AÇIK DEFTER YÖNETİMİ’NİN TANIMI

Açık defter yönetimi, yönetici-işgören bütün çalışanların işletmenin para kazanması üzerinde yoğunlaştığı (Case, 1995: 26-38) işletmelerin “patron bilir” anlayışından kurtularak işgörenlerini bilgilendirdiği ve yetki ile güçlendirdiği açık ve demokratik bir katılımcı yönetim anlayışıdır. Bu anlayışta işletmenin ne durumda olduğu, varsa, problemlerin nereden kaynaklandığı ve ne tür önlemlerin alınması gerektiği sadece yöneticilerin değil işletmedeki herkesin sorumluluğundadır (Stendardi ve Tyson. 1997: 35-41) ve finansal/psikolojik riskler ve ödüller paylaşılmaktadır (Gendron, 1995: 13). ADY, bir muhasebe ve finansman tekniğinden daha çok, işletme defterlerini bütün işgörenlere açan ve işgörenlerin işletmenin nasıl para kazandığını ve kendi çabalarının işletme başarısını nasıl etkilediğini anlamalarını kolaylaştıracak sürekli bir eğitim vermeyi ilke edinen bir felsefedir (Kroll, 1997: 47-51).

ADY’nin özünde var olan, “işgörenler işletmenin amaçlarıyla aktif bir şekilde ilgili olmalıdırlar” fikri kısa bir geçmişe sahiptir. Bu düşünceyi kazanç paylaşma ve işgörenlerin hisse senedi sahibi yapılması gibi bazı yeni ödüllendirme sistemleriyle de destekleyen ADY bir bakıma işgörenlerin yönetime katılımı programlarını çağrıştırmaktadır. Fakat bu tür programlar ADY’nin sadece bir yönünü oluşturmaktadır. Bir kaç hisse senedine sahip olmaları, işgörenlerin sihirli bir şekilde işletme sahibi gibi düşünüp hareket etmelerini sağlamaya yetmez (Case, 1997: 120). Bir çok yönetici işgörenlerin karar verme sürecine dahil edilmesinden, onların güçlendirilmesinden söz ederek işgörenlerin işletmenin en önemli aktifleri olduğunu vurgulamakta fakat bunlardan çok azı işletmenin satışları, kârı ve maliyetleri gibi kritik bilgileri işgörenleriyle paylaşmaktadır (Pascarella, 1998: 58).

AÇIK DEFTER YÖNETİMİ’NİN TARİHİ GELİŞİMİ

ADY bir yönetim konsepti olarak ilk defa John Case tarafından 1990 yılında Inc. dergisinde yayınlanan bir makalede ortaya atılmıştır. Case, 1995 yılında “Open Book Management”, 1998 yılında ise “The Open-Book Experience: Lessons from Over 100 Companies Who Successfully Transformed Themselves” isimli kitaplarıyla kavramı uygulamadan örneklerle destekleyerek işletme dünyasına kazandırmaya çalışmıştır (Pascarella, 1998: 58). John Case tarafından ortaya atılmış olmasına rağmen ADY’nin kökleri oldukça eskiye kadar uzanmaktadır. 1954 yılında Peter Drucker işgörenlere performanslarını kontrol etmeleri, ölçmeleri ve yönlendirmeleri için izin verilmesinden ve performanslarıyla ilgili kendi kendilerine geri besleme almalarının öneminden söz etmekteydi. ADY’nin önemli bir yönünü oluşturan “bilginin serbest dolaşımı” düşüncesi, Y teorisinden bu yana bir çok katılımcı yönetim anlayışında önemsenmiştir (Case, 1990: 104-111).

ADY, sezgisel olarak Wall-Mart tarafından uygulana gelmiştir. Finansal bilgileri işgörenleriyle paylaşıp, işletme performansından ötürü onları hisse senetleriyle ödüllendirerek sanki mağazayı işletiyorlarmış gibi düşündürerek çalışmalarını özendiren Wall-Mart bir ADY şirketi sayılabilir (Case, 1997: 121). ADY’yi gerçek anlamda uygulayarak etkileyici sonuçlar alan ve bu konuda diğer işletmeler için bir benchmark işlevi gören diğer bir işletme ise Missouri’deki (ABD) Springfield ReManufacturing Corporation (SRC)’dir (Case, 1997: 121). Dünyanın bir çok yerinden yöneticiler şirketin başarısının sırrını öğrenmek için her yıl Springfield’e şirket tarafından düzenlenen bir seminere katılmak için akın etmektedirler (Walters, 1996: 9).

Genel müdür Jack Stack 1994 yılında yayınlanan “The Great Game of Business” isimli kitabında ADY’nin işgörenlerin gerçekten iş adamı gibi düşünmeleri için eğitilmelerinde, güdülenmelerinde ve güçlendirilmelerinde kullanılabilecek önemli bir yönetim anlayışı olduğunu vurgulamaktadır (Stendardi ve Tyson, 1997: 35-41).

AÇIK DEFTER YÖNETİMİ’NİN İLKELERİ

ADY ile ilgili standart kurallar olmamasına rağmen izlenilmesinde yarar görülen bazı temel ilkelerden söz edilmektedir (Case, 1995: 26-38).

4.1. Finansal Bilgileri Anlamaları için İşgörenler Eğitilmelidirler

Yöneticiler ve işgörenler gelir tablosu, bilanço ve nakit akım tablosu gibi finansal tabloları anlayacak ve yorum yapabilecekleri şekilde eğitilmelidirler (Davis, 1997: 10-11). Klasik eğitim yöntemlerinin yanı sıra, işgörenlerin oldukça basitleştirilmiş bir üretim işinin nasıl yapıldığını hatta bir işletmenin nasıl işlediğini adım adım takip etmelerine, finansal tabloların nasıl oluşturulduğunu görmelerine yardım edecek ve işgörenlerin stratejik planlar yaparak finansal kararlar vermesini öğretecek simülasyon oyunları da kullanılabilir. İşgörenlerin evde, iş aralarında ve makinelerin bozuk olduğu zamanlarda oynayabilecekleri bu oyunlar eğitim maliyet ve zamanlarını da en aza indirecektir (Case, 1997: 124).

Fonksiyonel yoğunlaşmadan süreçsel yoğunlaşmaya geçen işletmelerde işgörenler kendi performanslarını arttırabilmek için hem diğerlerinin işlerini nasıl etkilediklerini hem de onlardan nasıl etkilendikleri anlamak zorundadırlar. Bu da onların işletmenin değişik alanlarıyla ilgili gerekli bilgiye ulaşmalarını zorunlu kılmaktadır (Slater ve Olson, 1996: 48-53). Üstelik, İşgörenlerin temel iş süreçlerini ve işletmenin iç ve dış değer zincirini tanımaları ve bireysel görevlerinin bu süreçlerle nasıl örtüştüğünü anlamaları fonksiyonel miyopluktan kurtulmaya da yardım edecektir (Tobin, 1996: 126). İşgörenlerin finansal konulardaki öğrenme çabalarını ikramiyeler ile ilişkilendirmek eğitim programlarına katılımı özendirebilir (Gruner, 1996: 95).

4.2. Finansal Bilgiler İşgörenlerle Paylaşılmalıdır

Anahtar finansal bilgilerin izlenmesinde ve işgörenlerle paylaşılmasında sıkça kullanılan “skorbordlar” hem bir geri besleme yöntemi hem de bir eğitim aracıdırlar. Elektronik (dijital) panolar, klasik ilan tahtaları, intranetler veya basılı metinler şeklinde olabilen skorbordlar işgörenlerin kendi çabaları ile iş ünitesinin ve işletmenin performans sonuçları arasındaki ilişkiyi anlamalarına yardımcı olur (Case, 1997: 123-124). Ayrıca, finansal tabloların kafeterya yada yemekhane duvarlarına asılması ve yönetici ve işgörenlerin birlikte katılacakları periyodik toplantılar da finansal bilgileri paylaşmak ve zamanlı geri besleme sunmak için etkin olarak kullanılabilirler (Ruhl, 1995: 80-90).

Bilgi paylaşımı amacıyla düzenlenen finansal tablolardaki rakamların açıklama ve yorumlarını aynı tablo üzerine eklemek, farklı masraf kalemlerini gelir tablosunda ayrı ayrı yazmak, hangi departmanın bu masraflara ne kadar katkı yaptığını ve stok fazlalarının veya geç tahsillerin bilançoya ve nakit akım döngüsüne nasıl etki ettiğini göstermek kuşkusuz işgörenlerin anlama seviyelerini yükseltecektir (Davis, 1997: 11). İşgörenlerin borçlar, krediler, maaşlar ve giderler konusunda fikir sahibi olmalarına izin verilmesi problemlerin tartışılarak daha iyi çözümlerin bulunmasına yardımcı olacaktır (Alverson, 1998: 39). ADY aynı zamanda bir öğrenme süreci olduğundan işletmenin varsa olumsuz bilgileri de işgörenlerle paylaşılmalıdır (Pascarella, 1998: 58-61). Bu, işgörenlern sorunlara sahip çıkmasına ve daha gerçekçi davranmalarına yardımcı olur.

4.3. İşgörenler Güçlendirilmelidirler

Son yıllarda yönetimle ilgili ortaya çıkan birçok kavramla birlikte işyeri, işgören ve iş kavramları da giderek geleneksel anlamlarının ötesinde farklı görünümler kazanmaya başlamışlardır. Düşünen, konuşan ve sorgulayan aktif bir özne olarak işgören artık sadece bir üretim aracı; “ihtiyaçlarınca güdülenen bir mekanizma”; rasyonel bir kâr maksimize edicisi; kullanılması gereken bir kaynak ve minimize edilmesi gereken bir maliyet olarak görülemez. Yeni işyeri konseptinde işgören daha özerktir, (klasik anlamda) daha az yönetilmekte ve daha fazla güce sahip bulunmaktadır (Aktouf, 1992: 411-420).

Dolayısıyla, yöneticiler işgörenleri sadece belli işleri planlama veya kalite hedeflerine ulaşma konusunda değil aynı zamanda ünite bütçelerini yapma ve kâr amaçlarını belirlemede de sorumlu tutmalıdırlar (Case, 1997: 120-125).
Planların ve (maliyetler, gelirler, verimlilik rakamları gibi) finansal sonuçların işgörenlerle paylaşılması insiyatifi, yenilik yaratmayı ve işletmeye bağlılığı arttıracak, işgörenleri güçlendirecek ve de yöneticileri liberalleştirecektir (Case, 1990: 104-111).

Bir ADY işletmesinde yönetici ve işgörenler (sendika) arasındaki olası düşmanca ilişkiler ya minimum seviyededir ya da hiç yoktur (Ruhl, 1995: 80-90). ADY sıradan bir işgörene kendine güven duygusu, saygı ve işletmenin geleceği ile ilgili aktif rol oynama olanağı sunmaktadır (Whitford, 1995: 44-50).

4.4. İşgörenler İşletme Başarısından Dolayı Ödüllendirilmelidirler

ADY, bir örgütün finansal performansı için kritik rakamlarla işe başlar ve bunları işgörenlerin ulaşacakları stratejik hedefler haline dönüştürür (Napier, 1998: 60) sonuçta da işgörenlere yaratılmasına katkıda bulundukları finansal çıktılardan pay verilmesini öngörür (Davis, 1997: 12-13). ADY’de ikramiye sistemi tamamen şeffaftır: İşgörenler başarıyı belirleyen rakamları görür, bu rakamlara ulaşma konusunda oynadıkları rolü ve eğer ünite amacına ulaşırsa nasıl ödüllendirileceklerini bilirler (Case, 1997: 120). Normal maaş ve ikramiye ödemelerinin yanı sıra elde edilen başarıları ve başarı ile bitirilen projeleri plaket, akşam yemeği, parti vb. ödüllerle kutlamak ve başarıları işletme dergi veya gazetesinde yayımlamak ADY’ye olan ilgi ve heyecanı devam ettirmeye yardım edecektir (Davis, 1997: 12).

ADY, kısaca ESOP olarak anılan “işgören hisse senedi sahipliği planı”ndan isteğe bağlı olarak yararlanmaktadır. Jack Stack bunu ADY’de son nokta olarak değerlendirmektedir. ESOP vergi tasarrufu sağlama, işgören devrini azaltma ve işletme ile işgörenler arasında yakın bir bağ oluşturma gibi yararlar sunmakta (Davis, 1997: 13) ve işgörenlerin “sahip gibi” düşünmeleri yerine “sahip olarak” hareket etmelerine olanak tanımaktadır (Kroll, 1997: 47-51).

5. AÇIK DEFTER YÖNETİMİ’NİN ELEŞTİRİSİ

5.1. İşletme Sırlarının Rakiplere Sızma Riski

İşgörenlerle paylaşılan finansal bilgilerin rakiplerin eline geçerek işletmenin rekabet üstünlüğünün yitirilmesine neden olacağı, açıklanan kâr bilgilerinin yaratıcı muhasebecilik alternatiflerini daraltacağı (Davis, 1997: 14) ve işgörenlerin daha fazla ücret talep etmelerine neden olabileceği (Lammers, 1992: 95) endişeleri işletmelerin ADY’ye şüphe ile yaklaşmalarına neden olmaktadır. Bu nedenle, yönetimin defterleri açmaya zihinsel olarak hazırlanması, onların işgörenlerle paylaşılan bilgilerin rakiplerin eline geçeceği paranoyasından kurtarılması yeni yönetim anlayışının etkinliği açısından kritik bir öneme sahip bulunmaktadır (Case, 1998: 58).

ADY’nin başarısı işgörenlerle yönetici ve sahipler arasında geliştirilecek karşılıklı güvene bağlıdır (Davis, 1997: 14). İşletmelerde aşırı gizlilik genç yöneticilerin yeterince gelişememesi, güçlü bir yönetim ekibi kurulamaması, koordinasyon, planlama ve kontrolde eksiklik, yabancılaşma, küskünlük, aile üyeleri ve ortaklar arasında çatışma gibi bazı olumsuz durumlara yol açabilecektir (Mendoza ve Aronoff, 1996: 56).

5.2. Eğitim Zamanı ve Maliyeti Sorunu

İşgörenlerin işletme yönetimi ve finansal verilerin analizi konusunda eğitilmelerinin önemli bir süreyi ve yatırımı gerektireceği (Davis, 1997: 14-15), finans orijinli olmayanların finans ve muhasebe konusunda eğitilmelerinin zorluğu dile getirilmekte ve (Stendardi ve Tyson. 1997: 35-41) yüzlerce hatta binlerce işgörenin eğitilip işletmenin finansal çıktılarına katkıda bulunmasının çok uzak bir olasılık olduğu ileri sürülmektedir (Case, 1997: 121-122).

5.3. İşgörenlerin Ödüllendirilmesi İle İlgili Sorunlar

Ücret sisteminin adil olması performans ölçme sisteminin doğruluğuna ve genel sonuçlara katkıların ne kadar açık ve net bir şekilde izlenebildiğine bağlıdır. Finansal tablolardaki rakamlar (doğası gereği farklı -hatta çatışan- önceliklere ve performans kriterlerine sahip olan) departmanlardan, bölümlerden veya ürün gruplarından derlenmekte olduğundan her bir departmanın toplam işletme performansına ne kadar katkı yaptığının belirlenmesi için gelir tablosundaki gelir/gider ve bilançodaki aktif/pasif kalemleri her departman için alt bileşenlerine ayırmaya yardım edecek form ve tablolara ihtiyaç duyulacaktır. Üstelik, finansal olmayan performans ölçülerini finansal tablolardaki rakamlarla ilişkilendirmede de bir kısım sorunlar yaşanabilecektir.

Bu nedenle, her departmanın kesin katkısının belirlenmesinin zor olduğu durumlarda eşit kâr dağıtımı insanları çok daha fazla motive edecek veya daha az tatminsizliğe yol açacaktır (Davis, 1997: 15-18).

5.4. Yönetici ve İşgören İlişkileri İle İlgili Konular

ADY, bir organizasyonun nasıl çalışacağı konusundaki temel varsayımları değiştirmekle birlikte örgüt hiyerarşisini bütünüyle ortadan kaldırmaz. ADY’nin yeni düşünce ve çalışma şeklinin yerleştirilmesinde üst düzey yöneticilerinin desteği çok önemlidir (Case, 1997: 120-123). Bununla birlikte, defterlerini işgörenlerine açan işletmelerde yöneticiler adeta camdan bir ofiste yaşamaya ve işletme/işletme yönetimi konusunda daha bilgili hale gelen işgörenlerin sorularıyla karşılaşırlar (Walters, 1996: 9). Pasif olarak sadece emir alan klasik işgörenlerin tersine soran, sorgulayan, tartışan ve itiraz eden bu yeni işgören tipini yönetmek için yöneticiler hazırlıklı olmalıdırlar.

5.5. Muhasebe ve Finansman İle İlgili Sorunlar

ADY, muhasebe departmanındaki işgörenlere diğer departmanlardaki işgörenlerin muhasebe/finansman konusunda eğitilmesinde ve finansal tabloların işgörenlerin anlayabilecekleri ve kullanabilecekleri bir hale getirilmesinde önemli görevler yüklemektedir. Uzun süre arka odalarda çalışmaya alışmış muhasebeciler için bu yeni görevler kısa dönemde zor gelecek ve diğer departmanlardaki işgörenlerle birlikte çalışmalarında sorunlar görülebilecektir.

Muhasebe ile ilgili diğer önemli bir sorun geleneksel standart maliyetleme sisteminden kaynaklanmaktadır. Bu yüzden, ADY’nin etkin olarak kullanılmasına olanak vermeyen standart maliyetleme sistemi yerine “faaliyet temelli maliyetleme” uygulanmalıdır. Bu sistem maliyetlerin daha iyi izlenmesine, giderlerin departmanlara doğru yüklenmesine ve işgörenlerin kendi departmanlarının nasıl para harcadıklarını anlamalarına olanak tanıyacaktır (Davis, 1997: 15-17).

6. ADY YENİ BİR YÖNETİM MODASI MIDIR?

Literatürde moda yönetim kavramlarını tanımlamak için “buzzword” veya “fad” gibi kelimeler kullanılmaktadır. American Heritage Sözlüğü “fad” kelimesini “büyük bir ilgi ile kısa bir zaman aralığı için kabul gören moda” olarak, “buzzword”ü ise “özel bir alanla ilişkili ‘önemli görünen’ ve özellikle profesyonel olmayan insanları etkilemek için kullanılan kelime veya kelime öbeği” olarak tanımlanmaktadır. Bu tanımlamalarında çağrıştırdığı gibi “yönetim modası” gerçekte, göründüğünden daha az etkili ve gelip geçici yaklaşımları anlatmaktadır.

Yönetim modaları genelde beş aşamalı bir popülerlik süreci izlemektedirler. Bu aşamalar: (1) Yönetim modasının keşfedilmesi, (2) yaygın olarak kabul görmesi, (3) tenkitlerle karşılaşması ve hazmedilmesi, (4) yeni yönetim anlayışının aslında bütün problemleri çözmediğinin farkına varılması ve (5) gerçekten inananların dışındakilerin yeni yönetim anlayışını terk etmesidir (Ettorre, 1997: 35). ADY bu sürecin şu anda üçüncü aşamasında bulunmaktadır.

National Center for Employee Ownership tarafından yapılan bir araştırma ile ADY’nin etkinliği 50 işletme üzerinde incelenmiş ve ADY uygulayan işletmelerin gelirlerinin rakiplerinkinden ortalama %1.66, ESOP destekli ADY uygulayan işletmelerin ise gelirlerinin %2.2 daha hızlı arttığı görülmüştür (Gendron, 1998: 11). Bununla birlikte, yeni yönetim yaklaşımlarının savunucusu yönetici ve danışmanlar, genellikle, başarıları duyurma ve başarısızlıkları gizleme eğilimindedirler. Bu tür eğilimler “yönetim modası” endişesini güçlendirici işaretler olarak değerlendirilebilirler. ADY’nin gelecek vaat edip etmediğine karar verebilmek için şu ana kadar yeterince alan araştırması yapılmamıştır (Davis, 1997: 19). Zaman içinde yapılacak ampirik çalışmalar bu konuda daha net karar verilmesine yardımcı olacaktır.

Tom Peters gelip geçici onlarca yönetim modasına rağmen başarısını uzun süre devam ettiren işletmelerin bu gücünün altında yatan sırrın cesur liderler olduğunu ve bunun yanı sıra merkeziyetçilikten uzak yönetim anlayışının, işgörenlerin güçlendirilmesinin, en iyi ürünü üretme konusunda tutkulu olmanın ve çok iyi bir sisteme sahip bulunmanın önemli sürdürülebilir rekabet avantajları olduğunu vurgulamakta (Peters, 1995:186-188) ve böylece bize gerçek yönetim yaklaşımlarını moda olanlardan ayırmada kullanılabileceğimiz önemli kriterler sunmuş olmaktadır.

__________________
Müslüm Doğan
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi