SÜREKLİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME ÇALIŞMALARININ UNSURLARI

Sürekli iyileştirme çalışmalarının iki unsuru vardır.

FELSEFE YÖNÜ:

• Herhangi bir işletmedeki sorunlarının nedenlerinin %80' i yönetim yada sistemden kaynaklanmaktadır. Sistemden kaynaklanan sorunların nedenlerinin ortadan kaldırılması ile kalitede ve verimlilikte iyileştirmeler elde edilebilir.

• Herhangi bir konuda işi yapan insan o işi en iyi bilendir.

• İnsanlar iyileştirme, geliştirme çalışmalarına katılmak; işlerini daha iyi yapmak ister.

• Bir organizasyonda görev alan herkes kendini değerli olarak hissetmek ister.

• Organizasyonel sistem ve süreçler tek başlarına değil, birlikte çalışılarak daha iyi bir şekilde iyileştirilebilir. Amaç, ekip çalışmasının yaratacağı ortak sinerjiden maksimum düzeyde yararlanabilmektir.

• Sorun çözme sürecinde grafiksel tekniklerin kullanılması doğru çözümlere daha kolay ve daha hızlı ulaşılmasını sağlayacaktır.

• Grafiksel sorun çözme teknikleri değişimlerin nerede olduğunun çözülecek sorunların göreli öneminin ve değişkenlerin istenilen etkiyi yaratıp yaratmadığının bilinmesini sağlar.

• Temel varsayımlar, her organizasyonda keşfedilmeyi bekleyen değerli mücevherler olduğu yönündedir. (MERSİNOĞLU, 2000)


Sorun çözme sürecinin aşamaları ve kullanılan teknikler aşağıdaki gibidir:

• Hangi sorunun hangi sırada ele alınacağının kararlaştırılması. (Akış Şeması, Veri Toplama, Beyin Fırtınası, Pareto Analizi, Nominal Grup Tekniği)

• Sorunun özel olarak ne, nerede, ne zaman olduğunu ve boyutunu açıklayan bir sonuca ulaşılması. (Veri Toplama, Pareto Analizi, İşletim Şeması, Histogram, Tabakalandırma)

• Sorunun olası bütün nedenlerinin ortaya çıkartılması. (Veri Toplama, Beyin Fırtınası, Neden ve Etki Diyagramı)

• Sorunun temel neden yada nedenleri üzerinde görüş birliğine ulaşılması. (Veri Toplama, Beyin Fırtınası, Pareto Analizi, Nominal Grup Tekniği, Serpilme Diyagramı)

• Etkili ve uygulanabilir bir çözüm geliştirilmesi ve eylem planı hazırlanması. (Beyin Fırtınası, Ek Çubuk Grafik ve Gösterimler, Kuvvet Sahası Analizi).

• Çözümün uygulanması ve gerekli izleme prosedürleri ile grafiklerin hazırlanması. (Pareto Analizi, Histogram, Kontrol Şeması, Süreç Yeterliliği, Tabakalandırma) (MERSİNOĞLU, 2000)


BEYİN FIRTINASI

İnsanları kolektif düşünme, hatırlama ve iletişimde bulunma kapasitesine sahip bireysel birer bilgisayar olarak düşünün. Her bireyin zihninde karar almaya ve sorun çözmeye yardımcı olacak değerli fikirleri olabilir. Beyin fırtınası zihinlerde saklı bu bilgilere deneyimlere ve değerlendirmelere ulaşmanın iyi bir yoludur.

Beyin fırtınası yapılandırılmış ve yapılandırılmamış olmak üzere iki şekilde uygulanabilir:

1. Yapılandırılmış Beyin Fırtınası: Bu yöntemde herkes rotasyonda sıra kendilerine geldiğinde bir düşünce üretmeli yada diğer tura kadar pas geçmelidir. Bu yöntem insanların katılımcılığını zorlayabilir. Ancak katılımcılığın sağlanması yönünde bir miktar basınç da oluşabilir.

2. Yapılandırılmamış beyin fırtınası: Bu yöntemde grup üyeleri basit bir şekilde konu ile ilgili olarak akıllarına gelenleri söylerler. Sıra baskısı yoktur. Rahat bir atmosfer vardır. Ancak çok konuşan üyelerin diğerlerinin üstüne üstünlük kurmaları riskini içerir.

Etkili bir beyin fırtınası yapılandırılmış bir oturumda gerçekleşir. Çünkü kişiler üretmeye zorlanmakta ve oturumdan daha fazla verim alınmaktadır. Gruptaki katılımcı sayısı üç ila on iki arasında olmalıdır. Katılımcılar konuya göre belirlenir. Grup liderinin beyin fırtınası konusunda eğitimli olması gerekir. Lider grubu canlı tutmalı, aykırılıkları önlemeli, düşünce akışını korumalı ve çıktıları kaydetmelidir. Beyin fırtınası sırasında maksimum performans alınması bekleniyorsa kişilerin dikkatini dağıtmamak ve üretkenliklerini etkilememek için kapılar kapalı olmalı, telefon bağlanmamalı vb. şekillerde grup rahatsız edilmemelidir. Lider, düşünceleri herkesin görebileceği şekilde tercihen bir flip - chart üzerine yazmalıdır.

Beyin fırtınası uygulaması sonucunda üzerinde çalışma yapılacak konu yada konuların seçilmesi için iki tur oylama yapılır. İlk tur oylamada her katılımcı ortaya çıkan düşüncelerde kendisine göre sorunun çözümü olabileceğini düşündüğü her konu için oy verme hakkına sahiptir. İkinci turda ise ilk turda en çok oy alan 5-7 konu seçilir ve konu tekrar oylanır. Ancak ikinci oylamada katılımcılar yalnızca birer oy kullanabilirler. (MERSİNOĞLU, 2000)

Beyin fırtınası tekniğinde uyulması gereken 5 kural bulunur. Bunlar:

1. Önemli olan nitelik değil niceliktir.
2. Her düşünce mutlaka kaydedilmelidir.
3. Ortaya atılan görüşler hakkında olumlu ya da olumsuz değerlendirmeler yapılmaz.
4. Fikirler kimseye ait değildir.
5. Herkesin katkıda bulunması gerekir.


PARETO ANALİZİ

Pareto analizi sorunların tanımlanması ve çözümleri için önceliklendirilmesi amacıyla kullanılan bir yöntemdir. Bu yöntem sorun çözme sürecine başlama yerinin seçilmesi, gelişmelerin izlenmesi, ya da bir sorunun temel nedeninin tanımlanması için bütün sorunların yada koşulların göreli öneminin gösterilmesi gereksinimi olduğu zaman kullanılır.

Dr Juran Lorenz in yaklaşımını kalite sorunlarını birkaç çok önemli ve önemsiz olarak sınıflandırmak amacıyla kullandı. Bu yönteme "Pareto Analizi" adını verdi. Juran "Kusurlu ürünlerin çoğu ve onların maliyetlerinin nedenleri göreceli olarak çok azdır" şeklinde bir görüş ortaya attı.

Pareto prensibinin uygulanması baz olarak 80-20 kuralını formüle etti. Bu kurala göre, örneğin; toplam maliyetlerinin %80' i maliyeti oluşturan unsurların %20' sinden oluşmaktadır. Ya da toplam cironun %80' i müşterilerin %20' sinden elde edilmektedir. Ya da kuruluşa gelen telefonların %80' i müşterilerin %20' sinden kaynaklanmaktadır.

Pareto diyagramı azalan bir sırada düzenlenmiş ve sorunun frekanslarını gösteren çubuk şemasıdır. Pareto analizi çoğunlukla bir sorun çözme aracı olarak düşünülür, ancak aslında pareto analizi ile sorunun nasıl çözüleceğinden çok hangi sorunların çözüleceği kararının verilmesinde kullanılır. (MERSİNOĞLU, 2000)

Bir Pareto Diyagramı oluştururken aşağıdaki yolun izlenmesi önerilir:

1. Hangi soruların sorulacağına ve verinin nasıl toplanacağına karar verilmesi.
2. Bir veri toplama formu geliştirilmesi.
3. Veri toplama formu doldurulup toplamın hesaplanması.
4. Veri çizelgesi hazırlanması.
5. Birimlerin miktarına göre sıralamasının yapılması ve veri kağıdının doldurulması.
6. İki dikey ve bir yatay eksen çizilmesi.
a. Dikey eksenler
i. Soldaki dikey eksen; 0' dan başlayarak toplama kadar ölçeklendirilir.
ii. Sağdaki dikey eksen; %0' dan %100' e kadar ölçeklendirilir.
b. Yatay eksenler
Bu eksen söz konusu unsurlar kadar bölümlere ayrılır.
7. Bir çubuk diyagram çizimi.
8. Kümülatif eğri çizilmesi (Pareto Eğrisi). Kümülatif değerler her unsurun sağ kösesine gelecek şekilde işaretlenir ve noktalar dar bir çizgi ile birleştirilir.
9. Diyagrama gerekli olan bilgilerin yazılması.
a. Diyagram ile ilgili unsurlar. (Başlık, miktar, birim, çizimi yapanın ismi,...vb.)
b. Veri ile ilgili unsurlar. (Veri toplamı, zaman aralığı, araştırma konusu ve yeri, verinin toplam sayısı,...vb.)


NEDEN - ETKİ DİYAGRAMI ( BALIK KILÇIĞI)

Neden ve Etki Diyagramı bir kalite karakteristiği ve faktörleri arasındaki ilişkiyi gösteren bir diyagramdır. Diyagramın hazırlanmasında bir çok farklı yöntem vardır. Ancak bunlardan ikisi önemlidir. Bir Neden ve Etki diyagramına (Balık Kılçığı) da denir.

Neden - Etki Diyagramı hazırlanırken aşağıdaki prosedürlere uyulur:

1. Kalite karakteristiğinin belirlenmesi.
2. Bir kalite karakteristiği seçilir ve kağıdın sağ tarafına yazılır, soldan sağa doğru sırt kılçığı çizilir. Karakteristik bir dörtgen içine alınır. Daha sonra kalite karakteristiğini etkileyen ana nedenler büyük kılçıklar olarak ve onlarda bir dörtgen içine alınır.
3. Büyük kılçıkları (ana nedenleri) etkileyen nedenler (ikincil nedenler) orta kılçıklar olarak ve orta kılçıkları etkileyen nedenler (üçüncül nedenler) küçük kılçıklar olarak yazılır.
4. Her faktöre bir etki gücü verilir. Kalite karakteristiği üzerinde anlamlı etkiye sahip gibi görünen önemli faktörler işaretlenir.
5. Varsa diğer gerekli bilgiler de kaydedilir.

Nedenleri bulmak için açık ve aktif bir tartışma gerekir ve bu amaç için uygulanabilecek etkili bir yöntem "Beyin Fırtınası" yöntemidir.

Neden ve etki diyagramını yaparken nedenler önce küçük kılçıklardan orta kılçıklara ve daha sonra orta kılçıklardan büyük kılçıklara doğru ilerleyecek şekilde sistematik bir şekilde düzenlenmelidir. (MERSİNOĞLU, 2000)


MALİYET FAYDA ANALİZİ

Maliyet fayda analizi, doğrudan para cinsinden ölçülemeyecek fayda ve maliyetleri de hesaba katarak, verili bir projenin faydalarının maliyetlerine oranını belirlemede kullanılan güçlü bir verimlilik artırma tekniğidir. Bu teknik aynı zamanda bir amaca ulaşabilmenin en ucuz yollarının bulunmasında veya verili bir harcama düzeyi ile mümkün olan en yüksek değerin elde edilme yollarının belirlenmesinde de kullanılabilir. (MERSİNOĞLU, 2000)


BENCHMARKING

Benchmarking, dünya çapında başarılı olmak için daha rekabetçi ve güçlü olmaya çalışan işletmeler arasında artan bir popülariteye sahiptir. Bugün büyük yada küçük olsun şirketler toplam kalite çabalarında etkili olabilmek için Benchmarking yapmaktadırlar.

Benchmarking ve rekabet analizleri arasında fark vardır. Rekabet analizi bir rakibin ürününün sizinkiyle karşılaştırılmasının içerir. Ürünün fiyatının ve özelliklerinin karşılaştırılması söz konusudur. Satın alacakları ürünün markasını belirlemeye çalışan tüketiciler, rakip ürünleri kıyaslarken rekabet analizi yapabilirler. Benchmarking, ürünün nasıl biçimlendirildiğini, üretildiğini, dağıtıldığını ve desteklendiğini içeren bir karşılaştırmadır.
Ürünün ne olduğu ve kaça mal olduğu ile çok ilgili olmayıp daha çok üretim dağıtım ve desteklemede kullanılan yöntemlerle ilgilidir. (MERSİNOĞLU, 2000)

__________________
Müslüm D
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi