Öğrenen Organizasyonlar
Mustafa Alkan
Uygulama Geliştirici
Maksimum İletişim A.Ş.
mustafaa@maksimum.net
http://www.maksimum.net
Günümüz toplumlarında insanların birbirlerine olan etkileri göz ardı edilemez derecededir. Bu etkileri değerlendirebilmek açısından bundan bir dönem önceki yaşantıyla şimdiki yaşam şartlarını karşılaştıracak olursak birçok farklılıklar gözümüze çarpacaktır. Örneğin 70'li 80'li yıllarda üniversite mezunu olabilmek önemli bir avantajdı ama insanlara çokta büyük farklılıklar kazandırmıyordu. Lise mezunu olanlar rahatlıkla iş bulup hayatını devam ettirebilmekteydiler. İlerleyen zamanlarla birlikte değişen ekonomik koşullarında etkisiyle üniversite mezunu sayılarında gözle görülür bir artış olmaya başladı. Bu durumda işletmeler üniversite mezunlarını tercih etmeye lise mezunlarını ise ikinci planda bırakmaya başladılar.
Bu noktadan sonra artık insanlar daha hızlı koşmaları gerektiğini fark ettiler. Üniversite bitirmek yasalarla getirilmiş bir yaptırım değildi ama var olabilmek, yaşam savaşını devam ettirebilmek için öğrenim seviyelerini bu noktaya çekmek zorundaydılar. Hızlanmak zorunda değildiler ama yavaş kalırlarsa da onları geçecek binlerce insan sözkonusuydu.
Peki bu örneğin, öğrenen organizasyonlarla ilişkisi nedir? Şöyle ki; sanayi toplumunda ekonomiyi şekillendiren en buyuk unsur sahip olunan makineydi ve rekabette önemli bir unsurdu.
Ancak bilgi çağını yaşadığımız şu dönemde gelişen teknoloji ve teknolojiye sahip olma imkanın hayli kolay hale gelmesiyle makine gücü gibi bir kavram rekabet unsuru olmaktan çıktı. Yeni ekonomik düzende rekabet edebilmek sahip olunan insan ve bu insanın başarısına,yeteneğine bağlı.
İşletme bünyesindeki personelin kendi potansiyeline,başarısına etki edecek gelişim fırsatlarını sağlayacak en önemli organizasyon yapısı da öğrenen organizasyonlar. Anlattığımız bu örnek olay işte bu noktada öğrenen organizasyonlarla benzerlik gösteriyor. Rekabet ortamında ayakta kalabilmek için hızlı olmalı rakiplerden bir adım öne geçmeyi insan faktörü sürekli gelişmeli, bu gelişimler departmanlara uygulanmalı, ayrıca işletme bu değişimlere çabuk adapte olacak hızlı karar alabilecek yapıda olmalıdır.
Bu değişimler işletmeyi olağanüstü karlara ulaştırmayabilir belki ama olası gelişmelere seyirci kalmanın çok kötü sonuçlar doğuracağı kesindir, tıpkı bir lise mezunun üniversiteye girmemesinin onun yaşantısı için bir son olmayacağı ama üniversiteye de girememesinin onun için büyük bir sıkıntı olacağı örneğindeki gibi.
Dünya genelinde mevcut avantajlı durumunu korumayı amaçlayan ya da rekabet avantajı sağlamayı hedeflemiş işletmeleri incelersek öğrenen organizasyon olma çabalarının son yıllarda arttığını; işletmelerin bilgiyi üretmek, edinmek, yorumlamak, transfer etmek, saklamak konusundaki becerilerini geliştirmeye çalıştığını görebiliriz. Peki nedir bir işletmeyi öğrenen organizasyon olmaya zorlayan gelişmeler ya da unsurlar?
Değişim ve Artan Rekabet
Yeniliklere kısa zamanda ayak uydurabilmek küreselleşen ekonomide en önemli değişim unsurudur. Değişime zorlanan mevcut yapıda bu değişimlere en kısa sürede cevap verecek, ayak uydurabilecek organizasyon tipi öğrenen organizasyondur.
Müşteri Beklentilerinin Değişimi
Müşteri her zaman için en kaliteli ürün en hesaplı bir şekilde elde etmeyi ister. Müşterilerin kalite açısından beklentilerindeki olası değişimlere ya da fiyat sebebiyle tercih edebileceği rakiplere karşı en etkili karşı cevabı verecek, yöntemlerini yenileyecek fırsatı veren organizasyon tipi öğrenen organizasyondur.
İş Yapısının Değişmesi
Devlet tarafından kabul edilen yeni bir yasa iş yapış şekline etki edebilir. Özellikle ithalat ihracat yapan işletmeler kabul edilebilecek ya da yürürlükten kaldırılacak bir yasayla veya uygulamayla iş yapış şekillerini değiştirmek zorunda kalabilirler. Bu tip bir değişime ayak uydurabilmek kalıplaşmış bir organizasyon yapısında hayli zordur. Bunun üstesinden gelebilmek öğrenen organizasyonla mümkün kılınabilir.
Çalışan Beklentisinin Değişimi
Geleneksel organizasyon yapılarında insan unsuruna pek önem verilmediği konusuna yazı başında da değinmiştik. Çalışanın sosyal hakları açısından yapılan değişiklikler, çalışanın işletmeden maddi manevi anlamda bekledikleri; motivasyonun sağlanması, kariyer planlaması, geleceğe bakışı, maddi beklentileri gibi unsurlar ve bu unsurlardaki değişimler organizasyonun uyum sağlaması gereken unsurlardır.
Bu unsurları değişimlere göre planlayıp uygulamak öğrenen organizasyon yapısıyla mümkündür.
Bu ve bunun gibi koşullar işletmeyi öğrenen bir organizasyon olmaya, organizasyon yapısında değişiklikler yapmaya zorlamaktadır. Bu zorlama sonucunda da birçok işletme, organizasyonuna yeniden şekil vermekte, öğrenme gerekliliği doğrultusunda yapılandırmakta ya da yapılandırdığını zannetmektedir. Zannetmektedir çünkü birçok işletme öğrenen organizasyon olabilme yolunda birkaç ufak değişiklik yaptıktan sonra tamamiyle organizasyon olduğunu düşünmektedir.
Bunun en büyük sebeplerinden biri sahip olunan personele herhangi bir öğrenme faaliyeti düzenlenmeksizin sadece çevredeki değişimlerin rekabette geri kalmamak için işletmeye uygulanma çabasıdır. Böyle bir yapıyı öğrenen organizasyon olarak tanımlamak hayli güç.
Çevredeki değişimleri öğrenip işletmeye uygulamak öğrenen organizasyonların bir bölümüdür ama yapılan bu değişimleri işletmede ilgili departmanlarda uygulayacak olanlar da çalışanlardır. Öğrenmeyi sadece faaliyetlerle kısıtlamak çalışanlardan sakınmak, öğrenen organizasyon uygulandığını varsayan işletmeleri başarısızlığa götürecektir. Peki örnek bir öğrenen organizasyon ne gibi özelliklere sahip olmalı, ne gibi yollar izlemeli?
Örnek bir öğrenen organizasyon yapısında öğrenme işlevini iki şekilde inceleyebiliriz.
1.Bireysel Öğrenme
Bir kurumda öğrenen yapıya geçilecekse bu yapının başlamasını sağlayacak, temeli oluşturacak en temel birim insandır. Bireysel öğrenmeye baktığımızda zihni model kavramıyla karşılaşıyoruz. Zihni model insanların davranışlarını etkileyen sistematik yapılı kavramlardır. Bireysel öğrenme için temel teşkil eden bu model tek döngülü ve çift döngülü olarak iki şekilde incelenir.
Tek döngülü öğrenmede çevrenin zihinsel modelleri strateji, yapılandırma ve karar vermede önemli bir etkisi vardır. Bu tip bir öğrenme modeliyle kişi strateji üretip bazı kararlar verecek çevredeki gelişmelere aksiyon geliştirebilecektir.
Çift döngülü öğrenme ise generative olarak bilinen meydana getirici öğrenmeyle eş değerdir. Bu öğrenme modeli olaylara odaklanarak olası değişimleri önceden tahmin edip aksiyon vermeyi destekler bir modeldir. Ve tek döngülü öğrenme modeline göre daha fazla tercih edilir durumdadır.
