Sistem Olarak Organizasyon
Sistem yaklaşımı temel olarak organizasyon ve organizasyonun bileşenleri arasındaki ilişkiler ile ilgili bir düşünce yapısıdır. Yönetimde sistem yaklaşımının organizasyonun iç ve dış ilişkilerini tanımlama, bu ilişkilerin yapısını görme ve bu ilişkilerin ana amacını açığa çıkarma olarak sayabileceğimiz üç amacı vardır.
Yönetimde sistem yaklaşımının savunucularının önerileri doğrultusunda organizasyonları açık sistemler olarak incelemek faydalı olacaktır. Açık sitem düşüncesi bir organizasyon ile çevresi arasındaki ilişkiye daha gerçekçi bir bakış açısı geliştirmeye izin verir. Fayol’un süreç yaklaşımı gibi geleneksel kapalı sistem nitelikli yaklaşımlar çevresel etkileri görmezden gelmişlerdir.
Sistem yaklaşımı açısından bakıldığında organizasyonlar, çevresinden çeşitli kaynakları alan (giriş), bu kaynakları işleyerek mal veya hizmet haline getiren (süreç) ve mal ve hizmetleri ileride yeniden kaynak sağlamak üzere çevresine veren (çıkış) birimler olarak görünür. Yani organizasyon bir açık sistemdir.
Açık bir sistem olarak organizasyonun içindeki dinamiklik derecesi endüstri ya da hizmet kolu, rekabet ortamı ve sistemi etkileyen dış faktörlerin değişkenliği ve önemine göre değişir.
1. Modelin Dayandığı Varsayımlar
Organizasyonun sistem modeli organizasyon karakteri ile ilgili dört önemli varsayıma dayanır.
1) Organizasyon açık sistem özellikleri taşıyan karmaşık bir sistem olarak kabul edilir. Organizasyonal sistemin sınırları belirli bir anda sabittir fakat zaman içinde değişir, yani organizasyon, karalı yapısı bozulmadan değişim gösterir.
2) Bir organizasyonun birden fazla giriş ve çıkışı olduğu ve açık sistem yapısını kazandıran sürekli bir çevre etkileşimine sahip olduğu kabul edilir.
3) Organizasyonal sistem beş alt sisteme bölünmüştür. Bu alt sistemler birbirlerinden bağımsız değildirler ve belirli bir derecede örtüşmektedirler
4) Organizasyon ve çevre arasındaki bağlantılara ek olarak alt sistemler arasında da bağlantılar vardır. Bunun sonucu olarak alt sistemler arasında yüksek derecede bağımlılık vardır.
2. Organizasyonun Çevresi
Her organizasyon bir çevre içine yerleşmiştir. Organizasyonun faaliyet alanına bağlı olarak çevre bir kasaba, eyalet, ülke ya da dünya olabilir. Örneğin büyük bir ulusal organizasyonun çevresi tüm ülke, General Electric ya da Birleşmiş Milletler gibi uluslararası bir organizasyonun çevresi ise tüm dünyadır.
3. Organizasyonun Giriş ve Çıkışları
Organizasyonun giriş ve çıkış türleri organizasyonun faaliyet alanı yanında organizasyonun yapısına göre de değişir. Bazı tipik giriş ve çıkışlar çalışanlar, finansman, hammadde, hizmetler ve bilgi olarak sayılabilir. Organizasyonlar ana giriş ve çıkışlarına göre çeşitlilik gösterirler. Bir endüstri kuruluşu için ana giriş hammadde, üniversiteler için öğrenciler, hastaneler için ise hastalardır. Benzer şekilde bir endüstri kuruluşu için ana çıkış üretimi yapılan ürün, üniversiteler için eğitilmiş öğrenciler, hastaneler ise tedavi edilmiş hastalardır.
4. Organizasyonun Alt Sistemleri
Bilindiği gibi sistem yaklaşımına göre bir organizasyon birbirleriyle etkileşim içinde olan alt sistemlerden oluşmaktadır. Bir organizasyonun alt sistemlerini çeşitli şekillerde belirleyip tanımlamak mümkündür. Organizasyonun departmanlarını birer alt sistem olarak kabul edip alt sistemler arasındaki ilişkileri departmanlar arası etkileşim ve bağımlılıklar olarak tanımlamak bu yöntemlerden birisidir. Burada organizasyonun alt sistemleri, organizasyon yapısına çok fazla bağlı kalmadan daha kavramsal ve her tür organizasyona uyarlanabilecek bir model olarak incelenmiştir. Daha önce de belirtildiği gibi organizasyonal sistem kısmen örtüşen beş alt sistemden oluşur.
a) Fonksiyonel Alt Sistem
Bu alt sistem işlerin yapısal tanımlarından, bu işlerin birbirleriyle ilişkilerinden, organizasyonun resmi veya yasal yetki yapısından, yazılı politika, prosedür ve kurallardan, ödül ve teşvik sistemimden ve uzmanlaşma ve koordinasyondan oluşur. Bu bilgilere dayanarak bu alt sistemin yönetim ve organizasyonun teorisinin geleneksel bakış açısından oluştuğunu söyleyebiliriz. Bu alt sistemdeki önemli noktalar iş tanımı ve uzmanlaşma, koordinasyon ve kontrol, yetki yapısının yani hiyerarşinin yapılandırılması ve bu yapıyı idare edecek kural ve politikalardır. Alt sistem içindeki aktiviteler görev bazlı, roller ise teknik özelliklidir.
Bu alt sistemin bileşenleri ya da değişkenleri otorite, durum, rütbe, kontrol aralığı, görev ve iş tanımı, hiyerarşik yapı ve kar gibi ekonomik değişkenlerdir. Dayandığı temel varlıklara ise insan, para, ekipman, hammadde gibi varlıklar örnek verilebilir.
b) Sosyal Alt Sistem
Bu alt sistem, organizasyon içindeki insanların sosyal etkileşimlerinden doğar. Fonksiyonel alt sistem, organizasyondaki bireylerin fonksiyonel rollerini tanımlar. Bu rollerin yerine getirilmesi sırasında insanlar arasında etkileşim sonucu birbirlerine karşı sevme, sevmeme, saygı veya çekim gibi hisler oluşur. Sosyal ilişkiler özelleşir, sosyal yapı karmaşıklaşır, bu yapıyı sürdürmek için sosyal normlar gelişir, yapısal olmayan bir haberleşme ağı gelişir ve bireylerin kendi görevleri dışında kendi sosyal rollerini de oynamaları gerekir.
Bu alt sistemin değişkenleri tanımlı görevler dışındaki sosyal aktiviteler, hisler, duygular, ihtiyaçlar, davranışlar, sosyal yapı, yapısal olamayan haberleşme kanalları, arkadaşlık ilişkileri, saygı ve benzeri olgulardır. Bu alt sistemin temel varlığı ise insandır.
c) Bilgi Alt Sistemi
Bu alt sistemdeki ana aktivite bilginin yapısal ve yapısal olmayan kanallardan aktarımıdır. Yapısal iletişim süreci bilginin toplanması, işlenmesi ve organizasyon içinde bir noktadan bir diğerine aktarımını içerir. Örneğin giderlere ait veriler organizasyonun değişik birimlerinde alınır ve birleştirilerek raporlar halinde sunulur ya da tüketici davranışları, rakipler ve ekonomik koşullar ile ilgili bilgiler toplanır ve bu bilgiler kullanılarak satış tahminleri yapılır. Yapısal olmayan kanallar dedikodu, şikayetler, ve genel olarak yapısal olarak tanımlanmamış tüm kanalları içerir.
Bu bilgiler ışığında bu alt sistemin temel olarak fonksiyonel alt sistem ihtiyaçlarına, bunun yanında bir derecede sosyal, kültürel ve politik alt sistem ihtiyaçlarına hizmet eder diyebiliriz. Fonksiyonel alt sistemin içerdiği görev ve iş aktivitelerinin koordinasyon ve kontrolü ve bu yapının idaresi için bu işlemler ile ilgili bilgilere ihtiyaç vardır ve bunlar bilgi alt sistemi ile sağlanır.
Bilgi alt siteminin fonksiyonel alt sitemin bir parçası olması gerektiği düşünülebilir, fakat bilgisayar ve bilişim sektöründeki gelişmeler sonucunda bu alan fonksiyonel alt sistemin benzeri aktivitelerinden oldukça farklılaşmıştır ve bu nedenle burada ayrı bir alt sistem olarak ele alınmıştır. Bununla beraber bu iki alt sistem arasında ciddi bir örtüşme vardır ve bu örtüşmenin yok olması söz konusu değildir.
Bilgi alt sistemi temel olarak organizasyonun bilgi ihtiyacının karşılanması işini üstlenir. Bu alt sistem içindeki önemli noktaları arsında bilgi işleme sürecindeki gecikmeler, bilginin kalite ve doğruluğu, bilgiyi toplama ve iletme kanallarının dizaynı, bilgiyi iletim ortam ve yönteminin seçimi sayılabilir. Daha önce de belirtildiği gibi bu alan teknolojideki gelişmelerin maksimum etkisi altındadır.
Bu alt sistemin değişkenleri yazılı dokümanlar, iletim ve saklamada kullanılan ortam, iletim kanallarının sayısı, bilginin nicelik ve kalitesi, parazit ve filtre gibi iletişim ağı özellikleri olarak sayılabilir. Varlıklar ise insan ve hesaplama ekipmanları gibi teknik ekipmanlardır.
d) Politik Alt Sistem
Bu alt sistem katılımcılar arasındaki güç ilişkileri, koalisyonlar ve ittifaklar ile ilgilenir. Sosyal alt sistem içinde gruplar arası koalisyonlar ve ittifaklar vardır fakat bunlar grup üyelerinin sosyal ihtiyaçlarının karşılanması için oluşturulurlar. Diğer bir taraftan insanlar güç ihtiyaçlarını yani kontrol, prestij, kabul görme gibi ihtiyaçlarını karşılamak için politik koalisyon ve ittifaklar kurarlar. Aynı zamanda fonksiyonel alt sistem içinde de departman komitesi, koordinasyon komitesi, icra komitesi gibi otorite ilişkilerine dayalı ittifaklar vardır. Fakat otorite güç kavramının sadece bir tarafıdır. Güç, genel olarak, başkalarını planlanmış bir sonuca yöneltme yeteneği ya da durumu olarak tanımlanabilir. Gücün kaynağını oluşturan unsurlar arsında bulunulan pozisyon veya sahip olunan rütbe, yapılan işin önemi, yer, uzmanlık, ilgi, sahip olma, koalisyon üyeliği, itibar, dışarıyla olan ilişkiler ve hatta kişisel özellikler sayılabilir. Bu özelliklere sahip olanlar, güce sahip olmada ve kullanmada başarılı olur ve organizasyondaki güce dayalı yapı detaylanır, kurulan değişik derecelerde güç sahibi koalisyon ve ittifaklar bu sayede daha kalıcı ve kararlı yapıda olurlar. Bu birliktelikler pazarlık ve uzlaşma ve özerkliklerine karşı olan tehditlerle meşgul olurlar, aynı zamanda organizasyonun amaçlarının belirlenmesinde ve değişiminde rol oynamaya başlarlar.
Bu alt sistemin bileşenleri güç kaynakları, pazarlık becerisi, çatışma, az bulunur kaynaklar, amaçlar, kontrol ihtiyacı olarak sayılabilir. Varlıkları ise temel olarak insandır.
e) Kültürel Alt Sistem
Bu alt sistem, organizasyonun varsayımlara, normlara, değerlere, inançlara sıkı bağlı olan, daha dayanıklı ve devamlı olan, organizasyonun katılımcıları arasında paylaşılan yönü ile ilgilenir. Organizasyonun üyeleri günlük işleriyle uğraştıkça gerçeklere ortak bir bakış açısı geliştirirler. Bunların arasında anahtar üyelerin çevre ile olan ilişkilerlerle olan bakış açıları, neyin gerçek olduğunu tanımlayan dil ve davranış kuralları, insanların birbirleriyle olan etkileşimlerinde doğru yolun bileşenleri, organizasyon ve üyeleri için yapılması gereken doğru şeyler sayılabilir. Zaman geçtikçe, geliştirilen bu ortak bakış açıları ve davranış biçimleri sosyalizasyon sürecinde organizasyonun yeni üyelerine de aktarılır. Üyeler kültürü varolan bir olgu olarak kabul ederler ve kültürel değişkenler inceleme ve müdahaleye kapalı hale gelir. Bunun sonucu olarak bir anlamda kültürel alt sistem organizasyonun ifade edilmeyen ve açık olarak görünür olmayan tarafını temsil eder ve bir çeşit organizasyonal bilinmeyen olarak diğer alt sistemleri bir arada tutar, organizasyona bir kimlik kazandırır.
Bu alt sistemin bileşenleri insana özgü olgular, inançlar, değerler ve paylaşılan varsayımlardır. Temel varlığı ise insandır.
Yukarıda anlatılan beş alt sistemle oluşturulan organizasyon ile ilgili iki gözlem şu şekilde açıklanabilir.
1) Belirlediğimiz yapı hem teknik hem de sosyal bileşenleri organizasyon yapısında barındırır. Fonksiyonel ve bilgi alt istemleri yapının teknik bileşenlerini, sosyal, politik ve kültürel alt sistemler ise sosyal yani insani bileşenleri temsil eder. Bu yüzden fonksiyonel ve bilgi alt sistemleri organizasyonun mantıksal, politik, sosyal ve kültürel alt sistemler ise karmaşık ve mantıksal olmayan bölümlerini temsil eder.
2) Farklı alt sistemler sadece organizasyonun farklı elemanlarıyla ilgilenmezler, farklı ve bazen birbirine zıt varsayımlar üzerinde çalışırlar. Örneğin sosyal alt sistem uyumu vurgularken politik alt sistem güç oyunları üzerinde durur.
5. Yapı ve Prosesler
Sistem olarak organizasyonun beş alt sistemi açıklanırken fonksiyonel alt sistem içinde iş ve görev yapısından, sosyal alt sistem içinde yapısal olmayan iletişim ve sosyal yapıdan, bilgi alt sisteminde iletişim yapısından, politik alt sistemde koalisyon yapısından, kültürel alt sistemde ise varsayımlar, değerler ve inançlardan oluşan yapıdan bahsedildi. Bu yapılar karalı ve sabit yapılardır.
Organizasyonal sistemin dinamiğinin büyük bölümü seyrek ve beklenmeyen olaylar dışındaki sistemin kendi süreçleri tarafından oluşturulur. Organizasyonal sistemin en az üç ana süreci olduğu söylenebilir. Bunlar:
a) Problem Çözme ve Karar Verme
Muhtemelen süreçlerin en önemlisi olan problem çözme ve karar verme, amaçların tespiti, planlama, uygulama, kontrol ve değerlendirme işlemlerini içerir.
b) İletişim
İlk süreçle doğrudan bağlantılı olan iletişim süreci bilgini toplanması, işlenmesi ve iletimi işlemlerini içerir. Aynı zamanda kararların iletiminde de rol oynar.
c) Dönüştürme
Dönüştürme süreci girişin işlenerek çıkışa dönüştürülmesi sürecidir.
6. İç ve Dış Bağlantılar
Daha önce de belirtildiği gibi hem bahsi geçen beş alt sistem arasında hem de çevre ile organizasyonal sistem arasında birçok bağlantı vardır. Çevre ile olan bağlantılar dış bağlantı, alt sistemler arasında olanlar ise iç bağlantı olarak adlandırılır.
Çevre ile etkileşim daha önce giriş ve çıkış biçiminde anlatıldı. İnsan gibi bazı girişler tüm alt sistemler ile bağlantılı iken bazıları sadece bir veya iki alt sistem ile bağlantılıdır. Örneğin kültürel değerler ve sosyal normlar temel olarak kültürel alt sistem ile bağlantılı iken bunu yanında politik ve sosyal alt sistemler ile de bağlantılıdır, bilişim teknolojisi ise temel olarak bilgi alt sistemi ile bağlantılıdır.
Alt sistemler bağımsız oldukları ve aynı zamanda önemli miktarda örtüştükleri için aralarında önemli bağlantılar vardır. Örneğin ihtiyaç duyulan bilgini niteliği fonksiyonel alt sistemden bilgi alt sistemine gönderilir, bunun karşılığında bilgi alt sisteminden fonksiyonel alt sisteme ilgili bilgiler gider. Alt sistemler arasındaki bağlantılar organizasyonun bütünsel yani sistemsel yapısını ortaya çıkarır. Buradan yola çıkarak bir alt sistemde yapılacak bir değişikliğin başka alt sistemlerde de yankıları olacağı açıktır. Bu değişiklikler birbirlerini dinamik olarak tetikleyerek sistemi aslında hedeflenmeyen bir duruma getirebilir. Bu durum bir sonraki bölümde incelenmiştir.
7. Gelişen Davranışlar ve Planlanmamış Sonuçlar
Organizasyonda karar veren ve seçim yapan kişiler genelde sitem hedeflerini takip ederken organizasyonda belirli davranış biçimleri tanımlarlar ve bunlar genelde fonksiyonel alt sistemin içeriğindedirler. Bunlara iş tanımları ve standart davranış biçimleri ve işlemler gibi örnekler verilebilir. Bununla beraber bilindiği gibi fonksiyonel alt sistem diğer alt sistemleri etkiler ve onlardan etkilenir. Bu etkileşim sonucunda bir etkinin yol açtığı değişimler tanımlanmış olandan farlı bir davranış ve düşünce yapısı gelişmesine neden olursa bu yeni davranış yapısına “gelişen davranışlar” adı verilir. Gelişen davranışlar, organizasyon içindeki çeşitli grupların karşılıklı bağımlılığı yani beraber çalışmadan organizasyon hedeflerine ulaşamayacakları gerçeğinin sonucu olarak varılan uzlaşmanın yansımasıdır.
Gelişen davranışların baştan öngörülmemiş sonuçları olur ve bunlar “planlanmamış sonuçlar” olarak adlandırılır. Planlanmamış sonuçların kaynaklarını iki başlık altında toplayabiliriz:
a) Hedeflerin Sınırlayıcı Fonksiyonu
Bir aktivitenin amacı muhtemel sonuç ve durumlar arasından hedef olarak seçilene ulaşmaktır. Seçilen hedefe ulaşmaya konsantre olunması durumu, hedef dışındaki ortaya çıkması muhtemel sonuçların gözden kaçırılmasına neden olur.
b) Alt Sistemler Arası Etkileşim
Daha önce belirtildiği gibi alt sistemler arası etkileşim ve bağımlılığın varlığı, bir alt sistemdeki etki ya da değişikliğin diğer alt sistemlerin de bundan etkilenip değişmesine ve sonuçta yeni gelişen organizasyonal davranışlara ve planlanmamış sonuçlara neden olabilir. Bu durum değişikliğin sistem içinde yeni bir uzlaşma ve uyumun yakalanması ile oluşur.
www.gencbilim.com
Sistem Olarak Organizasyon
Düzenli Mod
