SÜREÇ YÖNETİMİ
Süreci çeşitli girdilerden değer katarak bir çıktı üreten adımlar dizisi olarak tanımlamıştık. Süreçlerin başarılı bir şekilde yönetilebilmesi ve iyileştirilmesi için kuruluş içinde tüm süreçlerin tanımlı olması gerekir. Bunun anlamı; sürecin sahibi belirli, akış diyagramı mevcut, sınırları belirli, diğer süreçlerle ilişkileri tanımlı, ölçüt seti oluşturulmuş, ölçme sistemi tanımlanmış olmasıdır.
Sürecin performansını ölçebilmek için oluşturulan ölçütler ise kalite, çevrim zamanı, müşteri memnuniyeti (iç/dış), maliyet sınıflarında ve gelişimi önceden algılayabilecek nitelikte tanımı herkes tarafından anlaşılmış, karalılık gösteren çözümden bağımsız olmalıdır.
(www.ashdalegroup.com/process_management.htm)
Süreç Yönetimi "süreçlerin tasarımı, sürdürülmesi ve müşteri ihtiyaçlarının daha iyi karşılanması için sürekli değerlendirmeyi kapsayan bir çevrim" olarak tanımlanabilir. Kısaca süreç yönetimi, müşteri ihtiyaçları ve istekleri üzerine kurulmuş anahtar iş süreçlerinin değerlendirilmesi, analiz ve iyileştirilmesi için bir disiplindir.
SÜREÇ YÖNETİMİNİN TEMEL AŞAMALARI
Süreç yönetiminin kendiside bir süreçtir. Bu sürecin ana aşamaları aşağıdaki gibidir:
• Düşünme, kavramsal planlama
• Anlama, analiz etme
• Yapma, dizayn
• Hazırlama, uygulama
Düşünme aşaması; ön bir hazırlık niteliğindedir. Bu aşama sonucunda süreçler, süreç sahipleri ve süreç takımları belirlenmiş olur. Kavramsal planlama; süreçlerle yönetime geçilecek olan süreçleri belirlemeyi amaçlamaktadır. Bu amaçla; öncelikle örgüt içindeki tüm süreçler sergilenerek bunların içinden öncelikli süreçlerin tanımı yapılır.
Anlama aşaması; süreçlerin analiz edildiği aşamadır. Bu aşamanın sonucunda süreçlerin akış diyagramı ve haritaları oluşturulmuş olur.
Yapma aşamasında; süreçler yeniden tasarlanır. Yeni akış diyagramları ve haritalar oluşturulur.
Hazırlama aşamasında; uygulama öncesi yapılan çalışmaları kapsar. Bu aşama esas olarak süreçlerin projelendirilmesini açıklamaktadır. Uygulama aşaması; süreç odaklı çalışmayı ifade etmektedir. Bu uygulama öncesinde süreçler izlenir ve gerçekleştirilir.
SÜREÇ YÖNETİMİ ORGANİZASYON YAPISI
• Süreç Sahibi
• Süreç Sorumlusu
• Süreç Ekibi
Süreç Sahibi; sürecin bütünü hakkında bilgi sahibidir ve sürecin bütününü yönetir. Süreç sonuçlarını değerlendirerek bu sonuçlardan en çok etkilenen müşterileri tanıyan beklentilerini takip eden ve süreç çıktılarından birinci dereceden sorumlu olan kişidir.
Süreç Sorumlusu; sürecin ilgili kısımlarını yürüten, temsil eden ve organizasyonda süreç sahibine bağlı olarak çalışan kişilerdir.
Süreç Ekibi; süreç / alt süreç bazında süreç sorumlusu liderliğinde iyileştirme geliştirme yapan ekiptir.
ÜST YÖNETİMİN SÜREÇ YÖNETİMİNDEKİ SORUMLULUKLARI
1. Süreç sahiplerini atar.
2. Kalıcı süreç ekiplerini belirler.
3. Süreç ekibinin tavsiyelerini alır.
4. Süreç ölçümlerini izler ve ekibe geri bildirim verir.
5. Süreç sahiplerinden gelen problemleri çözüme kavuşturur.
6. Süreçler arası ilişkileri düzenler ve çelişkileri çözümler.
7. Süreç performansını gözden geçirir.
8. Süreç iyileştirmelerini tanır/ödüllendirir.
9. Stratejik ve işlevsel değişiklikleri tartışırken akış diyagramlarını kullanır.
10. Bölümler arası kopuklukları giderir.
SÜREÇ EKİBİNİN SÜREÇ YÖNETİMİNDEKİ SORUMLULUKLARI
1. Süreç iyileştirmesini analiz eder.
2. Değişiklikler yapar ve/veya önerir.
3. Bölümler arası konuları süreç sahibine iletir.
4. Süreç iyileştirmelerini uygular.
5. Süreç performansını izler ve problemleri giderir.
6. Ölümlerdeki gelişmeleri inceler ve geri bildirim sistemlerini değerlendirir ve
önerilerde bulunur.
(MERSİNOĞLU, 2000)
Süreç Yönetimi
Düzenli Mod
