1. Yönetim bilimi ve sistem yaklaşımı
Yönetim bilimi, organizasyonun amaçlarını ve kaynaklarını dikkate alarak, bilimsel problem çözme teknikleriyle, organizasyonun uzun, orta ve kısa dönemli politika ve kararlarını belirlemektedir.
İşletmede görev yapan tüm elemanların belirlenen amaçlar doğrultusunda uyumlu, planlı ve düzenli çalışmasının sağlanması yönetim işlevini oluşturur ve bu görevi de yöneticiler yapar. Birden çok eleman Çalıştıran her işletmede yönetim işlevi vardır.Yöneticinin görevi işletmeyi çalışanlar aracılığı ile en etkin ve en kısa zamanda amaçlarına ulaştırmaktır.
Sistem bütünün birbiri ile ilişkili birer parçası olarak ortak bir amacı başarmak, gerçekleştirmek üzere biraraya gelmesi ile oluşan birlikteliktir. Sistem fonksiyonları; dış çevreden girdilerin alınması, belirli yöntemler ile dönüştürülmesi ve bir ürün olarak tekrar dış çevreye verilmesini sağlarlar. İşletme organizasyonlarının bir sistem olarak ele alınmasında karşımıza beş bileşen çıkar. Bunlar; girdi, dönüşüm süreci, çıktı,geri besleme ve çevredir. Girdi; insan, fiziki varlıklar, bilgi kaynakları gibi üretim ve hizmet için kullanılan materyallerden oluşur. Dönüşüm süreci, üretim teknolojisinin girdiyi çıktıya dönüştürmesi;çıktı örgütün ürünü veya hizmet; geri besleme ise sonuç bilginin bir daha ki döngüde kullanılmasıdır.son olarak çevre ise;örgütün etrafında yer alan sosyal, politik ve ekonomik kuvvetlerdir. Bilindiği üzere sistem teorisi ile ilgili bazı fikirler yönetim düşüncesi üzerinde önemli etkiler yaratmış olup bunlar; açık kapalı sistemler,entropi,sinerji ve alt sistem ayrımları ile örneklendirilebilir.
Yönetimde sistem yaklaşımı denildiği zaman, yönetim olaylarını ve bu olayların cereyan ettiği birimleri birbirleri ile ilişkili bir biçimde ele alan yaklaşım anlaşılmaktadır. Başka bir deyiş ile sistem yaklaşımı organizasyonu çeşitli parçalar,süreçler ve amaçlardan oluşan bir bütün olarak ele alır.
Bu tanımlamanın ardından yönetimde sistem yaklaşımının kullanılması ve organizasyonların birer sistem olarak ele alınmalarının nedenlerini incelemek gerekliliği doğmaktadır.
Bir defa böyle bir yaklaşım Klasik (Geleneksel) Yönetim Teorisinin katılığı ve kapalılığından kurtulmak için gerekli olmuştur. Böyle bir yaklaşım organizasyonlara esneklik sağlamış ve organizasyonları daha kapsamlı bir şekilde incelemek mümkün olmuştur. Ayrıca böyle bir yaklaşım, Neo-Klasik (Davranışsal) Yönetim Teorisinin Bulgularını daha etkin bir şekilde uygulamaya olanak sağlamıştır. Bunlara ek olarak yönetimde sistem yaklaşımı yöneticilere şu yararları sağlamıştır.
1) Yönetici görevini dar bir şekilde, sadece kendi fonksiyonu açısından yorumlamaktan kurtularak, kendi siteminin bağlı olduğu diğer alt sistemleri ve çevre koşullarını da dikkate almak zorunda kalmıştır.
2) Yönetici kendi sisteminin amaçlarını daha geniş bir sistemin amaçları ile ilişkilendirme fırsatı bulmuştur.
3) Yönetici organizasyon yapısını alt-sistemlerin amaçları ile uyumlu bir şekilde kurma olanağına kavuşmuştur.
4) Yönetici, alt sistemleri değerlerken bu sistemlerin esas sisteme yaptıkları katkıyı belirleme olanağına kavuşmuştur.
Sistem yaklaşımı, yönetimin en önemli özelliklerinden birini vurgulamaktadır: Organizasyonun yaşaması ve gelişmesi ve dinamik dengelerin sağlanması için, yöneticinin organizasyonla ilgili bütün faktörleri (kontrol içi ve dışı) bilmesi anlaması ve değerlemesi gerekmektedir. İşte sistem yaklaşımı yöneticiye bu olanağı sağlar. Yönetici sistem içi ve dış Çevreye ilişkin Faktörleri (parametreleri ve değişkenleri) değerleyerek organizasyonun bunlara uymasını sağlayacaktır.
Yukarıda belirtilen esaslara ek olarak sistem teorisinin organizasyonu dinamik, organik, bütüncül bir yapı olarak değerlendirişi yöneticilere kolaylık sağlamış ve onların bir tek şey için farklı problemlerin çözümleyicileri olmadıklarını gözler önüne serilmiş olup buna karşın bileşenler ve prosesler arası ilişki konusuna müdahale edebilen bir konumda olmalarının gereği vurgulanmaktadır.
2. Yönetim fonksiyonları ve sistem kavramı
İşletme içerisinde yönetim bir alt sistem olarak düşünüldüğünde; organizasyonun tümü ile çevresi arasında bağlantı kurarak amaçların belirlenmesinden, stratejik, operasyonal, kapsamlı planların dizayn ve inşasına buradan da kontrol süreçlerine kadar uzana bir yapı sergilemektedir
Yöneticilerin temel amacı organize olmamış insan, hammadde, makine, teçhizat ve para gibi çeşitli kaynakları organize ederek yararlı bir çıktı üretmek ve teşebbüsün önceden belirlediği amaçlara ulaşmasını sağlamaktır. Gerçekte yönetim, önceden belirlenmiş amaçları gerçekleştirmek için birbiri ile ilişkisiz çeşitli kaynakları bir sistem içerisinde bütünleştiren bir süreçtir. Bir işletmenin sistem kavramı ışığında kurulması planlama, organizasyon, kontrol ve haberleşme gibi temel fonksiyonlara olan ihtiyacı ortadan kaldırmaz. Bununla birlikte bu fonksiyonların birbirinden bağımsız eylemler şeklinde ele alınmaları yerine, sistemi amaçlarına ulaştırmak üzere, birbirleri ile sürekli ilişkili ve etkileşimli bir biçimde ele alınmaları gerekmektedir. Bir başka ifade ile her şey sistem ve onun amaçlarını yerine getirecek biçimde oluşturulmalıdır. Bu görüşün ışığı altında temel yönetim fonksiyonlarını incelemek yararlı olacaktır.
a) Planlama Fonksiyonu ve Sistem kavramı
Planlama varılması tasarlanan hedeflerin belirlenmesi ve bu hedeflere giden yol,yöntem ve araçların önceden seçilmesi olarak tanımlanabilir.
Planlama üç aşamada gerçekleşen bir süreçtir. Birinci aşama tepe yönetimi tarafından gerçekleştirilir. Bu aşamada, politikalar, amaçlar, işletmenin ürettiği mal veya hizmete ilişkin kararlar verilir. İkinci aşamada planlar orta kademe yöneticiler tarafından yapılır. Bu aşamada önceden geniş bir şekilde verilmiş olan kararlar sonucunda bu planlara kaynak tahsisi yapılır. Üçüncü aşamada bu kaynak ve insangücü tahsisinin nasıl yapılacağı sorusu cevaplandırılmaya çalışılır. Bu düzeyde bir planlama sırasında programlanmış karar verme, yöneylem araştırması ve bilgisayar olanaklarından yararlanmak mümkündür.
Birinci planlama aşamasını, çevreden ve rekabet alanından gelen dış bilgiler ve işletmeden gelen geri besleme mesajı gibi çeşitligirdileri olan bir sistem şeklinde ele almak mümkündür. Bundan sonraki her planlama aşamasını benzer şekilde ele almak mümkündür. Çünkü her planlama aşamasında bir önceki aşamadan ulaşan bilgiler sonucunda gerçekleştirilen bir işlem ve çıktı sözkonusudur.
Planlama fonksiyonu, bir sistem olarak işletmenin bir amaca yönelik olarak faaliyetlerini sürdürmesinin tek kaynağıdır. Bu nedenle planlama fonksiyonunun önemi çok büyüktür.
b) Örgütleme Fonksiyonu ve Sistem Kavramı Planlama ışığında incelediğimizde planlanan amaçları gerçekleştirmek üzere işletmenin bir bütün olarak faaliyetlerini sürüdürmesi aşaması incelendiğinde amaçların, onlara ulaşmak için izlenecek yolun, yaralanılacak olanakların bu uğurda sarfedilecek çabanın yani neyin kimler tarafından, nerede, nasıl ve ne zaman yapılacağı sorularının cevaplandırılmış olduğu görülecektir.Ancak tüm bunlar kağıt üzerindedir. Örgütleme fonksiyonu ise plana uygun bir biçimde gerçekleştirilecek işleri bölmek, gruplamak, kısımlara ayırmak ve işbirimleri haline sokmak ve bu işleri yapacak kimselerin niteliklerini tayin ve kontrol ederek işlere gerekli atamaların yapılmasını sağlamaktır. Bir başka ifade ile planlama aşamasında amacı, uğraşı alanı ve diğer özellikleri belirlenen işletmeyi, işler hale getirmek organizasyon fonksiyonu ile başarılır.
Bir işletme organizasyonunu sistem yaklaşımı kavramı organizasyon fonksiyonunun başarılması ile gerçekleşir.
c) Yöneltme Fonksiyonu ve Sistem KavramıYöneltme işlevinin temel niteliği örgüte dinamizm getirmesidir.kuruluş ve işleyiş planları, amaçları ve örgütsel düzeni hazırlanmış bir işletmede sıra örgütün harekete geçirilmesine gelir. Burada yönetici kesin yetki ve otorite gücünü kullanarak astlarına iş yaptırmak üzere buyruklar vermeye başlar ve örgüt canlılık kazanır.
Bu fonksiyon yöneticinin astlarının faaliyetlerini etkilemesi, bu faaliyetlere bir yön vermesi ile ilgilidir. Emir komuta fonksiyonu yönetimin en karmaşık Fonksiyonlarından biridir. Çünkü emir komuta doğrudan insan ile ilgilidir. Örgüt içinde bireyin her zaman rasyonel hareket etmediği, insanların birbirinden farklı olduğu Gibi gerçekler emir komuta fonksiyonunu oldukça karmaşık kılmaktadır. Hatırlanacağı üzere insan ilişkileri yaklaşımı ve bu yaklaşımın etkisi ile ortaya çıkan neo klasik yönetim düşüncesi ağırlıklı olarak bu konuya değinmektedir.
Bir yöneticinin astlarını yönlendirme şekli içinde bulunulan koşullara bağlıdır.değişik koşullar değişik yönetim tarzları gerektirebilir.
Kara vermek, iletmek ve eyleme geçmek yürütme işlevinin evreleri olarak ortaya çıkmaktadır.Daha önce hazırlanan planlar dahilinde günlük rutin dahilinde bazı karaların alınması gerekmektedir. Alınan bu kararların ikinci evrede işgörenlere iletilmesi gerekmektedir. Alınan kararın işgörenler iletilmesi ile işlerin etkin ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesi hedeflenmektedir.
d) Koordinasyon fonksiyonu ve Sistem KavramıKoordinasyon Fonksiyonu çalışmayı kolaylaştırmak ve başarıyı sağlamak için bütün çalışanların uyumlulaştırılmasıdır.
koordinasyon tüm yönetim fonksiyonlarının özünde yeralan bir faaliyettir. Yönetim sürecinin hazırlık aşamasında planlama ve örgütleme arasında temel amaç işletmede denge kurulmasıdır. Bu şekilde fiziksel faktörlerle insan faktörü ve çeşitli kademeler ve bölümler arasında denge kurulmaya çalışılmaktadır.
Düşüncelerin eyleme, eylemlerin öğrenmeye, öğrenmenin karar vermeye dönüşümü, koordinasyon sayesinde başarılır. İşletme dışından gelen bilgilerle birlikte işletme içinde oluşturulan iyi bir koordinasyon tüm fonksiyonların (planlama, organizasyon, yöneltme, kontrol ve koordinasyon) yeterince yerine getirilmelerinin ilk ve en önemli gereğidir.
e) Kontrol Fonksiyonu ve Sistem Kavramı Genel olarak kontrol fonksiyonunun amacı, mevcut durumun olması gereken biçimde olup olmadığını araştırmaktır. Diğer yönetim fonksiyonları desteğinde şöyle bir tanım yapmak mümkündür. Kontrol fonksiyonu organizasyon fonksiyonunun yerine getirilmesi sonucunda mal veya hizmet üreten işletmenin bu faaliyetlerinin plana uygun olup olmadığını araştırmak ve düzeltici tedbirler almaktır.
O halde bir kontrol fonksiyonunda üç temel öğe vardır;
1) Arzulanan performansı temsil edecek standartların oluşturulması( Planlama aşamasında plan yapma)
2) Gerçekleşen performansın ölçülmesi
3) Belirlenen standartlardan sapmaların belirlenmesi ve düzeltici tedbirlerin alınması.
Görüldüğü üzere kontrol sadece bir karşılaştırma işlemi değildir. Sapmaların düzeltilmesi faaliyetini de içermektedir. Gerçekte kontrol fonksiyonunun asıl amacı bu sapmaları düzeltmek ve toleransları içinde tutmak olduğundan diğer yönetim fonksiyonları ile içiçedir. Kontrol fonksiyonu dinamik bir sistem olarak işletmenin planlanan amaçlarını gerçekleştirip gerçekleştiremediği hakkında, bir geri besleme fonksiyonu görevini ifa eder. Böylece planlama, organizasyon , kontrol ve aradaki iletişimi sağlayan koordinasyon fonksiyonu ile bir işletme, sistemler hiyerarşisinin en üst düzeylerinde yer alan karmaşık dinamik yapılı açık bir sistemdir.
www.gencbilim.com
Sistem Yaklaşımının Yönetim Fonksiyonları Açısından Önemi
Düzenli Mod
