Sanal Organizasyonlar

Bilgen Hündür · #1 (**permalink**) 04-05-2006, 10:56 PM

1. Teknolojinin Gelişimi Ve Etkileri
Bazı alanlarda radikal ilerlemeler alışılmış bir hizmetin maliyetinde büyük düşüşler olmasını mümkün kılmış ya da eskiden ancak laboratuarlarda bulunan teknolojileri sıradan evlere getirmiştir. Bunun en açık örnekleri olarak telefon, faks ve bilgisayar verilebilir. Maliyetlerdeki düşüş, bu araçların kullanımında radikal değişikliklere yol açmıştır. KB’ler gücündeki bilgisayarlar ve faks cihazları 1960’ların başında da vardı, ama her ikisi de o kadar pahalı ve büyüktü ki, ancak büyük firmalarda ve savunma kuruluşlarında kullanılabiliyordu.
1970’lerin ikinci yarısından sonra bu iletişim teknolojilerinin çok hızlı bir şekilde gelişmesi ve günlük hayatın bir parçası haline gelmesiyle, yeni ve farklı düşünce tarzları, davranış biçimleri ortaya çıkmaya başlamıştır. Bilgisayar ağlarının gelişmesiyle zaman ve mekan sınırları aşılmış, dünyanın her yerinden her çeşit ve kültürden insan birbiriyle anında iletişim kurabilmeye başlamıştır. Her türlü ses ve görüntü iletimi, tasarımı yaşamın artık vazgeçilmez unsurlarını oluşturmaktadır.
“Elektronik devimin en ilginç yanı sosyal sonuçları olacaktır. Gerçekten özgür iletişimin şu üç alanda getireceği sonuçlar ilginç olacaktır: işyeri çoğu kimse için merkezi yer olmaktan çıkacak, evin bazıları için işverenin bulunduğu ülkede bile olması gerekmeyecek ve kişinin dış çevresinde, ülkesi, kenti ve sokağında büyük değişiklikler olacaktır.”
Yukarıdaki ifade 1994 yılında fütürolog Hamish Mcrae’nin bir öngörüsü olarak dikkat çekmektedir. Bu öngörüler, 2020 yılları için yapılmışken, henüz yazımının üzerinden altı yıl geçmeden, neredeyse gerçekleşmiştir. Bu da bilgi ve iletişim teknolojilerinin tahmin edilemez şekilde hızlı bir şekilde değişmekte olduğunu göstermektedir.
Elektronik devrim işyerine başlıca dört değişiklik getirmektedir:
1. Enformasyona ulaşmak neredeyse sınırsız hale gelmektedir; ama bu, kötü kaliteli enformasyon yığılmasını da birlikte getirmektedir. O nedenle, bu enformasyonu anlamak ve işlemek çok daha karmaşık bir uzmanlık işi haline gelmektedir.

Bir çok sektöre giriş maliyetleri düşmektedir.
İş sözleşmesinin doğası değişmekte, maaşlı istihdamın yerine, ücretin belli somut görevlerin yerine getirilmesiyle bağlı olduğu parça başına ödeme yeniden mümkün olmaktadır.
İşlerin çoğu evden yapılabildiği için, bazı hizmet dallarında ofis gereksizleşmektedir.

Bu değişim kendini ekonomik ve sosyal alanda son derece hızlı bir şekilde göstermiş ve sadece iletişim ve bilgi teknolojilerini kullanarak faaliyet gösteren şirketler, topluluklar ortaya çıkmıştır. Firmaların internet üzerinden yaptığı interaktif toplantılar, çalışanların fiziken bir ofiste değil de evlerinin bir odasını ofis haline getirerek bilgisayarlarının başında olmaları günümüzde artık son derece doğal karşılanmaktadır.

2. Sanal Ve Sanallık Kavramları

Kuşkusuz bu değişimler organizasyonların yapısını ve yönetim uygulamalarını kökten etkilemiştir. “Sanallık” son yılların çok tartışılan kavramlarından biri haline gelmiştir.
“Sanal” (virtual) kavramı, fiilen mevcut olmayan fakat sanki varmış gibi görülen, hissedilen anlamındadır. “Sanal gerçeklik” (virtual reality) de, bu fiilen olmayan bir olayın sanki mevcutmuş gibi hissedilmesi, sanki gerçekmiş gibi görülmesini ifade etmektedir. Örneğin, bazı gelecek bilimcilere göre, sanal gerçeklikteki katılımcılar, sadece bir yerden ayrılıp yola çıkmaz, aynı zamanda harcadıkları zamana değecek belli bir yere, belli bir etkinliğe doğru yola çıkarlar: Bu ortamlar arasında, tematik parklar, kumarhaneler, sanal gerçeklikler, internet sohbet odaları sayılabilir. Bilgisayarda tasarımı yapılan bir sinema koridorları içine girip yürümek, telekonferansla toplantı yapmak, evde oturup süpermarketlerden alışveriş yapmak, günlük hayatta hepimizin tanık olduğu sanal gerçeklik örnekleridir. Haberleşme ve bilgi işleme teknolojisindeki bu gelişmeler ile olayların zaman, fiziksel varlık ve coğrafi anlamda yer ile bağları kopmakta ve sanki bu faktörler varmış gibi hissedilmektedir.
Sanal gerçeklik işletmeler en yeni kavramlardan biridir. Sanal gerçeklik sistemleri gerçek iş aktivitelerini beyne gönderilen çeşitli mesajlar aracılığıyla canlandırır. Örneğin, bu sistem altında kişi normal bir odada iken, kendisini hızla kayak yaparken ve engelleri aşarken simule edebilir. Bu sistem organizasyonlar için düşünüldüğünde umut verici görünse de, yüksek maliyetleri dolayısıyla çok büyük işletmeler haricinde kullanımı çok yaygın olamamaktadır.

1999 yılında vizyona giren “Matrix”filmi tamamen sanal gerçeklik kavramı üzerine kurgulanmıştır. Filmde, tümüyle yapay zeka makineler tarafından yönetilen ve insanların beynine gönderilen elektrik sinyalleri ile normal bir dünyada yaşadıkları simule edilen bir kurgu vardır. Bu dünyadaki insanlar aslında yaşamamakta, sadece beyinlerine gönderilen sinyallerle yaşadıklarını zannetmektedirler. Yani tamamen sanal bir dünyada, sanki beyinlerinde canlandırılan gerçek yaşamlarıymış gibi yaşamlarını sürdürmektedirler. İşte bu filmde bahsedilen dünya, sanal gerçekliğe çok iyi bir örnektir. (ilgili olarak: www.whatisthematrix.com)
Sanal kelimesi üzerine bugüne dek pek çok tartışma yapılmıştır. Örneğin, 1996 yılında Hürriyet gazetesinde yayınlanan bir yazıda, sanal sözcüğünün “virtual” kelimesini tam karşılamadığı vurgulanmış, bunun yerine “sanki gerçek”, “sanki şirket” nitelemelerinin daha doğru olduğu ifade edilmiştir. Sanal sözcüğünün tam anlamıyla bir yokluğu, gerçek dışılığı karşıladığını oysa virtual kelimesinde bir gerçeklik payı bulunduğu söylenmiştir: “Sanki şirkette de bir gerçeklik var. Hatta bu şirketler sapına kadar gerçek. Bazıları sanki para kullansa da sonuçta gerçek para kazanıyorlar. Diğer şirketlerden tek farkları sanki ortamlarda iş yapmaları. Sanki şirketin tanımı bu kadar basit. Sanki şirket, sanki ortamları kullanan şirkettir.”

3. Sanal Organizasyon Kavramı

Sanal organizasyonlar esas olarak şöyle tanımlanabilir:
“Sanal organizasyon, varlığı kısmen ya da tamamen, iletişim teknolojileri ile birlikte ortaya çıkmış olan internete, kablolu sistemlere, telefon sistemlerine vb. bağlı olan bir işletme, klüp, topluluk, enstitü, kurum veya benzeri kuruluşlardır.”

Sanal organizasyonların başka bir tanımı da şu şekilde yapılmıştır:
“Aynı amaca yönelen ancak birbirinden bağımsız görevlerle yükümlü ve uzay, zaman ve fiziki sınırları aşarak iletişim teknolojilerinin ağlarıyla güçlendirilmiş bağlarla birbirine bağlı insan topluluğu.” Ya da; “Üyeleri uzun vadeli bir amaç veya hedef için bir araya gelmiş, iletişimlerini ve işlerin koordinasyonunu bilgi-iletişim teknolojileri yoluyla gerçekleştiren, coğrafi olarak geniş alana yayılmış olan bir organizasyondur.”

Bu üyeler, birbirinden bağımsız olsalar da çok iyi tanımlanmış rol ve statü ilişkilerine sahiptir.

Sanal Organizasyon, çalışanların belli bir yerde toplanmadığı, değişik mekanlardaki işletmelerin bir ürün veya hizmetin üretiminin belirli safhalarında yer aldığı, bilgisayar olanakları ile sürekli haberleşme içinde bulunan ve sanki tek bir organizasyon gibi müşterilerine mal veya hizmet sunan bir organizasyondur.

Sanal fikri, organizasyonun temel fonksiyonlarını gerçekleştirmede merkezi niteliklere sahip olma ihtiyacının olmadığı durumlarda ortaya çıkar. Ya da organizasyon üyelerinin, mesela çalışanların, coğrafi alanla sınırlanmadığı durumlarda ortaya çıkabilir. Böylece üyeler dünyanın herhangi bir yerinde oturarak, organizasyonu etkili bir şekilde destekleyebilirler.

Tam anlamı ile sanal bir organizasyonda çalışan birisi için şu sorulara cevap bulmak kolay olmamaktadır:
· Benim organizasyonum hangisidir?

Benim işim nedir?
Bu iş nerededir?
Benim amirim kimdir?
Benim kariyerim nedir?

3.1. Sanal Organizasyonların Özellikleri

Sanal organizasyonların başlıca özellikleri aşağıdaki gibidir:
· Farklı kişiler ya da kuruluşlar ortak bir amaç için sahip oldukları bilgi ve uzmanlık temelinde iletişim teknolojileri ile birbirine bağlanmıştır. İletişim teknolojilerinin yoğun kullanımı sanal organizasyonların aynı zamanda zayıf yönünü oluşturur.
· İnformal iletişim çok yoğundur. Resmi kuralların, prosedürlerin, açık raporlama ilişkilerinin olmamasından dolayı, informal ilişkilere kapsamlı olarak ihtiyaç duyulmaktadır. İnformal ilişkiler, kişiseldir, aynı seviyeler arasında yoğunlaşmıştır ve yüz yüze toplantı ve e-postada olduğu gibi interaktiftir.
· Başarısı, şebeke içinde yer alan birimler arasında yüksek düzeyde güven olmasına bağlıdır. Kişiler arası ilişki ve iletişim, birbirini anlama önem kazanmaktadır.
· Hiyerarşik kademeyi belirten örgütsel ünvanlar önemini kaybetmekte, yerini işin niteliğini belli eden ünvanlara bırakmaktadır. Dolayısıyla kişilerin statüleri değil, uzmanlıkları önem kazanmaktadır. Kişiler, aynı anda pekçok projede, yani organizasyonda çalışabilmektedirler. Geleneksel yetki ilişkileri bozulmaktadır.
· Uyum yeteneği yüksektir. Bilgi ve uzmanlık temeline bağlı değişik mekanlardaki kişi ve organizasyonları birleştiren sanal gruplar, müşteri ihtiyaçlarına son derece hızlı cevap verme yeteneğine sahiptir.
Sanal organizasyonlar neye benzeyip benzemediği konusunda, tek bir cevap verebilmek zordur. Dışarıdan bakan bir gözlemci için, tedarikçilerine ve müşterilerine karşı sürekli değişken özellikler göstererek sınırları belli olmayan bir görüntü çizecektir. Şirketin içinden bakıldığındaysa, ihtiyaca göre sürekli yenilenen ve değiştirilen geleneksel ofisler, departmanlar ve operasyonlar ile çok da biçimsiz olmayacaktır. Hat yetkisinde olduğu gibi, iş sorumlulukları da kesinlikle değişecektir: Tıpkı tedarikçilerin ve müşterilerin tanımları değiştiği gibi, çalışan tanımı da değişecek ve işletmeler, iş sorumlulukları için kendi çalışanlarından daha fazla şirket içinde zaman harcamaya başlayacaklardır.

3.2. Sanal Ekipler

Klasik bürokratik yapılarının aksine bugünün şirketleri için iş ekipleri çok önemlidir. Organizasyon içinde farklılaşmış özellikleriyle çalışanlar kompleks pek çok projeyi ekip ruhu içinde başarıyla tamamlamaktadırlar. Böyle bir ortamda daha fazla esneklik ve çalışanlara yaratıcılıklarını kullanabilmeleri için daha fazla bağımsızlık verilmektedir. Ancak bu iş ekipleri bile artık geride kalmış gibidir. Çünkü artık literatüre ve iş yaşamına giren “sanal ekipler” vardır.

Sanal ekipler ve ağlar en son geliştirilmiş organizasyon biçimleridir. Sanayi devrimiyle ortaya çıkan yönetim teorilerinden sonra bugün artık bilgi ve iletişim teknolojilerinin gelişmesiyle ağ kuruluşları ve sanal ekiplerden söz edilmeye başlanmıştır. 21.Yüzyılın işyerleri, sanal ekipler ile ekiplerden oluşan ağlardan meydana gelecek, insanlar hedefe ulaşmak için bir arada bir piramit şeklinde değil, bir ağ içinde çalışacaklar; iş yaşamının kavramsal modeli bu şekilde olacaktır.

Ağ kuruluşunda bir yandan hiyerarşi, bürokrasi ve küçük gruplar; diğer yanda ise birbirinden oldukça uzak ağ ilişkileri bir arada bulunabilir. Önemli olan belirli bir iş için en iyi organizasyon biçimini bulabilmektir.

Hiyerarşi/bürokrasi kuruluşundan ağlı kuruluşa geçiş yapmanın en kolay yolu, sisteme, fonksiyonları birbirine bağlayacak bağlantılar eklemektir. Bunun sonucunda, değişimin etkilerine daha kolay karşı koyabilecek güçlü ancak esnek bir yapı ortaya çıkacaktır. Bu yeni bağlantılar iletişimin dikey olduğu kadar yatay kanallardan da gerçekleşmesine olanak sağlayacaktır. Örneğin, Buckman Laboratuvarları, geleneksel sorun çözme yöntemlerinin pahalıya geldiğini ve verimsiz olduğunu farkederek, bir sorun çıktığında her müşteriye bir uzmanını göndermek yerine, şirkette çalışan 1200 kişiyi birbirine bağlayacak bir iletişim hattı kurmuş ve 24 saat hizmet vermeye başlamıştır.

Bugün işlemleri esnek ve maliyeti düşük bir biçimde organize etmek açısından ekiplerin akıllıca bir yol olduğu düşünülmektedir. Ne var ki teknolojideki son gelişmeler ile artık ekip üyelerinin birlikte çalışabilmeleri için aynı yerde bulunmaları gerekmemektedir. Artık sanal ekipler kurulabilmektedir; bunlar zaman ve yer sınırlarını aşmak, kuruluş dışına taşmak için teknolojiden yararlanan, ortak bir amaca yönelik ekiplerdir. Ne var ki, sanal ekiplerin başarısı teknolojiden çok insana dayanır. İnsana ilişkin konular öncelikle ele alınmadıkça teknoloji işe yaramayacaktır. Sanal bir ortamda çalışmak yeni bir organizasyon biçimi, yeni bir yönetim tarzı ve yeni bir liderlik türü gerektirir.

3.3. Sanal Ekiplerin Üç Boyutu

Sanal ekiplerin üç boyutu vardır: Amaç, insanlar ve bağlantılar.
· Amaç: Her türlü organizasyon için amaç çok önemlidir. Ama sanal kuruluşlar için daha kritik bir anlam taşır, çünkü onları bir arada tutan amaçtır. Geleneksel örgütlerde, çalışanlar için tehditler –işe alma ve işten çıkarma gücü- ve kesin belirlenmiş kurallar vardır. Oysa gerçek sanal ekiplerde sadece gerçekleştirilecek bir amaç vardır ve üyelerin çok güçlü bir şekilde bu amaç etrafında toplanmış olması gerekir.
· İnsanlar: İnsanlar sanal ekiplerin çekirdeğidir. Sanal ekipteki herkes hem özerk ve kendine yeter durumda, hem de karşılıklı bağımlılık içinde olabilmelidir. Eldeki işe göre bağlı olarak snal ekibin her üyesi bir noktada liderlik rolünü üstlenecektir.
· Bağlantılar: Bağlantılar yalnızca teknoloji değil kişisel ilişkilerdir de. Bu ilişkiler yüz yüze konuşmalarla olabileceği gibi iletişim teknolojilerinin kullanılmasıyla da olabilir. Eğer zaman içinde bu karşılıklı ilişkiler güven ilişkilerine dönüşürse sürekli hale geleceklerdir. Kuruluşu oluşturan ilişkilerdir.
Bilgi çağını farklı kılan bağlantılar ya da karşılıklı ilişkiler değil, dijital teknolojilerdir. Önemli olan bu teknolojilerin organizasyon biçimlerini nasıl etkileyeceğidir.
Daha önceleri sanal ekipler bilgiyi paylaşma ve işlerin koordinasyonu için elektronik postayı kullanırlardı. E-posta, bu gruplara her ihtiyaç duydukları anda, nerede olursa olsun, o işin uzmanı olan kişiye ulaşma şansı verirdi. E-postanın bu şekilde kullanımı fiziksel mekan paylaşımı olmadan bu grupların kendi kimliklerini yaratmasını ve ayakta tutmasını sağladığı gibi, aynı zamanda görünür, elle tutulur “gerçek” katılımcılar olmadan da varlığını sürdürebilmesini sağlamıştır. Yatay iletişimi kolaylaştıran ve geleneksel hiyerarşiyle daha az ilişkili olan bilgi teknolojileri sayesinde iletişimin artmasıyla yeni organizasyonel formlar gelişen yapı biçimleri ortaya koyabilirler.

www.gencbilim.com