2. Organizasyonel Öğrenme
Bireysel öğrenme organizasyonel öğrenmenin temelidir. Organizasyonel öğrenme biraz farklı olsa da bir birey gibi öğrenme davranışı gösterebilirler. Organizasyonel öğrenmede sonuç veren temel davranışlar;
Problem Çözme
İşletme faaliyetleri bünyesinde karşılaşılacak problemlerin tespitinden çözüme kadar sistemli bir yol izlenilmesi. Problem çözme mantığını kavrayabilmek ve belli bir sistem içerisinde yapmak için çalışanlara verilecek problem çözme eğitimi yerinde bir uygulama olacaktır. Bu eğitimle birlikte çalışanlara;
- Karşılabilecekleri problemleri tespit etme yolunda bilimsel yöntemleri kullanma becerisi,
- Varsayımlarla hareket etmek yerine verilerle karar alma davranışı,
istatistiksel rapor hazırlayabilme becerisi, - Kazandırmak hedeflenmeli ve bu sayılan yöntemler çalışan tarafından uygulanabilir duruma getirilmelidir.
Ayrıca problemleri tespit etme süreçleri bir düzen içinde uygulanarak devamlılık kazandırılmalı. Böylece karşılabilecek problemler önceden tespit edilerek sorun çıkarmadan önlenmesi sağlanabilir.
Yeni Yaklaşımların Denenmesi
Sektördeki yapılanmalara yeniliklere ayak uydurabilmekte organizasyonel öğrenmede önemli bir kavramdır. Gelişmeleri takip edebilmek için ilgili uygulamalar konusunda verilen seminerler takip edilebilir, bu uygulamaları kendi bünyesinde faaliyete geçmiş firmalara ziyaret edilebilir. Ayrıca kurum bünyesinde imkanlar dahlinde kurulacak araştırma geliştirme(Ar-Ge) departmanıyla sektördeki değişmelerin mevcut ürünlerimize getirebileceği yenilikler, artılar, eksiler, uygulama ve testler neticesinde ortaya çıkarılmalıdır.
Tecrübelerden Ders Alma
Kurum bünyesinde yapılmış hataların ya da olumlu davranışların bir şekilde kayda alınması ve bunların ileride karar alma süreçlerinde bir referans olarak kullanılması hayli yerinde bir uygulamadır. Bu kayıtları tutabilmek açısından düzenli bir şekilde gerçekleştirilen faaliyetler kontrol edilmeli ve hangi noktalarda başarı sağlandığı hangi noktalarda başarısızlığa uğrandığı açıkça ortaya konmalıdır. Başarısız olduğumuz noktaların farkına varırsak neler yapmamamız gerektiğinin de farkına varmış oluruz. Edisonun ampulu bulmadan önce yaptığı 1000 denemenin ardından "yapmamam gereken 1000 yöntemi artık biliyorum" şeklindeki yaklaşımı hataların başarıya giden yoldaki önemini örnekliyor.
Rakiplerden Öğrenme
Öğrenmenin bir diğer yolu da rakiplerin uyguladıkları tekniklerden ürünlerinde ulaştıkları satış rakamlarını kendine birer referans kabul etmektir. Bu konuda benchmarking denilen ve kıyaslama olarak türkçeye çevirebileceğimiz yöntem bize oldukça yardımcı olacaktır. Benchmarking testleri neticesinde rakip ürünleri sahip olduğumuz ürünlerle detaylı bir şekilde karşılaştırma fırsatı bulup negatif ya da pozitif yönlerimizi görme şansı bulabiliriz.
Kurum İçi Bilgi Akışı
Kurumda çalışan bireylerin kendilerini ilgilendirecek bilgilere hızlı bir şekilde ulaşması öğrenme açısından çok önemlidir. Bu bilgiyi çalışanlara sağlayacak yöntemlere(rotasyon vs), bilgi akışını gerçekleştirecek yönetim bilişim sistemlerine kurum içinde mutlak başvurulması gerekmektedir.
Bireysel ve organizasyonel olarak iki farklı başlıkta incelediğimiz öğrenmenin en fazla %40 lık bir kısmı formel eğitimlerle sağlanmaktadır, bunun dışında kalan kısım ise informel eğitimlerle gerçekleşmektedir. Sadece formel eğitimlerle öğrenme açığımızı kapayamıyacağımız nedeniyle, öğrenen bir organizasyon olabilmek için öğrenme kültürü işletmeye yerleştirilmelidir. Ancak bunun sonucunda tam bir öğrenme performansı sağlanabilir ve sürekli rekabette ayakta kalabiliriz.
Öğrenen Organizasyonlar
Düzenli Mod
