Nihat ALAYOĞLU
E- İnsan Kaynakları Yönetimi Bilgi teknolojisinin yenilikçi uygulamaları, İK departmanlarında, stratejik İK bilgi yönetimine doğru bir paradigma değişimini olmasını sağlamaktadır(1.) Dünyadaki bir çok şirket insan kaynaklarına ait bilgileri sağlamak ve işlemek için elektronik insan kaynakları sistemlerini kullanmakta ve bu sayede insan kaynaklarının operasyonel işlerine harcanan zamanın ve masrafların çoğundan kurtulmuş olmaktadırlar. Bu sistemler, istenen bilgilere kolay ulaşılmasını ve bilgilerin çeşitli analizlerle düzenli olarak raporlanmasını sağlayarak, hem şirket yöneticilerinin ve hem de insan kaynakları uzmanlarının İK’nın stratejik konularına yoğunlaşabilmelerine imkan tanımaktadır(2.)

e-İKY, insan kaynakları örgütleri ile onların tedarikçileri ve müşterileri arasında, e-ticareti bir süreç ve hizmet sağlayıcısı gibi kullanarak, çalışan hizmet ve ilişkilerinin yeniden tasarlanması ve hayata geçirilmesidir.3 Bir başka ifade ile; “e-İKY, insan kaynakları departmanının fonksiyonlarını yerine getirebilmek için, bilgisayar sistemlerini, interaktif elektronik medyayı ve telekomünikasyon ağlarını kullanabilmek4” şeklinde tanımlanmaktadır. e-İK yöneticileri her zaman, çalışanların memnuniyeti ortak hedefi ve tüm İK hizmetlerinin entegrasyonu için çabalamalıdır. Bu teknoloji destekli program genellikle bir verimlilik programı olarak başlar, fakat daha sonra rekabet avantajı sağlayan bir sisteme dönüşür.


Başta gelen e-İK uygulamaları arasında, insan kaynakları intranetleri, on-line işe alma, bilgisayar ortamında değerlendirme ve teknoloji destekli yetiştirme programları gibi bir çok hizmetler yer almaktadır5. Günümüzde bazı insan kaynakları departmanları bir kaç e-İK uygulaması kullanırken, diğerleri nerdeyse tüm İK fonksiyonlarını yeniden mühendislik çalışmalarına tabi tutmakta, otomatikleştirmekte ve entegre etmektedir. e-İKY sistemi aşağıdaki uygulamalar yoluyla işletme maliyetlerini düşürür ve verimi artırır. Bunlar6:

• Evrak işini azaltma ve iş akışını modernize etme,
• Fazla zaman alan İK işlerini otomatikleştirme,
• Çalışanlara self-servis İK sisteminden yararlanabilme imkanı sağlama,
• Şirket çalışanlarının tüm önemli İK meselelerinden ve kurum olaylarından haberdar olmalarını sağlama,
• İK sistemlerinin cevap verme süresini azaltma,
• Daha fazla bilgilendirilmiş kararların alınmasını temin etme,
• Zaman yönetimini geliştirme,
• Artan bir şekilde farklılaşan ve globalleşen iş gücünün değişen ihtiyaçları için esnek bir İK modeli sunma.

Jones (1997) e- İK departmanlarının evriminin altı itici güce dayandığını ifade etmekte ve bu güçlerin maliyetleri azaltırken, kendi değerlerini artırmak isteyen İK departmanlarına yönelik olduğunu belirtmektedir. Bu nedenle şirketlerin 21.asra girdikleri bir dönemde bu güçler işe yarar hale getirilmeli ve onlara cevap verilmelidir. Bu güçler kısaca şu şekilde özetlenebilir:

1. Bilgi Teknolojis:İK profesyonelleri dijital bir gelecekle karşı karşıyadırlar. Bilgisayar yazılım, donanım ve ağlarındaki değişimler ile telefon hizmetlerindeki hızlı değişimin takip edilmesi e-İK için mutlak zorunluluk hale gelmiştir. Bilgi çağı teknolojisinin ve otomatikleştirilmiş sürecin artan karmaşıklığı ve düşen maliyetleri karşısında, e-İK departmanlarının gelecekte bir norm haline gelmesi kaçınılmazdır.
2. Süreci yeniden planlayıp düzenleme:Stratejik İK yöneticileri sürekli temel iş süreçlerini daha verimli bir hale getirmek için modernize etme ve geliştirmenin yollarını aramalıdır. Bir iş süreci, özellikle İK departmanlarındakiler, bilgi teknolojisiyle yeniden planlanabilir ve geliştirilebilir.
3. Yüksek Hızda Yönetim: Rekabet edebilmek için tüm şirketler daha akıllıca ve hızlı çalışmak zorundadır. Bu nedenle e-İK, kesinlikle geleneksel İK’dan daha hızlı ve akıllıcadır.
4. Ağ Organizasyonları: e-İK departmanları geleneksel ve bürokratik şirketlerden çok, ağ şirketlerinde ortaya çıkmaktadır. Şirketler daha az bürokratik ve daha verimli olmanın yollarını aramaktadır. Yerel alan ağları, e-posta ve ortak intranet’lerle üretkenleşen bilgi teknolojisi bir ağ şirketinin işaretidir. Bu yeni dalga şirketler state-of-the-art teknolojisi ve bilgi paylaşımıyla her seviyedeki personelini güçlendirmektedir.
5. Bilgi İşçileri:21.asır organizasyonu stratejik bilgi ve enformasyon üzerine rekabet edecektir. Bu “öğrenen organizasyonlar” kendini yöneten bilgisayar ustası bilgi işçileriyle kadrolaşacaktır. Bu işçiler bir yandan maliyet sorunlarını çözerken, öte yandan da bilgiyi kullanarak, kazançlı iş fırsatlarını çabucak tanımlayıp yakalayacaklardır. e-İK yöneticilerinin bu çağın İK bilgisiyle ve tam bilgisayar destekli öğrenme tecrübesiyle donanmış bu işçilerden başka seçeneği yoktur.
6. Küreselleşme:21. asırda başarılı bir şekilde rekabet edebilmek için tüm şirketler global bir iş stratejisi geliştirmek zorundadır. Yani, İK departmanları dünyanın herhangi bir yerindeki çalışanına hizmet verebilecek şekilde yeniden yapılanmalıdır. Açıkçası bilginin süper anayolundan giden teknoloji destekli İK departmanları, globalleşmiş iş gücünü desteklemekte en doğru adrestir.

Tüm bu güçler gösteriyor ki, bilgi teknolojisinin büyük etkisi İK departmanlarının her işlemine ve prosedürüne damgasını vuracak ve vurmaya da devam edecektir. e-İK’nın başarılı şekilde uygulanması ise şirketlerin rekabet avantajını önemli ölçüde arttırırken7; yeni teknoloji, İK profesyonellerinin basit yöneticiler olmaktan, tepe yönetim kararlarını güçlü bir şekilde etkileyecek stratejik planlamacılar haline gelmelerine imkan verecektir8. Dolayısıyla İK profesyonelleri idareci olarak üstlendikleri geleneksel rollerinden, bilgi çağının gerektirdiği yeni rollerine geçebilmek için, hem kendi fonksiyonlarının hem de bütün organizasyonun verimliliğini artırmaya çalışmalıdır.


Kaynakça

1. Jones, John W. (1997); Virtual HR: Human Resource Management in the Information Age, Crisp Publications, USA, s:5
2. Arthur Andersen, “İnsan Kaynakları Uygulamalarında Teknoloji ve Elektronik Ticaret”, http://www.insankaynaklari.com /bireyler/trends/makale/tek_eticaret.asp
3. PriceWaterhouseCoopers. “e-Business, Business to Business”, http://www.ecrscorecard.com /102.asp
4. Jones, John W. ; a.g.e., s:4
5. Jones, John W. ; a.g.e., s:25
6. Jones, John W. ; a.g.e., s:4
7. Jones, John W. ; a.g.e., s:6
8. Greengard, Samuel; “The Next Generation”, Personnel Journal, March 1994, s:40

__________________
Müslüm Doğan
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi