Takım Çalışması

Bilgen Hündür · #1 (**permalink**) 04-03-2006, 09:27 PM

Zeynep ADIGÜZEL
Celal Bayar Üniversitesi

Bir örgüt, bir kişinin yalnız başına yapabileceğinden çok iş olduğunda, bu işleri yapmak için bir araya gelen kişilerden oluşur. Amaçları ortak, işleri birbirine bağımlı olan bu kişiler bir takım oluştururlar.
Örgütün ve üyelerinin amaçları birbiriyle ne kadar örtüşürse örgütsel etkililik ve bireysel doyum o oranda artar. Örgütsel etkililiğin gerçekleştirilebilmesi için her takımın kendi sınırları içinde etkili olması gerekir. Kendi çalışma alanında etkili olan her takım, birleşerek örgütü etkili kılar. Takımla sorun çözmenin temel koşulu, her üyenin takıma bütün gücü ile katılmayı benimsemesidir. Katılmanın anlamı, bireyin sorunu çözmek için tüm bilgi, beceri ve deneyimlerini kullanmayı üstlenmesidir. Bu da ancak, üyenin çözülmesine katkıda bulunacağı örgüt sorununu kendi sorunu gibi benimsemesine bağlıdır. Örgütün bir biriminde çalışan üyenin örgütsel bir sorunu çözmek için, tüm yeterliklerini kullanmayı üstlenerek takıma katılması aynı anda onun yönetime katılması demektir.Örgüt içinde çalışanlarda “Biz ve Onlar” kültürü değil, “Biz”kültürünün yerleşmesi gerekir. (www.google.com),Moller;(1994,s.137)
1.Takım Oluşturmanın Amaçları
Takım oluşturmanın en genel amacı birbirleriyle dayanışma içinde olan, destekleyen ve birbirine güvenen bir grup oluşturup, verilen bir işi tamamlamak, aynı zamanda da bu işi yaparken üyelerin değer farklılıklarına, davranış biçimlerine ve becerilerine saygılı olmaktır. Bu genel amacın dışında daha spesifik olan takım oluşturma amaçları şunlardır;
· Her grup üyenin kendisine has ve diğer grup üyelerinin ondan farklı olan stillerini anlayıp onları bir araya getirme ve etkili kılmak.
· Takımın organizasyondaki toplam fonksiyonlar içindeki yer ve amacını belirginleştirmek.
· Takım üyeleri arasında etkili bir iletişim sağlayıp, bunu devamlı geliştirmek.
· Grup üyeleri arasında karşılıklı bir anlayış geliştirip, üyelerin birbirlerine destek vermelerini ve yardımcı olmalarını kolaylaştırma.
· Grup süreçlerini daha iyi bir biçimde anlamak.
· Grubun sorunlarıyla daha etkili bir biçimde uğraşıp sorunlarına çözüm getirmek.
· Çatışmaları olumlu yönde değerlendirip ve kullanıp, olumlu değişmeler yaratabilmek.
· Takım üyeleri arasında rekabetten çok dayanışmaya ve birlikte çalışmaya dayalı bir ortam geliştirmek.
· Grubun diğer gruplarla birlikte anlayış içersinde ve üretken olarak çalışma yeteneğini arttırmak.
· Grup üyeleri arasında karşılıklı bağımlılığı arttırarak, grup üyelerinin birindeki bir zayıflığı bir diğerinin kuvvetli yanıyla destekleyerek geliştirmek. Böylece takım üyeleri arasında bir bütünlük, birliktelik sağlamak.
· Takım üyeleri için gerekli, rol davranışlarını daha iyi bir biçimde anlamalarını sağlamak ve farklı tercihleri olan üyelerin bu rollere uyumlarını sağlamak.

2.Yüksek Başarı Gösteren Takımların Özellikleri
Günümüz işletmelerinde örgütsel bir başarı için takım çalışması artık bir zorunluluktur. Böyle bir başarıda yöneticilerin, bu tür yüksek performanslı takımları oluşturmada ve üyelerinin tatminlerini sağlamada önemli sorumlulukları vardır. Başarılı takımların genelde önemli bazı özellikleri vardır. Örneğin, ortak bir amaç, güven, destek, karşılıklı etki, açık bir iletişim, yüksek katılım, sorunlarla başa çıkabilme becerisi gibi.
Yüksek performanslı takımların ortak özellikleri genelde sekiz başlık altında toplanmaktadır. Bunlar:
Katılımlı Bir Liderlik Biçimi :Burada lider üyelerini bilgili kılar, onları düşünce ve eylemlerinden serbest bırakır ve hizmet eden bir yaklaşım sergiler.
Ortak Bir Sorumluluk : Her takım üyesinin yapılan işten kendini sorumlu ve hatta yönetici hissettiği bir ortam yaratılarak performansları arttırılmaya çalışılır.
Ortak Bir Amaç: Üyelere böyle bir takımın neden kurulduğuna ve nasıl bir fonksiyon gördüğüne ilişkin bir duygu verilmeye çalışılır.
Olumlu Ve Yüksek Bir İletişim: Burada üyeler arasında açık bir güven ortamı ve dürüst bir iletişim sağlanır.
Görev Odaklı Bir Çalışma:Yapılan takım toplantılarında üyelere sonuca çabuk ulaşmaya ilişkin kararlar almaları sağlanmaya çalışılır.
Geleceğe Yönelik Ve Değişmeye Açık Bir Potansiyel :Burada değişme, gelişmenin bir fonksiyonu olarak düşünülüp, üyeler değişme doğrultusunda pekiştirilir.
Yaratıcılık Yeteneği:Üyelere yaptıkları işe kendi yaratıcılık yetenekleri katmaları istenir. Üyeler ancak böyle bir katılımla değişik ve başarılı işler ortaya koyabilirler.
Hızlı Tepki Veya Karar Biçimi : Burada amaç takım üyelerinin zamanında fırsatları değerlendirip, gecikmeden karar vermelerini sağlamaktır.
Böylece bu tür özelliklere sahip olan takımlar, daha başarılı olma şansına sahip olacaklardır.
Takımların başarılı olmalarını etkileyen bir diğer faktör de informal rollerdir. Gerçekten takımların sahip oldukları birçok sorunun çözümünde üyeler kendilerinin ve başkalarının rollerini iyice anladıkları ölçüde takıma katkıda bulunmaktadırlar. Burada yöneticiler ortak bazı amaçları gerçekleştirmek için yanında çalışan kişilere farklı roller vererek, onları motive ederek görev yaparlar. İşte bu informal roller iyi bilindiği ölçüde takımın başarısı veya amacına ulaşma şansı artar. Diğer bir deyimle yüksek bir performansa sahip bir takım geliştirmek yöneticilerin bu takımın rollerini iyi bilmelerine bağlıdır. Bu üyeler anahtar olan temel rollerini en iyi şekilde bilip, doldurmak ve bu rolleri sahip oldukları yetenekleri kullanarak yerine getirmek durumundadırlar. Genelde bir takımın yerine getirmek zorunda olduğu dokuz temel iş fonksiyonu veya rol mevcuttur.
Öğüt verme: Yapılan veya üretilen bir ürün için bilgi toplamak, toplanan bilgiyi başkalarına aktarmak veya bir hizmetin kalitesi hakkında fikir verme anlamında kullanılmaktadır.
Yenilikçi olma: Bu yeni fikirler ortaya atma veya eski sorunlarla yeni yollarla çözümler getirme anlamındadır. Günümüz rekabet ortamında yenilikçilik çok önemli bir fonksiyon görmektedir.
Destekleme: Burada yeni fikirler geliştirme ve bunları ortaya koyan insanlara destek verme, onları yeni şeyler ortaya atmalarında ikna etme gibi bir fonksiyon vardır. Takımlar kendilerini finansal, kaynakları iyi kullanma, yeni üyeler kazanma, yaşamda kalma ve gelişme açısından devamlı desteklemelidirler. Takımların liderleri, yöneticiler, pazarlama ve satış elemanları en çok desteklenen kişilerdir.
Geliştirme:Yeni fikirler geliştirip pratikte uygulama anlamındadır. Fikirler yönetim tarafından onaylanıp yaygınlaştırıldıktan sonra, takım içindeki geliştiriciler bunların nasıl üretilip dağıtılacağını, pazarlanacağını incelemeye başlarlar. Üretim mühendisleri veya proje yöneticileri böyle bir sorumluluğa sahiptirler.
Organize etme: Burada yeni bir ürünün veya hizmetin üretilebilmesi için uygun bir yapı hazırlanır. Yani hangi işi kimin yapacağına karar verme, görev ve iş bölümünü düzenleme anlamındadır. Organize etme her yöneticinin temel bir fonksiyonudur.
Üretme: Takımların amacı mal ve hizmet üreterek karı arttırmaktır. Genelde tüm takımlar bir şey üretirler. Bu bir rapor, bir soruna çözüm, yeni bir düzen olabilir.
Denetleme: Denetleme belirli bir kalitenin muhafaza edilmesi ve gerekli dokümanların saklanması için yapılır. Denetleme de bütün detaylara inilip kontrol edilmeli, doğrulanıp tastiklenmelidir.
Muhafaza etme: Burada amaç takımların çalışabileceği güvenli ortamı sağlayarak onların maksimum derecede etkili olarak çalışabilmelerini kolaylaştırmaktadır.
Kaynaştırma: Maksimum bir yardımlaşma, fikir alışverişi beceri ve deneyim sağlamak için bütün iş rollerinin koordinasyonunu veya kaynaştırılmasını içerir. Genelde yöneticiler formal olarak bu iş için atanırlarsa da, takım üyeleri bu rolün gerçekleşmesine büyük katkı sağlarlar.
Örgüt içinde çalışanlar genelde bu takım rollerinden herhangi birini yerine getirebilir, ancak bazıları bu rollerden bir kaçını daha etkin ve daha kolay yapabilmektedirler. Bu nedenle bireyin tercihleri ile iş fonksiyonlarını birleştirdiğimiz zaman bireyler daha güdülenmiş olarak bu görevleri yerine getirmektedirler.Özkalp;(1997,s.437-460)

3.Takım ve Grup Çalışmaları Arasındaki Farklılıklar

Grup ve takım aynı şey değildir. Grup dediğimiz zaman en az iki kişiden oluşan aralarında düzenli bir etkileşim kuran ve ortak bir amacı paylaşan insanlardan meydana gelen birleşmeleri anlıyoruz. Dolayısıyla gruplar belirli bir amacı gerçekleştirmek amacıyla oluştuklarından , gruplar başarılı takımlara dönüşebilirler.
İş grupları,bilgiyi paylaşmak ve belirli kararlara ulaşmak amacıyla etkileşimde bulunan, üyelerinin ilgi alanlarındaki sorumluluklarını başarılı bir şekilde yürütmelerinde yardımcı olan gruplardır. İş gruplarında amaç bireyi çalıştığı yerde bireysel açıdan başarılı kılmaktır. Ortak bir çaba, ortak bir faaliyet söz konusu değildir. Dolayısıyla pozitif bir sinerji yaratılarak grubun genel performansını arttırmak söz konusu değildir. Buna karşın takım çalışmalarında koordineli çabalarla pozitif bir sinerji yaratılarak çalışanların bireysel girdilerinin üstünde bir çaba göstermeleri sağlanır. Bu da onların genel performans düzeylerini arttırır. Bu nedenle takım çalışmalarında bireylerin gösterdikleri performans grup çalışmalarından daha üstündür. Hatta takım çalışmalarında bir bütünlük söz konusu iken , iş gruplarında bireysel çabayı artırma hedeflenir.
Takım çalışmaları pozitif bir sinerji etkisi yaratarak örgütün geneldeki performansını arttırmak çabasındadır. Yöneticiler böyle bir etki için takımlar oluşturmaktadırlar. Takımlar nispeten sürekli iş grupları olup, her düzeyde üyelerine ortak bir amaç, bağlılık sağlamak , örgütün içinde fonksiyonel bir bütün oluşturmak amacıyla oluşturulan birleşmelerdir. Takım çalışmalarında üyelerin farklı alanlarda ihtiyaçları olmasına rağmen , her biri bir diğerinin tecrübe ve gücüne daha etkili olmak amacıyla gereksinim duyar.
Sonuçta bir grup olarak çalışarak, optimal kararlara ulaşmak ve amaçlarını gerçekleştirmek zorunluluğu ile bir araya gelirler. Örneğin , fikir geliştirmek amacıyla oluşturulan takımlarda ( komiteler,kalite çemberleri , yönetim kurulları) , üretim takımlarında ( üretim hattı , veri gelişme grupları) , proje takımları ( araştırma grupları, mühendislik takımları ) gibi gruplarda geçici veya sürekli olarak yer alabilirler. (www.danismend.com),Maddux;(1999,ss.5,6

7. 4.Takımları Geliştirmenin ve Daha Etkili Kılmanın Yolları
Takımları daha etkili kılmanın en önemli yolu takım içindeki mevcut sorunları gidermektir. Takımın kendisi üyelerden oluştuğundan sorunlar genelde üyelerin kendilerinden kaynaklanmaktadır. Burada kolaylaştırıcılar veya takım liderinin hazırladığı, her üyenin gelişimini içeren bir bilgi özeti faydalı olur. Buna kişisel gelişim dosyası da denebilir. Bu dosya içinde bu kişinin desteğinin nasıl kazanılabileceği, nasıl bir koordinasyon ve bilgi paylaşımı sağlanabileceği, bu kişinin sorunlarının nasıl tanımlanıp, çözümlenebileceğine ilişkin bilgiler yer alabilir.Sorunları olan bir üyenin sorunlarının tanımlanması herşeyden önce o kişiyi yakından tanımlamakla mümkündür. Yani onu mutlu eden, heyecanlandıran şeyleri bilmek bunları takımın menfaatleri doğrultusunda kullanmak gerekir. Eğer bu kişi belirsizliklerden hoşlanmıyorsa, ona sorununu en açık biçimde açıklamak ve bunun doğurabileceği sonuçları gösterme en uygun yollar olabilir.
Ancak, bir sorunu çözümlemenin bilinen en uygun yolu, elbette ki eğitimdir. eğitilen takımlar, konuya kendini veren ve birlikte çalışmaktan hoşlanan kişiler olup, yüksek standartlar peşinde olan, yüksek bir üretkenlik sergileyen ve en iyiyi yapma peşinde olan insanlardır.
Takımları etkili kılmanın en önemli noktası kendilerini sık sık değerlendirmelerine olanak sağlamaktır. Böylece takımlar misyonlarını, başarı amaçlarını, güçlerini, açık ve doğru bir iletişimi ve pozitif rol ve normlarını ölçme olanağına kavuşup daha zor görevlere hazır hale geleceklerdir.
www.gencbilim.com