İnsan Kaynakları Sistemlerinin İşlevleri ve Birbirleriyle Etkileşimi

[Simge Velipaşalar]

İnsan Kaynakları Sistemlerinin İşlevleri ve Birbirleriyle Etkileşimi

Doç. Dr. Seçkin Polat
İTÜ Endüstri Mühendisliği Bölümü

Bütün insan yapısı sistemlerin yazılı olsun veya olmasın bir amacı, hedefi vardır. Buna sonuç odaklılık denir. Tanım gereği bütün organizasyonlar, şirketler sonuç odaklıdır. Organizasyonlar diğer unsurların katkısıyla birlikte, insanlar aracılığıyla sonuçlara ulaşır. İnsanların sonuçlara etkisi ise davranışlar aracılığıyla gerçekleşir. Bu bir nedensellik zinciridir. Yönetime insanlar aracılığıyla hedeflere ulaşma sanatı ve bilimi denmesinin nedeni de budur.

Bu nedensellik zinciri daha da geliştirilebilir. Bu amaca yönelik olmak üzere “davranış” kavramı birbirleriyle nedensellik bağlantısı içinde olan “gerçekleşen” ve “beklenen” davranış olarak ikiye ayrılabilir. Beklenen davranış kişinin sahip olduğu bilgi/beceriler ile kişisel özelliklerden etkilenir. Bu zincirin yaşamda uygulanabilir olmasındaki zorluk, gerçekleşen davranış ile beklenen davranış arasındaki farklılıktan kaynaklanmaktadır. Bu farklılık motivasyon ile açıklanır. Aynı bilgi beceri ve kişisel özelliklere sahip farklı kişilerin aynı davranışları sergilemeleri beklendiğihalde farklı davranışlar sergilenmelerindeki sapma, motivasyon farklılığından kaynaklanmaktadır. İşte bir organizasyondaki İK sistemleri bu yapıyı etkilemeye çalışır.

Bu etkileşim yapısına göre İK sistemlerinin temel rolü çalışanların beklenilen davranışları göstermesini sağlamaktır. Bu nedenle İK sistemleri istenilen sonuçlara ulaştıracak şekilde çalışana ait alt yapıyı oluşturacak ve beklenilen davranışlara yönlendirecek olan motivasyonu etkileyecek şekilde tasarlanmalıdır. Bu tasarımda başlangıç noktası neresi olacaktır? Yaşamda etkileşim soldan sağa olup, tasarım bu yönün tersi olansağdan sola doğrudur. Bu nedenle başlangıç noktası “sonuç” tur.

Organizasyonel Planlama

İstenilen sonuçlara nasıl bir iş bölümü içinde ulaşılacağı organizasyonel yapı ile belirlenir. Bu nedenle, organizasyonel yapılanmanın bir aşaması olan organizasyonel planlama İK sistemlerinin en temel belirleyicisidir. Organizasyonel planlama ile temel olarak organizasyon şeması ve görev tanımları ortaya çıkar. Organizasyon şeması pozisyonları, bu pozisyonların birbirleriyle ilişkilerini ve pozisyonların çerçeve sorumluluk alanlarını gösterir. Görev tanımı, en yalın haliyle, pozisyonun temel işlevini ve bu temel işlevi yerine getirebilmek için gerekli olan görevler ile pozisyonun sahip olduğu yönetsel yetkileri gösterir. Böyle yapılarak pozisyonu dolduracak kişinin başarması istenen iş sonuçları ortaya çıkmış olur.

İş Analizi Sistemi

Organizasyon şeması ve görev tanımları iş analizi yapmak için gerekli olan görev pozisyonlarına ilişkin bilgileri sağlamış olur. İş analizi yapmak için işi yapım biçimlerini gösteren iş planları da gereklidir. İş planlarını prosedürler, kurallar, politikalar ve programlar oluşturur. İş analizinde organizasyon şeması, görev tanımları ve planlara bağlı olarak, pozisyonun iş sonuçlarını başarması için gerekli davranışlar belirlenir. Daha sonra bu davranışları başarmak için gerekli olan bilgi beceriler ve kişisel özellikler belirlenir. İş analizinin bu çıktıları iş/pozisyon gereklilikleri olarak bilinir. İş analizlerinin sonuçları hem işe alma sistemin de hem de iş değerlendirme sistemin de kullanılır.

İş Değerlendirme Sistemi

İş değerlendirme sistemi ile işler göreceli olarak değerlendirilerek iş grupları oluşturular. İş değerlendirme sistemi organizasyonel yapı ve iş analizinden doğrudan etkilenir. İş değerlendirmenin sonuçları ücret sisteminde kullanılır. Ücretlendirmenin yanında primlendirme ve ödüllendirme sistemine de esas teşkil eder.

Niceliksel Kadro Planlama

Kadro planlama niteliksel ve niceliksel olarak ikiye ayrılır. Niteliksel kadro planlama organizasyon şeması ve görev tanımlarıyla hayata geçer ve bir pozisyondaki kişilerin sahip olması gereken özellikleri tanımlar. Bu husus yukarıda iş analizi kısmında açıklanmıştır. Niceliksel kadro planlama ise bir pozisyonda kaç kişinin çalışması gerektiğini gösterir. Bu nedenle organizasyon şemasından doğrudan etkilenir. Kadro planları kariyer planlarını ve işe almayı doğrudan etkiler.

İşe Alma Sistemi

İş analizi sisteminin sonuçları olan iş gereklilikleri işe alma sistemini etkiler. Bu etkileşim göz önüne alındığında işe alma sisteminin temel amacının istenilen niteliklere uygun kişileri istihdam etmek olduğu söylenebilir. İşe alınan kişiler, şirketin mevcut bilgi/beceri yapısı etkiler. Aynı zamanda iş gücü stoğunu da etkiler. İş gerekliliklerinin yanında işe alma sistemi kariyer planlama sistemi ve kadro planından da etkilenir. Mevcut kadro stoğu ve kadro planı istihdam edilecek kişi sayısını ve istihdam yapılacak pozisyonları belirler. İşe alma sistemi sistem teorisi terminolojisi açısından firmanın sınırlarını denetleme rolünü oynar. Bu rol tıpkı bir hücredeki hücre zarının oynadığı rol gibidir.

Eğitim Sistemi

Eğitim sisteminin temel amacı kişilere bilgi ve beceri kazandırmaktır. Eğitim sistemine birkaç noktadan bilgi gelir. Bunlardan bir tanesi işe alım sırasında istihdamına karar verilen kişilerde eksik görülen bilgi/beceri bilgisidir. İkinci bilgi grubu kariyer planlama sisteminden gelir. Kariyer planlama sistemi ile kişilerin gelecek görevlerde gereksinim duyacakları bilgi/beceri belirlenir. Bu bilgi/beceri gereksinimlerine uygun olarak eğitimler planlanır ve uygulanır. Eğitim sisteminin üçüncü bilgi grubunu performans değerlendirme sistemi oluşturur. Performans değerlendirme sistemi ile çalışanların performansları ölçülür ve düşük performansın nedenleri belirlenir. Eğer düşük performans, bilgi/beceri eksikliğinden kaynaklanıyorsa eğitim sistemi devreye girer.

Kariyer Sistemi

Kariyer planlama sistemi hem çalışanlar hem de şirket açısından gerekli ve önemli olan bir sistemdir. Günümüzde daha çok çalışanlar açısından önemli vurgulanmakla birlikte belirsizlik içinde hareket eden firmaların geleceklerini garanti altına alması açısından da önemlidir. Kariyer planlama sistemi ile pozisyonlar arası ilişkiler ile bu pozisyondaki kişilerin ne zaman hangi görevlere geleceği ve bu nedenle hangi bilgi/beceriye sahip olunacağı belirlenir.

Performans Değerlendirme(PD) ve Ödüllendirme Sistemi

Performans değerlendirmede ,esas olarak, kişinin sahip olduğu bilgi/beceri ile beklenen davranışları sergileyip sergilemediği belirlenir. Sergilenmeyen davranışların sebebi motivasyon ve/veya bilgi/beceri eksikliğiyle açıklanır. Performans boşluğunu açıklayan sebebe göre önlemler alınır. Bunlardan bir tanesi bilgi/beceri açıklığını kapatmaya yönelik olan eğitimlerdir. Eğer sebep motivasyon eksikliğinden kaynaklanıyorsa motivasyonu artıracak önlemler alınır. Ödüllendirme sistemi PD sisteminin bumerang etkisi olan tamamlayıcı bir alt sistemidir. Ödüllendirme PD sonuçlarına göre yapılır. Ödüllendirme aracılığıyla çalışanın motivasyonunun arttığı kabul edilir. Her ikisi bir arada düşünüldüğünde PD ve ödüllendirmenin amacı çalışanların beklenen davranışları göstermesinin sağlanmasıdır.

Ücretlendirme Sistemi

Ücret sistemi firma ile çalışan arasındaki sözleşmenin özüdür. Bu nedenle en kritik husustur. Ücretin büyüklüğü ve göreceli değeri çalışanın beklenen davranışları sergilemesini doğrudan etkiler. Çeşitli ücretlendirme sistemleri olmakla birlikte en nesnel ücretlendirme iş değerlendirmeye dayanan ücretlendirmedir. Bu nedenle ücret sistemi iş değerlendirme sonuçlarından doğrudan etkilenir.

Sonuçlar: ilişki ağı ve sistemlerin amaçları

Yukarıda açıklananlar, bütün İK sistemleri arasında sıkı etkileşim olduğunu göstermektedir. Bu etkileşim nedeniyle bir sistemin performansı etkilendiği sistemin performansına bağlıdır. İki sistem grubunun kritik olduğu gözükmektedir. Bu gruplardan biri ana planları gösteren, organizasyonel planlama, kadro planlama ve iş analizidir. Eğer sistemler iş sonuçlarına uygun olarak belirlenirse, diğer sistemlerin performansının daha yüksek olması beklenir. Bu sistemler doğru planlar ortaya koyarsa, işe alma sistemi kritik hale gelir. Eğer işe alma sistemi verimli olarak çalışırsa eğitim ve performans sisteminin yükü ve kritikliği azalır.

http://kariyerakademi.net/