Cogito, ergo sum ve Bilgi Yönetimi

“Bilgi güçtür.”

Francis Bacon


Düşünce (ya da düşünmek), bilginin temelini oluşturan beynimize ait bir faaliyet olarak telakki edilebilir. İnsanlığın evrim sürecinde bu yaşamsal beyin faaliyetinin yoksunluğunu bir tahayyül edecek olursak, ne kadar şanslı olduğumuzu farkederiz. Gerçi, sadece omuriliklerini kullanarak yaşamlarını tamamlayan türdeşlerimiz de yok değil (!), ancak modern hayatın bütün unsurları ile özünde “düşünme yeteneğimize” ve dolayısı ile de “bilgiye” dayalı olduğunu söyleyebiliriz. Descartes’ın, “Cogito, ergo sum” (düşünüyorum, öyleyse varım) deyişi günümüz örgütleri açısından değerlendirildiğinde “öğrenen örgütler” ya da “bilgi yönetimi” gibi olgulara zemin hazırlayan bir nitelikte olduğu söylenebilir.


Geleneksel olarak örgütsel dinamikler bağlamında güç kaynağı otorite, nepotizm (dayıcılık) ya da diğer yasal / yasal olmayan kaynaklar olagelmiştir. Oysa bugün, hem makro düzeyde kurumsal olarak örgütler için, hem de bireyler için gücün kaynağı farklılaşmaktadır. Gerçi, ülkemiz – diğer bazı alanlarda da olduğu gibi – bu konudaki yönelimleri yakalamakta biraz yavaş kalmaktadır. Örneğin, şaşırtıcı olarak kamu sektöründeki kadar yaygın olmasa da ona yakın bir mertebede “torpilcilik” (= nepotizm) Kuzey Kıbrıs özel sektöründe de bulunmaktadır. Oysa, böyle bir yapı özel sektörde faaliyet gösteren kuruluşların var olma nedenleri ile (kar maksimizasyonu, büyüme) çelişen koşulları da beraberinde getirebilmektedir. Bu durum örneğin, performans değerlendirme sonuçlarına ya da yetkinliğe (bilgi + tecrübe) dayalı terfi ve ücretlendirme imkanını kısıtlamaktadır.


Sanayi toplumlarında geleneksel kaynaklar arasında yer alan toprak, hammadde, makineler ve diğer ekipmanlar gibi somut kaynaklar aracılığı ile yine somut bazı ürünlerin elde edilmesi, kaçınılmaz ve tek üretim biçimi olarak düşünülmekte idi. Bilgi çağı olarak nitelendirilen günümüzde ise, hem kullanılan girdilerin, hem de (ürün ya da hizmet şeklinde) sağlanan sonuçların elle tutulabilir olma özelliklerinin azaldığı görülmektedir. Modern örgütler için elle tutulabilir kaynaklar yanında, gerek çalışanları ile hareket etme özelliğine sahip olan örtük ya da kodlanmamış (tacit) bilgi, gerekse kurumsal süreç ve işlemlerde kodlanmış olan açık (explicit) bilgi oldukça büyük bir önem arz etmektedir. Dolayısı ile, artık Francis Bacon’ın “Bilgi güçtür” sözünün örgütsel kapsamda da geçerli olacak bir yaklaşım olarak hayat bulduğunu söyleyebiliriz.


Bilginin sistemli bir şekilde erişimi, yönetimi ve kullanımının örgütlerin rekabet güçleri üzerindeki etkisi giderek daha yaygın bir şekilde kabul görmektedir. Ancak günümüzde yöneticiler, teknolojik gelişmelere bağlı olarak gitgide artan bir bilgi hacmi ile karşı karşıya bulunmaktadırlar. Bu durum, gün geçtikçe artan içsel ve dışsal bilgi akışı içinde hangi bilginin değerli olduğunu belirlemeye yönelik bilinçli bir yönetim süreci gerektirmektedir.


Bilgi, örgütler için birçok kaynağın elde edilmesini ve geliştirilmesini sağlayan bir kaynak olarak değerlendirilmelidir. Değişen koşullar ve çevre, bilginin farklı yönetsel seviyelere akışının uygun biçimde yapılabilmesini gerektirmektedir. Daha iyi planlama, karar verme ve sonuçlara ulaşılmasını sağlamaya yönelik olan yönetim bilgi sistemlerinin (YBS) geliştirilmesi ve kullanımı bu gereksinim sonucunda ortaya çıkan çağdaş bir uygulama olarak değerlendirilmektedir.


Günlük yaşamda sıklıkla ve yaygın bir biçimde karşılaşılan tanımından farklı olarak bilgi kavramının örgütsel bağlamdaki anlamı daha karmaşık bir niteliktedir. Öncelikle, bilginin hammadde, sermaye ve insan kaynakları gibi bir kaynak olarak değerlendirilmesi yerinde olacaktır. Bu doğrultuda, bilgiyi ya fikir, görüş ve düşünceler gibi soyut bir kavram olarak ya da genellikle rapor veya mektuplar şeklinde somut bir madde olarak ele almak mümkün olacaktır.


Örgüt yapılanmasının yönetsel seviyelere göre bir ayırımı yapıldığında, üst, orta ve alt kademe yöneticilerin verdikleri karar türlerinin farklı doğalarda olmasından dolayı, her bir kademede kullanılacak olan bilgi türleri de değişik özellikte olacaktır. Üst kademelerde daha ziyade dış çevreye yönelik planlama eylemleri içeren karar verme faaliyetleri söz konusu iken, alt seviyelerin işlerin fiilen yapıldığı seviyeler olması nedeni ile örgütün içsel çevresi ile ilgili kontrol bilgisi söz konusu olacaktır. Orta kademe ise, bu iki kademe arasında yer alan ve bu iki kademedeki kararları dengelemek, uyumlaştırmak, koordinasyon içinde bir uygulama sağlamak zorunda olan kademedir. Bu çerçevede değerlendirildiğinde tabloda bir üretim işletmesi için tipik örnekleri sunulan operasyonel, taktiksel ve stratejik bilgi türlerinin, yönetsel seviyeler ile de ilişkilendirilmesi yerinde olacaktır.

İşlevsel Alan
Operasyonel Bilgi
Taktiksel Bilgi
Stratejik Bilgi

Kurumsal planlama
Haftalık ve aylık satış ve maliyet faktörleri
Yıllık satış ve maliyet faktörleri tahminlemesi
Beş yıllık satış ve maliyet tahminlemesi

Pazarlama
Satış siparişlerinin açılması
Kesin pazar tahminleri
Ürün dizisi ve yeni pazar tasarımı

Ar-Ge
Tamamlanmamış Ar-Ge siparişleri
Devam eden Ar-Ge gelişim raporları
Uygulamalı ve teorik araştırmaların uzun dönemli değerlendirilmesi

Mühendislik
Mühendislik şartnameleri
Mühendislik gelişim raporları
Yeni ürün geliştirme tasarımları

Üretim
Tamamlanmamış üretim siparişleri
Mevcut siparişlere yönelik uygun makine-ekipman dağılımı
Mevcut üretim imkanlarının optimum tahsisi yanında geleceğe yönelik fabrika ihtiyaçları tahmini

Envanter
Mevcut stoklar – hammadde, bitmemiş ve bitmiş ürünler
Periyodik envanter özetleri
Envanteri minimize edecek yeni yöntem ve modeller

Satın alma
Satın alma siparişlerinin açılması
Satıcı performans değerlendirmesi
Daha düşük fiyatlardan satın alma kaynakları

Fiziksel dağıtım
Satış nakliye yolları ve maliyetleri
Fabrikadan depoya nakliye takvimleri
Kurumdan müşterilere daha verimli nakliye yöntemleri

Muhasebe
Ücret bordroları ve maliyet kayıtları
Periyodik bölüm raporları (gerçekleşen-bütçelenen)
Beş yıllık tahminlenen mali tablolar

Finansman
Nakit ve kısa dönem teminatlar
Kısa-dönem varlıklar için alternatif yatırım fırsatları
Geleceğe yönelik uzun-dönem dış kaynaklı sermaye ihtiyaçları

İnsan kaynakları
Çalışanların geçmiş kayıtları ve bilgi ihtiyaçları
Sendikalar ile görüşmeler
Bugünkü ve tahminlenen personel gereksinimleri


Örgütün üst seviyelerinde bulunan birim ya da kişiler, stratejik bilgi aracılığı ile daha ziyade dış çevreye yönelik uzun dönem planlama faaliyetlerinde bulunmaktadırlar. Örgütün uygulamalarından ya da çevresel etkenlerden kaynaklanan çeşitli durumların veya sorunların nedenlerine yönelik olan stratejik planlama eylemleri, ne ya da nerede sorularındansa, neden sorusuna yanıt sağlayabilecek türden bilgiye ihtiyaç duymaktadır.

Özellikle üst yönetim kademesinin “stratejik bilgi” ihtiyaçlarının giderilmesine yönelik hizmet vermekte olan Yönetim Bilgi Sistemleri, şirket sahipleri ve tepe yöneticilerin “nakit” olan vakitlerinin etkin kullanılmasında anahtar rol oynayacak bir yönetim aracı olarak değerlendirilmektedir. Çok farklı ve fazla sayıda bilgi bombardımanına maruz kalan örgütler (ve yöneticileri), özellikle dışsal bilgi kaynaklarından gelen çeşitli biçimlerde ve büyük miktarlardaki bilgiyi, ancak bir süzgeçten geçirdikten sonra örgütsel performansı artırmaya yönelik kararlarda kullanılabilir nitelikte bir kaynağa dönüştürebileceklerdir. Bilgi yönetimi bağlamında düşünüldüğünde, bu türden bir filtreleme süreci bilgi çalışanları ya da otomasyona bağlanmış araçlar (karar destek sistemleri veya yönetici bilgi sistemleri gibi) yolu ile sağlanabilmektedir. Dışsal çevre ile ilgili bilgiler raporlar, web sayfaları, elektronik postalar, yazışmalar, sözlü iletiler gibi çok farklı şekillerde şirket sınırlarından içeriye girebilmektedir. Bu bilgilerden hangilerinin kabul edilip, dikkate alınacağına; hangilerinin ise göz ardı edilebileceğine (ya da reddedilebileceğine) herhangi bir filtreleme işleminden geçirilmeden karar verilmesi örgütler açısından oldukça riskli sonuçları da beraberinde getirebileceği gibi, örgütün çeşitli seviyelerindeki yöneticilerinin zaman verimliliklerini de önemli derecede zedeleyebilecektir.

Unutulmamalıdır ki, özellikle “bilgi devrimi” sonrasında Bacon’ın “bilgi güçtür” deyişi bireyler için olduğu kadar şirketler için de geçerlidir.

__________________
Simge Velipaşalar