993: 457). Tedarikçinin mali durumu sağlam, fiyatları hem alıcı hem de kendisi yönünden makul olmalıdır. Finansal durumu zayıf olan tedarikçiler istenen performansı karşılayamazlar.
f) Esneklik ve teknik yeterlilik; esneklik, tedarikçinin tasarım şartları, teslimat tarihleri ve teslim miktarındaki değişikliklere uyum sağlayabilme becerisi açısından değerlendirilir. Teknik yeterlilik ise, iş süreçlerindeki ve tasarımlardaki iyileştirmeler açısından dikkate alınır (Arslan, 1999: 33).
Ishikawa ise, tedarikçilerde bulunması gereken özellikler ile ilgili olarak şunları belirtmektedir (Ishikawa, 1997: 163).
- Tedarikçi, işletmenin yönetim ilkelerini bilmeli ve sürekli aktif bir bağlantı içinde olmalıdır.
- Tedarikçinin diğer işletmelerce de saygınlığı olan, tutarlı bir yönetim sistemi olmalıdır. Tedarikçi teknik standartları yüksek ve teknolojik gelişmelere yatkın olmalıdır.
- Tedarikçi istenilen tüm ekipmanları temin edebilmeli ve ürünleri alıcının kalite özelliklerine uygun olmalıdır.
- Tedarikçi üretim miktarını kontrol edebilmeli ya da gerekli üretimi karşılayacak şekilde yatırım imkanı olmalıdır.
- Tedarikçinin toplu çıkarlara aykırı davranmayacağına güvenilmelidir. İşletme sırlarını kötüye kullanmayacağı kesin olmalıdır.
- Fiyatı uygun olmalı ve taahhütlerine kesinlikle uymalıdır. Ayrıca, bağlantı ve haberleşme açısından tedarikçiye kolayca ulaşılabilmelidir.
- Tedarikçi, sözleşme şartlarına kesinlikle uymalıdır.
Tedarikçi değerlemesi ve seçimi, günümüzün rekabetçi iş dünyasında en kritik faaliyetlerinden biridir. Yanlış tedarikçi seçimi alıcı işletmeler için önemli finansal ve operasyonel kayıplara neden olacaktır (Degraeve ve Roodhooft, 1999: 43).
Bu nedenle, seçim sürecini kolaylaştırmak için tedarikçi önerilerinin değerlendirilmesinde temel kriter listesi hazırlanmalıdır. Bu liste tedarikçilerde aranan özelliklerin bulunması, ihtiyaçları karşılama düzeyi, işletme ihtiyaçlarını anlama ve sundukları çözümlerin sorunları giderebilecek nitelikte ve DKY amaçlarına uygun olmasına yönelik hazırlanmalıdır.
Tedarikçi seçiminin gerçekleştirilmesi
Değerleme sürecine teklif formuna cevap veren tedarikçilerden başlanır. Eğer çok sayıda tedarikçi teklif formuna cevap vermişse, marjinal tedarikçiler elimine edilebilir (Grupe, 1997: 18). Nihai öneriler tedarikçilerden alındıktan sonra, proje takımı istenen hizmetleri sağlayacak duruma uygun, en iyi tedarikçilerin önerilerini inceler ve değerlendirir.
Öneriler her bir tedarikçi için bir sütun ve ağırlığı, değerlendirme durumlarını içeren matriks ölçülerle değerlendirilmelidir. Her bir tedarikçinin her bir niteliği için 1 ila 10 arasında bir ölçek belirlenir. Bu skorlar daha sonra uygun ağırlık faktörüyle ayarlanır ve işletmenin genel skoru elde etmek için sıralanır. Tedarikçi değerleme matriksiyle ilgili bir örnek Tablo 1’de verilmiştir (Grupe, 1997: 18).
Tedarikçi değerleme sürecinde, DKY alış verişi uzun dönemli bir ilişkiyi gerektirmesinden dolayı, tedarikçinin finansal statüsünün önemli olduğu unutulmamalıdır. Tedarikçi sadece bir faaliyeti yapmada tecrübe ve beceriye sahip olmakla kalmamalı, aynı zamanda işletmenin amaçlarını, hedeflerini, misyon ve kültürünü de anlayabilmelidir. Bu niteliklere ilave olarak tedarikçi, teknolojik yenilikleri, müşteri tatminini ve kaliteyi geliştirmeyi sağlayacak taahhütlerde bulunmalı, başarılarını kanıtlamak için müşteri referanslarını da sunmalıdır. Bir tedarikçiyi, ortalama diğer bir tedarikçiden üstün ve farklı kılan, tedarikçinin eşsiz hizmet kabiliyetine sahip olmasıdır. İlave olarak, tedarikçinin tüm hizmet portföyünü sağlama kabiliyeti de işletme açısından önemlidir.
www.kalder.org.tr
Bilgi sistemlerinde dış kaynaklardan yararlanırken nasıl tedarikçi seçilir?
Düzenli Mod
