PERSONEL Ö Z L Ü K D O S Y A S I N E D İ R?

4857 Sayılı İş Kanunu’ nun 75. maddesinde işçi özlük dosyasına ilişkin hüküm düzenlemiştir.

Madde 75 - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

Bu maddede bahsi geçen işçi özlük dosyası düzenlememenin 2006 yılı için 783,00.- YTL idari para cezası olduğu gibi; uzun dönemde de açılacak bir davada davanın kaybedilmesine mal olabilecek önemi bulunmaktadır.
İş davalarında çoğunlukla ispat külfeti işverene düşmektedir. Oysa işçi özlük dosyası düzenlemeyen bir işverenin, haklı olduğu hususları belgelendirememek gibi bir tehlikeyle karşı karşıya kalması sık ortaya çıkan bir durumdur.
Her işçi için ayrı ayrı düzenlenmesi gereken işçi özlük dosyalarında aşağıda sayılan belgelerin ve işin özelliğine göre gereken diğer bazılarının bulunmasını tavsiye diyoruz.

1. İş sözleşmesi, (Mutlaka işçi tarafından imzalanmış olmalı)
2. İşçinin nüfus cüzdan fotokopisi ve nüfus cüzdan sureti,
3. İkametgâh ilmühaberi, (yeni tarihli)
4. Sağlık raporu, (yeni tarihli ve işin vasfına göre gerekli kurumdan alınmış)
5. Adli Sicil Kaydı, (yeni tarihli ve işin vasfına göre arşiv kayıtlı)
6. Diploma ve yapacağa işe ilişkin diğer eğitim belgeleri,
7. İş başvuru formu ve CV’ si
8. Referans mektubu, bonservis,
9. İmzalanmış şekilde maaş bordroları, (bankadan ödeme yapılmıyorsa)
10. İşten kendi arzusu ile ayrılanlar için istifa mektubu ve ibraname, (usulüne uygun düzenlenmiş)
11. İş sözleşmesi feshedilenler için tebellüğ imzalı fesih ihbarı ve ibraname,
12. Kullanılan tüm izinlere ilişkin açıklamalı izin cetvelleri,
13. Fazla çalışma yapılan yerlerde işçinin onayını taşıyan yazı,
14. SSK kartı fotokopisi,
15. Performans değerlendirme formları (performans değerlendirilmesi yapılan şirketlerde)

PERSONEL Ö Z L Ü K D O S Y A S I T U T M A K N İ Ç İ N Ö N E M L İ D İ R?

1. İşçi ile işveren arasında ortaya çıkan hukuki çekişmelerde mahkemeler, öncelikle işçi özlük dosyasını incelemek üzere talep etmektedirler. Usulüne uygun tutulmuş ve yukarıda sayılan belgeleri içeren bir özlük dosyası her zaman işveren bakımından olumlu kanaat uyandırmaktadır.
2. Uzun dönemde ücret ve izinler konusunda işçi ile işveren arasında çıkan ihtilaflar, dosya içeriğindeki yazılı ve imzalı belgelerle kolayca bertaraf edilebilecektir.
3. İş müfettişlerince yapılacak teftişlerde idari para cezası verilmesinin önüne geçilecektir.

1. Çalışan hakkında tüm gerekli bilgilere bir arada sahip olan işveren en verimli şekilde ondan yararlanabilecektir. İşçi özlük dosyası bu bilgilerin birada bulunmasını ve değerlendirilmesini sağlar.
2. Uzun dönemde ücret ve izinler konusunda işçi ile işveren arasında çıkan ihtilaflar, dosya içeriğindeki yazılı ve imzalı belgelerle kolayca bertaraf edilebilecektir.
3. İş müfettişlerince yapılacak teftişlerde idari para cezası verilmesinin önüne geçilecektir.
4. Çalışan hakkında tüm gerekli bilgilere bir arada sahip olan işveren en verimli şekilde ondan yararlanabilecektir. İşçi özlük dosyası bu bilgilerin birada bulunmasını ve değerlendirilmesini sağlar.

__________________
Müslüm Doğan
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi