insankaynaklari.com içerik ekibi

Nelere Dikkat Edilmeli?

360 derece geribildirim sisteminin ön şartları yerine getirilmezse, dahası sistem uygulanmaya başlandıktan sonra ortaya çıkabilecek olası problemler baştan öngörülmez ve bu problemler için çözümler yaratılmazsa, değerlendirme tam bir fiyaskoya dönüşebilir. Peki bu tür bir zaman, para ve emek kaybını önlemek için nelere dikkat edilmeli? Özellikle uygulama sırasında oluşabilecek problemlerin minimuma indirilmesi için uygulama öncesinde yapılması gerekenler neler?

Çalışanların performansı hakkındaki bilginin çalışan ile farklı ilişkilere sahip birçok değişik kaynaklardan toplamanın amaçlandığı 360 derece geribildirim sistemi, şimdiye dek uygulanmış değerlendirme sistemlerinden farklı bir tablo çizmektedir. Herhangi bir seviyedeki çalışana yönelik performansı belirlerken, merkezinde çalışanın kendisinin olduğu bir 360 derece ilişkiler grubunun görüşü alınarak performans havuzunun oluşturulduğu 360 derece geribildirim sistemi, ortam ve çalışanlar gerekli eğitimlerden geçirildiği ve optimum şartlar sağlandığı takdirde;
• Çalışanların performansının iyileştirilmesine yönelik çok yönlü bir geribildirim sağlamak,
• Çalışanlar ile müşteriler arasındaki iletişim seviyesi hakkında bilgi vermek,
• Şirket içinde kişisel ilişkilerin gelişmesi doğrultusunda zemin hazırlamak,
• Çok sayıda değerlendiricinin katılımını sağlayıp sübjektif değerlendirmeleri en aza indirmek,
• Çalışanların yaptıkları işin çevredekiler tarafından nasıl algılandığını görmek,
• Amirlerin çalışanların kabiliyetleri ve yeterlilikleri hakkında daha geniş bilgi sahibi olmalarını sağlamak gibi avantajları beraberinde getirir.1
Ancak, performans yönetimindeki değişim ve gelişimin son yıllardaki en başarılı örneği olarak kabul edilen bu sistemde titizlikle yaklaşılması gereken bazı noktalar vardır. Bu noktalara dikkat edilmediği ya da özen gösterilmediği takdirde, yukarıda bahsettiğimiz sistemin vaat ettiği tüm avantajların yok olmasının yanı sıra, elde edilecek veriler sağlıklı ve işe yarar olmayacaktır.

Şirketiniz 360 derece geribildirim sistemi için uygun yer mi?

“Şirketiniz 360 derece geribildirim sitemine uygun mu?”
Bu soru, hemen “evet” ya da “hayır” diye cevaplanabilecek kadar basit bir soru değildir. 360 derece değerlendirme sistemi ne paketlenip işyerinize ulaştırılan bir program, ne de belli bir tarihe kadar yürürlükte kalan ya da tamamlanan proje olarak adlandırılamaz.

360 derece geribildirim sistemine geçmeden önce bakılması gereken iki şey vardır:
• Şirketinizin karakteristik özellikleri, vizyonu, objektifliğe ve değişime ne kadar açık olduğu
• Yeni değerlendirme sistemine geçiş sürecinden önce prosedürün gerektirdiği öğelerin durumu, aktif olup olmadıkları, tanımların yapılması, hedeflerin belirlenmesi ve sınırların çizilmesi.
Tüm bunlar masaya yatırılıp, süre başlamadan önce iyileştirilmeye gidilmelidir ki, 360 derece değerlendirme sisteminden maksimum verim alınabilsin. Prosedürün parçası olacak işletme ve teknik öğelerinin hazırlanmasından önce, 360 derecenin de öncelik verdiği öğe olan “insan”ın bu değişime hazırlanması gerekmektedir. Bunun için de yapılması gereken ilk şey, sistemin ve süreçlerin katılımcılara kapsamlı şekilde anlatılması, amacın açıkça dile getirilmesi ve yanlış anlaşılmaların önüne geçilmesidir.

1- 360 derece geribildirim sistemi "ne değildir"?

Şirketinizin bu siteme hazır olup olmadığını anlamak istiyorsanız, öncelikle sistemin doğru anlaşıldığından emin olmanız gerekir. 360 derece hakkında yaygın olan yanlış kanılardan en önemlileri şunlardır:
• 360 derece geribildirim sistemi, çalışanların tek bir sorununa dair veri ve doküman toplama amaçlı başvurulan bir yol değildir. Sistemi bundan ibaret sanmak büyük bir hata olur. Bireysel sorunları çözmek için böyle kapsamlı bir projedense yüz yüze gerçekleştirilen fikir alışverişlerinin çok daha makul olduğu herkesçe kabul edilen bir gerçektir.
• 360 derece geribildirim sistemi, bir kişinin ya da bir çalışma grubunun tekelinde olan, belli kişilerin promosyonlarına destek olmak için yürürlüğe konulan bir proje olmadığı gibi, amaç ortaya konmadan gelişigüzel başlanacak bir uygulama da değildir. Odak noktası ve sınırlar baştan itibaren tam olarak belli olmaz ise, uygulama çalışanların kötü tepkilerini üzerine çekebilir, katılım azalabilir ya da objektiflik kaybolabilir. Öte yandan, ölçülen değerlerin ve toplanan verilerin bir tek departmanın ya da belli statüdeki çalışanların işine yarayacak şekilde kullanılması ve baştan bunun amaç edinilmesi söz konusu değildir.
• 360 derece geribildirim sistemi, çalışmasında sorun olan ya da doğru işlemeyen bir sistemi onarmak amacını güden bir araç değildir. Profesyonelce geliştirilen değerlendirme öğeleri, amaç edinilen iş için gerekli yetenekleri, becerileri ve sahip olunması gereken özellikleri teşhis etmek için kullanılmaktadır. Kimin hangi becerilerinin ne durumda olduğunun anlaşılması için kullanılan 360 derece geribildirim sisteminde, şirketin vizyonu ve kültürüne, dolayısıyla objektifliğin seviyesine bağlı olarak, sonuçlar en iyi ihtimalle akademik olarak değerli, en kötü ihtimalle düş kırıklığı yaratan ya da demoralize edilmiş veriler olarak karşımıza çıkacaktır.
• 360 derece geribildirim sistemi, katılımcılar arasında bir “silah” olarak değil, bir yardımcı öğe olarak kabul edilmelidir. Şirket çalışanlarının bu uygulamaya hazır olup olmadığına karar vermenin en sağlıklı yollarından bir tanesi de, çalışanların sistemi silah ya da tehdit mı yoksa yardımcı öğe olarak mı kabul ettiğine bakmaktır.

Judy Cox’un Performance Management Listserve ’de okurlara verdiği tavsiye, tam da bu noktaya parmak basmaktadır: “Organizasyonun 360 derece için yeterli olgunluğa ve bilgi seviyesine erişip erişmediğini öğrenmek istiyorsanız, onlara iki seçenek sunun. Birincisinde 360 derece değerlendirme sistemi insanları gelişmeye iten ve kendini yetiştirme konusunda yardımcı olan bir sistem olarak nitelendirilirken, ikincisinde 360 dereceden insanları işten çıkarmak ya da cezalandırmak gibi hareketleri legal kılmaya yarayan bir prosedür olarak gösterilsin. Birinci tanımı kabul edenlerin ezici bir üstünlüğü yoksa organizasyon henüz 360 derece için hazır değil demektir.”

2- 360 derece geribildirim sistemine geçişte ve süreç boyunca dikkat edilmesi gereken noktalar

360 derece geribildirim sisteminin temelleri iyi atılmalı, temel tanımlar açık bir dille yapılmalıdır. Aksi takdirde, ileriki safhalarda çıkacak sorunlar tüm süreci etkileyebilir ve elde edilen veriler sağlıklı olmayabilir.

Katılımcılara 360 derece geribildirim sistemi anlatıldıktan sonra, bu sefer ileride çıkacak teknik bazlı sorunların önlemini almak için bazı hazırlıklar yapmak gerekir. Bu tür sorunlarla karşılaşılmaması için dikkat edilmesi gereken başlıca noktalar şunlardır:

A- Süreç Yönetim Komitesi oluşturulurken üye seçiminde dikkat edilmesi gerekenler:

Farklı adlarla anılan bu komitenin ya da takımın hangi isimle çağırıldığı o kadar önemli olmamakla beraber, asıl titiz davranılması gereken nokta komite üyeliği ve üyelerin seçimidir. İdealinde, komitede projeyi desteklemeye ve sponsor olmaya gönüllü olan en üst kademeden en az bir yönetici bulunmalıdır. Eğer böyle bir yönetici bulunamıyorsa, şirketinizin 360 derece geribildirim sistemi için hazır olup olmadığını bir kez daha düşünmeniz gerekiyor demektir.

Bu yeni sisteme geçiş birçok kaynağın bu yöne aktarılmasına ve kullanılmasına neden olabilir ve bunun için üst yönetim kadrosunun onayı gerekmektedir. Bu noktada unutulmaması ya da hatırlatılması gereken bazı noktalar vardır: 360 derece geribildirim sistemi hızlı çözüm arayışlarına cevap olabilecek basit bir sistem ya da program değildir. En az 5 senelik bir süreci kapsamaktadır.

Komitede yöneticilerin yanı sıra insan kaynakları, organizasyon geliştirme ve eğitim departmanlarından olan temsilcilerin yanı sıra, varsa çalışanların kurduğu sendikanın da temsilcisi bulunmalıdır. Buna sebebiyet veren durum, değerlendirme sonuçlarının ya da yürürlüğe girişinin, sendika üyelerini de direkt ya da dolaylı yönde etkileyebilme ihtimalidir. Bu durum sürecin ilerleyen safhalarında bu kişilerin sistemin sağlığını etkileyici bariyerler kurmalarını önler ve sonradan çıkabilecek olası anlaşmazlıkların önünü tıkar.

B- Amacın açıkça ortaya konulması:

Süreç yönetim komitesi, sürecin amaçlarının anlatıldığı ve açık ifadelerin yer aldığı bir bilgilendirmeye gitmeli, bu bilgilendirmenin tüm çalışanlara ve katılımcılara ulaşmasını sağlamalıdır. Ayrıca bu bilgilendirme yapılırken altı çizilmesi gereken nokta, çalışanların kendilerini geliştirmeleri konusunun ana amaçlardan bir tanesi olduğuna dair bir taahhüdün olduğudur. Bazı şirketler, bu çok yönlü değerlendirmeleri kendi promosyon ve maaş değerlendirmelerinde yararlanmak amacıyla performans teftişleri olarak kullanmaktadır. 360 derece geribildirim sistemine geçiş yapan kurumların, özellikle ilk bir iki sene bundan kaçınmaları tavsiye edilir. Çünkü bu sisteme geçiş çoğu zaman, korku ve huzursuzlukla karşılanmıştır. Güvenin sağlanması ve bu gereksiz korkunun tamamen atılması bir iki seneyi bulabilmektedir.

C- Projeye üst mercilerin destek vereceğinin garantilenmesini sağlamak:

Proje hayata geçirilirken, sponsor olan ya da destek veren birkaç üst düzey yönetici varsa, o projenin başarılı olma şansı çok daha yüksektir. Özellikle astın üstü değerlendirdiği 360 derece geribildirim sisteminde bu desteği sağlamak başta zor gibi görünebilir. Sonuç olarak; ego, özellikle başta oynayanların egosu, kırılgan bir olgudur. Sürecin kendisi için bir tehlike olduğunu düşünen kişi, sistemin karşısında duracaktır. Bu rahatsızlığın, uygulamanın başında çıkmayıp sonraki evrelerde kendini gösterme riski gözden kaçırılmamalıdır. Şirketin ne kadar büyük olduğu, yöneticilerin yaşı, cinsiyeti, tecrübeleri bir fark yaratmayacaktır. 360 derece geribildirim sistemini hayata geçirmek isteyenler, beklenmedik durumlar için bile plan yapmak durumundadırlar. Üst mercilerde ne kadar çok destekçi olursa, sürecin sendelemesi ya da bariyerlerle karşılaşması o kadar az ihtimal dahilinde olacaktır.

Ancak, sürecin uzun bir süreç olduğunu unutmamak, dolayısıyla desteği sadece üst düzey yöneticilerle sınırlı tutmamak gerekmektedir. Bundan birkaç sene sonrasında, yeni yetişecek yönetici kadrosunun da güvenini kazanmak yerinde bir hareket olacaktır. Böylece ileride süreç hakkında yönetimden doğması olası sorunların önüne geçilmiş olur.

D- Ana becerilerin açıkça ve yanlış anlaşılmaya meydan verilmeden
tanımlanması:

Amacın açıkça ortaya konduğu bir bilgilendirmeden sonra, sıra gereksinimleri en iyi karşılayacak projeyi ortaya çıkarmaktadır. Bunun için de belirli alanlarda başarılı olabilmek için şart koşulan yetkinliklerin tanımlanmasıdır. Değerlendirilecek her gruba ayrı değerlendirme yapılması sakıncalıdır. Her seviyedeki personelin aynı sorular ile sorgulanması geçerlilik açısından doğru olmayan bir yaklaşımdır.

E- Yönetici, değerlendirici ve danışmanların tabi tutulacağı eğitimler:

360 derece geribildirim tam başarı sağlanabilmesi için, her katılımcının tabi tutulacağı eğitimler konusunda titiz davranmak gerekir. Yöneticilerin eğitiminde esas alınması gereken kural, bu kişilerin süreç içinde rollerinin iyice anlaşılmasını sağlamaktır. Kendilerini, gelecek direkt raporları tartışmaya ve bunları değerlendirmeye hazırlamaları gerekmektedir. Akıl hocalığı yapmaya, motive etmeye ve performansı düşüren ya da performansın önünde engel teşkil eden unsurları ortadan kaldırmaya ya da etkisiz hale getirmeye hazırlıklı olmalılardır.

Değerlendiriciler, geribildirim sistemini nasıl tamamladıklarını, dürüstlüklerinin ne derece önemli olduğunu ve envanteri tamamlamak için onlara neden ve ne şekilde ihtiyaç duyulduğunu iyice anlamak zorundadırlar. Ayrıca oylamaları ve değerlendirmelerinin gizli kaldığı kendilerine üstüne basılarak ifade edilmelidir. Bu durum, kendi statüsündeki tek isim olan yöneticileri ve amirleri kapsamamaktadır.

Projeye katılan diğer bireyler de projenin ciddiyetinden haberdar edilmeli, gerekirse kendilerine eğitim ve danışmanlık hizmeti verilmelidir. Danışman olarak kabul edilen kişiler genelde insan kaynakları departmanlarından seçilmektedir. Bazı şirketler, danışman olarak dışarıdan bu konuda uzman olan kişileri de görevlendirmeyi uygun görmektedir. Danışmanlar herkesin özeline saygı göstermek durumundadır. Danışmanlık seanslarında konuşulanlar; bazı rapor sonuçları ve bilgi alışverişleri hiçbir şekilde dışarıya sızdırılmamalıdır.

Sürecin devamını sağlayan bu üç kategoride yukarıda sıralanan noktalara önem verilirse, ileriki devrelerde bir sorun yaşanması imkansız olmamakla beraber, çok az bir ihtimaldir.

F- Geribildirimin sağlanması:

Geribildirimin sağlanması, projedeki kilit noktayı oluşturmaktadır. Geribildirim sağlanmazsa, 360 derece geribildirim sisteminin başarısız olması işten değildir. Bunu sağlamanın çeşitli yolları mevcuttur. En ideal yol, her katılımcı için kendileriyle birebir ilgilenecek ve sonuçları birebir görüşmelerle değerlendirecek danışmanların atanmasıdır. Danışman, katılımcıyla birlikte performans değerlendirmesini yapar ve başlangıç için bir hareket planı oluşturur. Bu tür bir hizmet, hem katılımcıların 360 derece geribildirime daha sıcak bakmalarını, hem de gizlilik sebebiyle sisteme daha çok güvenmelerini sağlayacaktır. Böylece çalışanlar sistemin parçası olduklarını, 360 derece geribildirim sisteminin kendilerini yıpratıcı değil yapıcı bir uygulama olduğunu kabul edecekler, süreç boyunca sistemi hırpalayıcı bir tutum takınmak yerine, şartlara uygun davranmayı tercih edeceklerdir.

G- Daimi gelişim ve değişimi sağlama:

360 derece geribildirim sistemi, gelişmekte olan ve yenilikleri her zaman takip etmeyi amaçlayan şirketlerin başarılı olabileceği bir sistemdir. Şirket içindeki zayıflıkları, güçlendirilmesi gereken noktaları bulmaya ve bu sorunların adını koymaya yardımcı olur. 360 derecenin bu sıraladığımız özellikleri koruması ve asıl amacına hizmet edebilmesi için, şirket içi ve şirket dışındaki dinamikleri takip etmesi, değişimlere ayak uydurması gerekmektedir. Zamanı yakalayamayan bir süreç yönetim komitesi, 360 derece geribildirim sistemini başarısızlıktan kurtaramaz.

Kısaca…

Tüm dünyadaki örneklere genel olarak baktığımızda, klasik değerlendirme yöntemi olan amir değerlendirmesinden birdenbire 360 derece geribildirime geçişin zaman zaman sancılı olduğunu görmekteyiz. Özellikle değişik seviyelerdeki liderlerin dirençlerini, yeni sisteme geçişi ne derece kabul edeceklerini önceden kestirmek ve gerekli tedbirleri almak gerekmektedir. Bu tip zorlukların sonradan meydana gelmesini önlemek için yapılması gerekenler kısaca şöyle:
• Tüm katılımcıların konuyla ilgili çok iyi bilgilendirilmesi ve motive edilmesi
• Eğitim seviyesi ve motivasyonu en iyi durumda olan departmanı ya da departmanların pilot uygulamalar için seçilmesi
• Geçiş sürecinde tüm bileşenlerle değil, sadece ast ve üst gibi bir bileşeninde amirlerin mutlaka yer aldığı ikili bileşenler kullanılması (bu durumu 360 yerine 180 derece geribildirim olarak nitelendirebiliriz)
• Başta değerlendirme sistemini tüm kademelerde aynı anda uygulamak yerine üst kademeye yakın kademelerden birisinde pilot uygulama başlatılması olası problemlerin önüne geçmek için yapılması gereken başlıca olgulardır.
Halen bir çok değişime kapalı kurum, kuruluş ve organizasyonda kullanılan sadece yukarıdan aşağıya, hiyerarşinin egemenliğindeki bir değerlendirme sistemi, başka bir deyişle “amir değerlendirmesi”, işletme etkinliği ve verimlilik problemlerini çözmekten çok uzak kalmaktadır. Bu duruma çözüm olarak öne sürülen ilave bir “aşağıdan yukarıya” değerlendirme sistemi de bekleneni karşılamayacak, hedeflenen gerçekçiliğe ulaşamayacaktır.

Günümüzde iş dünyasındaki rekabette öne çıkabilmenin ve başarıya ulaşabilmenin, hepsinden önemlisi başarıyı devamlı kılabilmenin yolu, değişimlere hızla ayak uydurabilmekten, dinamik bir yapıya sahip olabilmekten geçmektedir. Bu gerçeği göz ardı etmeyen şirketler, sürekli değişimin kaçınılmaz olduğu gelecekte, yönetsel etkinliğin ve örgütsel verimliliğin anahtar kelimesinin “insan” olduğu gerçeğini de kabul etmiş durumdadır. 1 “İnsan”ı ön plana çıkartan 360 derece geribildirim sistemi, gelecekte başarılara imza atmayı hedefleyen, rakiplerine göre fark yaratabilecek olan organizasyonlar tarafından tercih edilen bir değerlendirme sistemidir. 360 derece geribildirim sistemi, bahsettiğimiz noktalar konusunda titiz bir çalışmaya gidilirse, şirketleri ve organizasyonları gelecekte başarıya taşıyacak anahtar sistem olarak kabul edilmektedir.

Kaynaklar:

1 ARSLAN, AKIN, Bireysel Performanstan Kurumsal Performansa Geçişte Etkili Bir Araç: 360 Derece Değerlendirme
PECK, CURTISS S., 360-degree feedback: how to avoid a disaster http://www.workinfo.com/free/Downloads/71.htm

http://www.work911.com/performance/particles/360.htm

LINMAN, TERRI, 360-degree Feedback: Weighing the Pros and Cons http://edweb.sdsu.edu/people/ARosset...ions/360_1.htm

__________________
Bilgen Hündür
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi