Personel İhtiyacının Planlaması
Ayşe Berkol
AC Danışmanlık Genel Müdür

Planlama, bir planı ortaya çıkartmak için sarfedilen çaba, düşünülmesi gereken yan etkilerin plana uygunluğunun sağlanması, planın gerçekleşmesi için izlenecek yolu belirleyen bir süreçtir.

Plan bir karardır. Planlama bu kararın hayata geçirilmesi için yapılması gerekenlerin toplamıdır. Plan yapılır ve planlamaya geçerken;

* Ne?
* Ne zaman?
* Nasıl?
* Nerede?
* Kim tarafından?
* Neden?
* Hangi maliyetle?
* Hangi sürede?

gibi sorular sorulmalıdır.

İnsan Kaynakları yöneticisi, diğer yöneticilerde olduğu gibi şirketin kıt kaynaklarını en iyi şekilde değerlendirmekle yükümlü olduğu için kendi faaliyetleriyle ilgili planlama yapmak zorundadır.

İnsan Kaynakları yöneticisinin en önemli görevlerinden biri olan eleman alımı yukarıdaki soruların sorulacağı planlamayı gerektirir. Belirli bir plan dahilinde alınmayan elemanlar, birbirlerine karşı ve işletmeye karşı sorun yaratırlar. Uzun vadeli planlama yapılmadan elemanlar, tüm personel arasında zaman içinde sorun haline gelebilirler.

Planlama Süreci

Stratejik planlamada olayları öngörerek önceden kararlar alınmalıdır. Planlama proaktif olmalıdır.

Planlama sürecinde öncelikli olarak işletmenin varlık nedeni ve ileride gelmek istediği konum, işletmenin ne yapmak üzere kurulduğunu, hangi faaliyetlerde bulunarak kar edebileceğini ifade eden VİZYON ve MİSYON açıklamaları oluşturulmalıdır.

Planlama sürecinin diğer aşamasında, işletmenin ve ya yöneticinin başında bulunduğu birimin, gelecekte belli bir zaman süresi içinde neyi ne miktara gerçekleştirmek istedikleri ve ya nerede ve hangi konumda olmak istedikleri kararına bağlıdır. Örneğin; yıl sonu itibarıyla satış cirosu, ulaşılmak istenen personel sayısı, yapılması istenen eğitim sayısı gibi. Bütün bu dileklerin amaç ve hedef olabilmesi için:

* Ölçülebilir olması
* Gerekli faaliyetlerin belirlenmiş olması
* Zaman boyutunun olması

gerekir.

İş Tanımı

Eleman ihtiyacı hangi nedene bağlı olursa olsun mutlak surette İK yöneticilerinin elinde yazılı bir iş tanımı olmak zorundadır. Bu yazılı tanım, işten ayrılan bir elemanın pozisyonu ise, zaten varolduğunu varsaydığımız yazılı tanımlar ilgili birim amirleriyle revize edilmelidir. Yeni ortaya çıkan bir gereksinim ise, bu defa da gereksinim belirten birim yöneticilerinden, iş tanımı kapsamlı bir şekilde alınmalıdır.

İş tanımında, tanımlanacak olan pozisyona ilişkin unvan, bağlı bulunduğu departman, işin tanımı, görevleri, yetkileri ve ilişkileri belirtilmelidir.

İş Analizi

İş analizleri, planlama sürecinin etkinliği açısından yapılması gereken bir faaliyettir. İşletmenin faaliyet konusuna uygun iş alanlarının oluşturulması ve görevlerin ortaya çıkabilmesi için iş analizi yapılır. Bu çalışmada, birbirine benzer ve alakalı işler aynı departman altında birleştirilebilir. Tamamen ayrı fonksiyonlar için ayrı departmanlar oluşturulur. Böylece, iş analizleri, organizasyonun yapısını ortaya çıkartır.

İş analizi, işin yapısal özelliklerini ve onu yapmakla yükümlü kimsenin sahip olması gereken nitelikleri belirlemek amacıyla, işi temel ögelere bölüp ayıran ve elde edilen bilgileri anlamlı, kullanılabilir bir şekilde tekrar bütünleyen bir yöntemdir.

İş analizi yaparken dikkat edilmesi gereken noktalar;

* İşin tam ve doğru olarak anlaşılması,
* İş ve görevlerin tam ve doğru olarak tanımı,
* Çalışanın bir işi başarılı olarak yapabilmesi için kendinde bulunması

gereken özellikler.

İş analizi yöntemleri:

1. Gözlem
2. Soru belgesi
3. Görüşmeler
4. Bütünleştirme

Personel İhyiyacının Türleri

Organizasyonlarda, çalışan tüm personeli ihtiyaç türlerine göre sınıflandırmak istersek nitelik ve nicelik yönünden bir gruplama yapabiliriz.

Nicelik yönünden eleman ihtiyaçları tespit edilirken işlerin bu gün ve gelecekteki durumunu bilmek yararlı olacaktır.

Nicelik yönünden gereksinmelerin tanımlanması bizi sayısal açıdan bilgilendirirken nitelik yönünden gereksinmeler bizi elemanın formasyonu konusunda aydınlatmaktadır.

Nitelik ve nicelik özelliklerinin yanı sıra, kişisel özellikler ve performans da eleman ihtiyacını giderme sürecinde yöneticilerin önem verdiği konulardır.
Yani;
* Hangi işe?
* Hangi özelliklerde?
* Kaç kişi?
sorularının cevabı personel ihtiyacının türlerini belirleyecek olan kriterlerimiz olacaktır.

İnsan Kaynakları İhtiyacını Belirleyen Etmenler

Planlama yaparken, eleman ihtiyacı saptanırken şirket içi ve şirket dışı pek çok faktörün göz önüne alınması gerekmektedir.

Şirket içi faktörler

* İşlerin dağılımı
* İş analizleri
* Şirket içi yatay ve dikey hareketler
* İşten ayrılmalar
* Faaliyetlerin değişmesi ya da artması

Şirket dışı faktörler

* Ekonomi ve genel konjonktüre bağlı olarak işlerin artması
* Teknolojiye bağlı olarak farklı nitelikte eleman ihtiyacı
* Şirketlerin birleşmeleri, ayrılmaları
* Faaliyetlerin değişmesi ya da artması

__________________
Mehtap Altınkesen
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi