Hazırlayan: Sibel Ekmekçioğlu
İŞGÜCÜ PLANLAMASININ TANIMI
Planlama insan kaynakları yönetiminin temel noktasıdır ve şu şekilde tanımlanır: Bir iş ya da etkinliğin gerçekleştirilmesi ile ilgili bütün temel bilgilerin önceden düşünülmesi,öngörülmesi, tasarlanması, düzenlenmesi ve uygulamaya hazır hale getirilmesidir Yani işin gerçekleştirilmeden önce kağıt üzerinde ve zihinde uygulamasıdır.
İşgücü planlaması ise doğru sayıda kişiyi doğru zamanda, doğru işlerde, doğru beceri, tecrübe ve yeteneklerle işe almaya yöneliktir. Bu da hangi becerilere ihtiyaç duyulduğunu bilmemizi sağlayan analizleri gerektirir. Çalışanlarımızın doğru becerilere sahip olduğundan ve doğru işlerde olduğundan emin olmamız için planlamaya ihtiyaç duyarız.
İşgücü planlaması İnsan Kaynakları planlamasının en önemli boyutudur. Çünkü planlama süreci içinde önemli olan herşey bu boyut içerisinde geçmektedir. Bu tür planlama günümüzde kısa dönemli bir planlama sayılmaktadır ancak diğer planlama türleri için öncelikle iyi bir işgücü programlaması gereklidir.
İşgücü planlaması ve yönetimi bölümü aşağıdaki insan kaynakları yönetimi alanlarından sorumludur:turnover yönetimi,performans yönetimi ve işgücü raporları ile beraber,işgücü planlaması,eleman arama ve seçme,sınıflama ve tazminat,FLSA(The Fair Labor Standarts Act-emek standartları yasası),EEO yönetimi.(Equal Employment Oppurtunity-Eşit İş Fırsatları)
Genel durum raporlarını geliştiriyor ve istihdam trendlerine,performans yönetimine ve çalışanların tazminat sorunlarına ilişkin bilgileri bir araya getirmemizi sağlayacak stratejileri araştırır.İGP emek pazarındaki ücret eğilimleri hakkında bir tazminat felsefesi geliştiriyor.Eyalet yönetimini ve eyalet çalışanlarını sıkıştıracağı düşünülebilecek sorunları teşhis ederek,bölüm değişen iş gücümüzün,değişen ihtiyaçlarını karşılamak için profesyonel aktifliğiyle programları,servisleri,kaynakları ve araçları sağlayabilir.İşgücü planlaması ve yönetimi bölümünün çalışanları bölümün yıllık işgücü rapor yayınını hazırlarlar.
Özet olarak, İşgücü Planlaması; gelecekteki bir zaman sürecinde yapılması gereken işi nitelik ve nicelik olarak önceden belirlemek ve sonra belirlenen bu değerlerden giderek, söz konusu işi yapacak belli özellikteki işgücünü sayısal olarak saptamaktadır.
İŞGÜCÜ İHTİYACININ BELİRLENMESİ
İşgücü ihtiyacının belirlenmesini etkileyen faktörler şu şekilde sıralanabilir:
• Elemanların bireysel ihtiyaç ve beklentileri: işten ayrılma isteği, terfi isteği, işinden memnun olmama, kişisel gelişme ve öğrenme ihtiyacı
• Çevresel gelişmeler: Sektördeki gelişmeler, yeni teknolojiler, ekonomik ve politik gelişmeler, rekabet
• Yöneticilerin istekleri: eleman istihdamının azaltılması, yeni eleman alımı, eleman değiştirilmesi, amaçların gerçekleştirilmesi
• Birimlerin ihtiyaçları: Yeni eleman ihtiyaçları, kurumda genişleme, büyüme, yeni birimler, işten ayrılmalar
• İnsan Kaynakları Merkezi(İKM)nin sağladığı ihtiyaçlar: İKM’nin çeşitli araştırmaları sonucu belirlediği ihtiyaçlar
• Sendikanın istekleri: Ücret ve diğer maddi kazançların yükseltilmesi, çalışma şartlarının iyileştirilmesi
İKM eleman ihtiyacı olup olmadığını bazı kriterlere göre belirleyecektir.Bunlar;
• Amaçlara ulaşma düzeyi
1. Kurumun amaçlarına ulaşma düzeyi
2. Birimlerin amaçlarına ulaşma düzeyi
3. Bireylerin amaçlarına ulaşma düzeyi
• İşgücü açıkları
• Gizli işsizlik
a)Amaçlara Ulaşma Düzeyi: Kurumun,birimlerin ve bireyin işin başında ya da dönemin başında belirlenen hedefleri hangi düzeyde gerçekleştirdiğini belirlemeye yöneliktir.Amaçlara ulaşma düzeyinin belirlenmesi, bireylerin çalışmalarının ne düzeyde yeterli olduğuna ilişkin bilgiler sağlar. Birimin ve kurumun hedeflere uzaklık ya da yakınlığını belirler. Bu bilgiler somut verilere dayandığı için çok önemlidir. Bu veriler, kurumdaki genel eleman ihtiyacı, birimlerdeki eleman ihtiyacı konusunda bilgi edilmesini sağlar.
b)İşgücü Açığı:İşgücü açığı, çeşitli birimlerdeki görevlerin gerçekleştirilmesi sırasında mevcut personelin yeterli olmaması durumudur.
c)Gizli İşsizlik: Teknolojik gelişmeler, yeni makine ve araç gereçlerin insana olan ihtiyacı özellikle bazı sektörlerde azaltmasıyla çıkan gizli işsizlik günümüzde çok görülmektedir.
İŞGÜCÜ GEREKSİNMESİNİN PLANLANMASINDA TEMEL İLKE VE YÖNTEMLER
İşgücü planlanmasının temelinde işgücü sayısını belirli bir düzeyde tutmak yatmaktadır. Bunun gerçekleşmesi ise uygulama açısından oldukça güçtür. İşgücü gereksinmesinin planlanması kuramsal olarak,gelecekteki bir zaman sürecinde yapılması gereken işi nitelik ve nicelik olarak önceden belirlemek ve sonradan bu belirlenen değerlerden giderek, sözkonusu işi yapacak belirli özellikteki işgücünü sayısal olarak saptamaktır.
Bu süreç içinde işgücü planlanması ile ilgili iki kavramla karşılaşıyoruz. “Olan Personel Miktarı” ve “Olması Gereken Personel Miktarı”. Olan Personel Miktarı iki şekilde belirlenebilir.Birincisi herhangi bir anda sözkonusu işletmede çalışan toplam personel sayısı saptanabilir. İkincisi sürecin tamamında personel sayısındaki artış ya da azalışlar yani personel giriş çıkışları, terfiler, vb. gözönünde tutularak belirlenebilir. Olması Gereken Personel Miktarı ise bir işletmenin toplam üretiminin gerçekleşmesi için gereksinme duyulacak işgücü kapasitesini oluşturacak değeridir. Ancak olması gereken personel miktarı işgücünde meydana gelecek olan değişmelerden dolayı kolaylıkla hesaplanamaz, ideal bir değer olarak görülür. Olması gereken personel miktarı bir çok alt değerin etkisiyle belirlenir.
İŞGÜCÜ GEREKSİNMESİNİN TÜRLERİ
A)GERÇEK PERSONEL GEREKSİNMESİNİN BELİRLENMESİ
Gerçek personel gereksinmesi işletmenin ekonomik amaçlarına ulaşabilmesi için, çıkarılması gereken işi fiilen gerçekleştiren işgücüne olan gereksinmedir.
Gerçek personel gereksinmesini hesaplamak için bir dönemde bir iş için bütün işlemlerinin yapılması için gerekli toplam zamanın, o dönemde bir kişinin o iş için kullanacağı zaman miktarına bölünmesiyle bulunur.
Bu işlemler için aşağıdaki işlemlerin sırayla gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
ITZ= I *Z
ITZ: İşin bitirilmesinde yinelenecek işlemler için gereksinme duyulacak toplam zaman
I : İşteki bir işlemin yineleniş sayısı
Z : İşlemin bir kere yapılması için gerekli zaman
i: İşlemin sıra sayısı
n: toplam işlem
Daha sonra da bu toplam zaman kişi başına düşen çalışma zamanına bölünerek gerçek personel gereksinmesi bulunur.
GPG=
ITZ= I *Z yerine konulacak olursa
GPG= şeklinde ifade edilir.
GPG: Gerçek Personel Gereksinmesi
B)YEDEK PERSONEL GEREKSİNMESİ
Yedek personel gereksinmesi;hastalık, kaza, izin ve benzeri nedenlerle ortaya çıkacak kaçınılmaz devamsızlık durumları karşısında, işin aksatılmadan yürütülmesi için gereksinilecek personeli ifade eder.
Yedek personel gereksinmesi devamsızlık durumunda ortaya çıkar. Devamsızlık işe gelmesi programlanmış birinin işe gelmemesi durumudur. Süreç içinde devamsızlık “beklenir” ya da “beklenmedik” bir nitelik gösterir. Yaz aylarında yıllık izinlerin kullanılması beklenir niteliğe, mazeret izinleri, hastalık izinleri de beklenmedik niteliğe örnek gösterilebilir.Devamsızlık, genellikle beklenmedik nitelik gösterir, bu nedenle yedek personel gereksinmesinin optimize edilmesi ihtiyacı doğmaktadır. Yedek personel gereksinmesinin optimize edilmesi için işletmedeki personel kayıtlarının titizlikle incelenmesi ve devamsızlıklarla ilgili istatistiksel bilgilerin yorumlanması gerekmektedir. Yedek personel gereksinmesi uygulamada iki şekilde belirlenebilir. Birincisi, yedek personel gereksinmesini karşılayacak işgücü miktarının gerçek personel gereksinmesi içinde yer almasıdır. Bu durumda olması gereken personel sayısı= gerçek personel gereksinmesi+ yedek personel gereksinmesi olacaktır. İkincisi ise yedek personel gereksinmesini karşılayacak işgücü miktarının gerçek personel gereksinmesini karşılayacak miktarın içinden sağlanması şeklinde olur. Bu durumda işe gelmeyenlerin yerine gerçek personel kadrosundan kimin bakacağı planlanmalıdır. Devamsızlık yüzdesi belirlendikten sonra yedek personel gereksinmesi matematiksel olarak aşağıdaki gibi hesaplanır:
YPG=DO *GPG
DO =% Devamsız sayısı/ortalama personel sayısı
Ortalama Personel Sayısı=(Dönem başı personel sayısı+Dönem sonu personel sayısı)/2
YPG: Yedek personel gereksinmesi
DO : Devamsızlar Oranı
GPG: Gerçek Personel Gereksinmesi
j: zaman dönemi(j=1,...,n)
C)EK PERSONEL GEREKSİNMESİ
Ek personel gereksinmesi işten çıkmalar nedeniyle ortaya çıktığından üzerinde durulacak konu işgücü dönüşüm oranıdır. İşgücü dönüşüm oranı,bir dönem içinde işletmede oluşan toplam çıkış ya da giriş miktarının, o dönem içinde işletmede bulunan ortalama personel sayısına bölünüp yüz rakamı ile çarpılması sonucu elde edilen oran olarak belirlenir.Temelde dayandığı iki olgu vardır. İşletmeye girişler ve işletmeden çıkışlar. İşletmeden çıkışlar; işten ayrılmalar, çıkarmalar, emeklilik, ölüm ve maluliyet dolayısıyla işten çıkışlardır. İşletmeye girişler ise işten ayrılanlar veya çıkarılanlar yerine işe alınanları, yeni yatırım ve örgüt yapısındaki değişiklikler nedeniyle işe alınanları kapsar.
Çıkışlar üzerine kurulu oran:
İşgücü Dönüşüm Oranı=% (Çıkışlar/Ortalama İşgücü Sayısı)
Girişler üzerine kurulu oran:
İşgücü Dönüşüm Oranı=% (Girişler/ Ortalama İşgücü Sayısı)
Bu oranın doğru saptanması çok önemlidir çünkü ek personel gereksinmesinin doğruluk derecesi bu orana bağlıdır.
Buna göre ek personel gereksinmesi;
EPG=İDO *GPG dir.
EPG: Ek personel gereksinmesi
İDO: İşgücü dönüşüm oranı
GPG: Gerçek Personel Gereksinmesi
j: zaman dönemi(j=1,...,n)
Ek personel gereksinmesi üretimin aksamaması için boşalan kadrodaki yerin doldurulması için kullanılır.Planlayıcı açısından önemli olan, işgören kadrolarının genişlemesi ve daralması sonucu oluşan işten çıkışlar ve işe girişlerin nasıl yorumlanacağıdır.İşletmeye girişler fazla ise işletme büyümektedir,bu durumda işe girişler üzerine kurulu oran işgücü dönüşüm oranı kullanılacaktır. İşletmeden çıkışlar varsa yani işletme küçülüyorsa işletmeden çıkışlar üzerine kurulu oran kullanılır.
D)YENİ PERSONEL GEREKSİNMESİ
Bir işletmenin yeni insan kaynaklarına ihtiyaç duymasının nedenleri;
1)Üretimin arttırılmasının neden olduğu yeni yatırımları yapılması: Satışlara olan talebin artmasıyla kar amaçlı kurulmuş olan işletme üretimini yükseltecek ve dolayısıyla yeni yatırımlar yapacaktır. Bu amaçla işletme yeni personele gerek duyacaktır.
2)Bilimsel ve teknolojik araştırma programlarını genişletmek ve geliştirmek amacıyla
3)Organizasyon biçiminin değiştirilmesi: Organizasyon yapısının bütünüyle değiştirilmesi veya işletmenin bütünü içinde bir bölümün daha etkin işletilebilmesi için yeniden organize edilmesidir.
Yeni personel gereksinmesi, gerçek personel gereksinmesinde olduğu gibi
YPG= formülüyle hesaplanabilir. Ancak her zaman böyle hesaplanamaz. Araştırma ve büro işlerinde çoğu kez istihdam edilen kimse, birim işlemi, işlem sayısı kavramlarından bağımsızdır. Bu durumda ne kadar işgörene gereksinme duyulacağı öngörülerek açılan kadro ile yeni personel gereksinmesinin giderilmesi yoluna gidilecektir.
E)PERSONEL ÇIKARMA GEREKSİNMESİ
Bir işletmede personel çıkarma gereksinimi olan personel miktarının olması gereken personel miktarından fazla olması durumunda ortaya çıkar. Bunun için alınması gereken önlemlerin neler olacağı,bu durumun nasıl ve neden oluştuğu üzerinde durulmalıdır.
Personel çıkarma gereksiniminin ortaya çıkış nedenleri şöyledir:
Gereksinmenin Ortaya Çıkış Nedenleri
a) Satışlardaki Azalışlar: Satışlardaki Azalışlar işletmenin ürettiği mal ya da hizmete piyasadaki talebin düşmesi neden olur. Alınacak ilk önlemler bazıları fazla çalışmaları kaldırmak, gerekirse kısa çalışma uygulamak, uygun stok politikası izleyerek üretimi kısmak olacaktır. Fakat bu taktirde de önleme mümkün olmuyorsa insan kaynakları kadrosunu daraltma yoluna gidilecektir.
b) Rasyonalizasyon, mekanizasyon ve otomasyon: Mekanizasyon ,otomasyon
ve rasyonalizasyon süreci üretim aşamalarında boşta kalmasına neden olduğu işgücüne alternatif bir istihdam alanı yaratılamazsa, işletme açısından bir işten çıkarma uygulamasına gidilmesi kaçınılmazdır. Bu durumun oluşum nedeni teknolojik ilerlemenin bir yerde sürekli olarak işgücü kullanımında tasarrufu da beraberinde getirmekte oluşudur. Teknolojik uygulamalar, işletme açısından sermaye-yoğun bir yatırım türü olduğundan bu yöne kayıldığında emek-yoğun yatırımlar ister istemez kısılmaktadır. Sonuç ise insan kaynakları politikaları ve planlaması açısından daha nitelikli elemana gereksinme duyuş ve niteliksiz ya da az nitelikli elemana ise, yerine makine ikame edildiğinden, yol veriş olarak görüntülenmektedir.
c) Kapanma Üretim Dalını Terketme, Üretimden,Vazgeçme: İşletmeler alınmış olan bir kapatma, üretim dalını terkedip başka bir dala yönelme veya üretimden belirli süre için, ya da tamamen vazgeçme kararlarını, zaman sürecinde yavaş yavaş veya birdenbire uygulama yoluna gidebilirler. Bu durumda, yapılacak olan bir plan doğrultusunda ve ülkenin konuyla ilgili yasalarına uygun düşecek şekilde, personelin işten çıkarılma uygulaması gerçekleştirilir.
KAYNAKÇA
• Kansas Department of Management (
www.da.state.ks.us/ps/subject/wpm2) , Workforce Planning and Management, Şubat 2000
• Doç.Dr. Öznur Yüksel, İnsan Kaynakları Yönetimi, Volkan Matbaacılık, Ankara, Mart 1997
• İ.Ü. İşletme Fakültesi İnsan Kaynakları Yönetimi Anabilim Dalı, İnsan Kaynakları Yönetimi, 2.Baskı, İstanbul 2000
• Dr. İlhami Fındıkçı, İnsan Kaynakları Yönetimi, 2.Baskı, Alfa Yayınları, İstanbul, Nisan 2000
• Prf.Dr. Tuğray Kaynak, İnsan Kaynakları Planlaması, 2.Baskı, Alfa yayınları, İstanbul, 1996
İşgücü Planlaması
Düzenli Mod
