insankaynakları.com içerik ekibi
Ayşegül Orhan Donat
(Orhan Holding İnsan Kaynakları Bölüm Başkanı)
360 derece geribildirim sistemini uygulayan kurumlardan biri olan Orhan Holding'ten, Sayın Ayşegül Orhan Donat'la kullandıkları sistemle ve sistemin kullanım ile ilgili bir sohbet gerçekleştirdik.
Orhan Holding’ten ve Orhan Holding’e bağlı kuruluşlardan bahseder misiniz?
1972 yılında Teknik Malzeme ile otomotiv sektöründe faaliyet göstermeye başladık. Daha sonraki yıllarda bir taraftan otomotiv sektöründeki ürün gamımız artarken, diğer taraftan da inşaat, hizmet, sigorta, turizm, klima ve son olarak da tarım sektörlerinde faaliyet göstererek 22 firmaya ve yaklaşık 4,500 çalışan sayısına ulaştık. Özellikle otomotiv sektöründe bugün 11 firmamız, Amerika, Almanya, İtalya, Fransa gibi ülkelerdeki otomotiv devleriyle ortaklıklarımız, Renault, Fiat, Honda, Toyota, Mercedes, BMW gibi müşterilerimiz ile Türkiye’deki en büyük otomotiv yan sanayi kuruluşu olma başarısını gösterdik. Bugün 23 farklı ülkeye ihracat yapmakta, dünya otomotiv sektöründeki dev firmalarla çalışmaktayız. Tüm bunları firmalarımızda aldığımız ISO TS 16949, ISO 9000, ISO 14001 kalite belgeleri ile de kanıtlıyoruz.
360 derece geribildirim sistemini uygulamaya karar vermenizin sebepleri neler oldu ve sistemi uygulamaya başlamadan önce ne gibi hazırlıklar yaptınız?
Bugün Orhan Holding bünyesinde 22 şirket, ve toplam 4,500 çalışan mevcut. Bunlardan 450 kadarı beyaz yaka personel. Üst yönetim olarak çalışanların tümünü tanımamız olanaksız. Fakat onların gelecekleri hakkında karar vermeye çalışırken onlar hakkında en tarafsız değerlendirmelere ihtiyacınız var. Bir değerlendirmenin taraflı mı, tarafsız mı yapıldığını anlayabilmek bile bazen güç oluyor. 360 derece değerlendirmede bu konu gayet iyi çözülmüş. Bir kişinin astı, üstü ve çalışma arkadaşları tarafından değerlendirilmesi sonucunda ulaşılan ortalama değer, bir kişi için alabileceğiniz en doğru değer bizce. Bu değerlendirmeyi sonucu sadece performans değerlendirmesi olarak değil, aynı zamanda kariyer planlamasında kullanabilmek, gelişim ve eğitim programlarını da planlayabileceğimiz bir sistem olmasını hedefliyorduk.
Organizasyon şemasında altta kalmış üst yönetim olarak başarılarını göremediğimiz potansiyel yönetici adaylarını fark edebilmek ise 360 derece geribildirim sistemi neticesinde beklediğimiz sonuçlardan bir diğeriydi.
Böylece, girdiğimiz bu yolda ilk başta, üst yönetimin de dahil edildiği ilk basamak; yetkinliklerin belirlenmesi oldu. Burada yetkinlikler 3 ana başlık altında (temel yetkinlikler, yönetsel yetkinlikler ve fonksiyonel yetkinlikler) topladık. Bu süreç, Ernst & Young danışmanlarının yönetiminde, holding firmalarında çalışan toplam 80 kişinin katıldığı 10 workshop ile gerçekleştirildi. Üst yönetimin de büyük oranda rol aldığı yetkinlik tespit etme çalışması yaklaşık 4 ay sürdü. Bu workshoplarda çıkan neticelerin firmamızda çalışan kişiler tarafından tespit edilmesi çok önemliydi, çünkü daha sonra bu yetkinlikler ve davranış şekilleri üzerinden değerlendirilecek olanlar da kendileriydi.
Daha sonra, pozisyon profilleme ile yetkinliklerin pozisyonlara göre dağılımları tespit edildi. Pozisyonlara göre dağıtılan yetkinlikler kişilerin 360 derece değerlendirmede kullanılacak kriterleri oldu.
Bundan sonraki adımımız, yönetim olarak kimin kimi değerlendireceğine karar vermekti. Burada organizasyon şemasındaki ilişkileri kullandık ve kişilerin gerçekten birbirleri ile bir iş ilişkisi içinde olmalarına dikkat etmeye çalıştık. Biz bu noktada kimin kimi değerlendirdiğini açıklamadık, bu bilgiler bizde gizli kaldı.
360 derece değerlendirmeye başlamadan önceki son ama en önemli süreç; bu değerlendirmenin net ve açık olarak anlatılmasıdır. Ve bu anlatımın da yazılı olarak değil, sözlü olarak yapılması gerekir. Hatta mümkün ise hem yazılı hem de sözlü olarak yapılması aradaki soru işaretlerini minimize edecektir.
Çok açıklık gerektiren bir sistem olduğundan, tam bir güven ortamı sağlamak çok önemlidir. Neticede kişilerden üstlerini değerlendirmelerini istiyoruz. "Bu neticelerin nerelerde kullanılacağını netlik ile anlatmak, kimlerin neyi ne kadar göreceğini bildirmek, sonuçlardaki açıklık oranını artıracaktır" düşüncesi ile, holding insan kaynakları personelimiz bütün şirketlerde sistemi anlatıp, soru cevaplı seanslar düzenledi. Neticede firma 360 derece değerlendirmeye hazırdı...
360 derece geribildirim sistemine çalışanların yaklaşımı nasıldı? Çalışanların bu yeni sisteme direnci oldu mu? Olduysa bu problemi nasıl aştınız?
360 derece geribildirim sistemi her değişim gibi bir korku, huzursuzluk yarattı elbette. Değerlendirmeyi yaparken değil de daha çok sonuçları ellerine aldıktan sonra başladı bu korku ve huzursuzluk. Beklenmedik bir takım sonuçlar kafalarda bazı soruları doğurdu.
En başta akla gelen soru; “Bunu benim için kim yazmış?” ve o nokta da gelinen sonuç; “ Tabii böyle yazar, beni sevmiyor ki zaten..." veya “Bak, ayağımı kaydırmaya çalışanlar var”...
O süre içinde çalışanlar arasında soğukluklar yaşadık... İkinci korku, eğer sonuçlar beklediğinden kötü çıktı ise; "Şimdi bana ne olacak?". Fakat kişiler sonuçlar üzerinde biraz düşündükçe kendilerini yavaş yavaş aynada görmeye başlıyorlar. O ilk andaki şaşkınlık ile gelen tepkiler azalıyor, kendine dönüş başlıyor. İşte burada sistemin bence en önemli ayağı olan geribildirim işin içine giriyor.
Geribildirim esnasında üstünde en çok durduğumuz konu; 360 derece geribildirim sisteminin en büyük hedefinin gelişim olduğu ve onun da bu değerlendirme sonuçlarına bu göz ile bakması gerektiği. Yani buradaki neticeleri kendisini nasıl daha başarılı bir insan yapar planı içinde kullanması gerektiğini anlatmaya çalıştık. Bu da kişileri büyük oranda rahatlattı.
360 derece performans geribildirim sistemi Orhan Holding’e bağlı tüm şirketler tarafından uygulandı. Bu sistemi uygularken şirket bazlı uygulama farklılıkları yapıldı mı, yoksa tüm şirketlerde aynı şekilde mi uygulandı?
360 derece geribildirim sistemini, otomotiv şirketlerimizin tümünde uyguladık. Sistem uygulamada şirketler arasında çok büyük bir farklılık yoktu, çünkü yetkinlikleri belirlediğimiz workshopları bütün şirketlerimizde çalışan arkadaşlar ile düzenledik. Ürettikleri şeyler farklı olsa da, hepsi otomotiv yan sanayi olması açısından benzer yapıdaki şirketler. Ancak pozisyon profillemede firmalardaki organizasyon değişikliklerinden dolayı, fonksiyonel yetkinliklerinde bazı değişiklikler yapma ihtiyacı duyduk. Haricinde, bütün şirketlerimizde süreç bütün şirketlerimizde aynı şekilde işledi diyebiliriz.
360 derece geribildirim sisteminin şirkete ne gibi pozitif ve negatif etkileri oldu?
Sistemin, genel olarak beklentilerin netleşmesini açıklıkla ortaya koyması açısından büyük bir faydası oldu. Başarıya giden yolun nereden geçtiği ve kişilerin bu yolda nerede olduklarını görmeleri, kendi rotalarını çizerken bir harita görevi gördü. Biz, insan kaynakları bölümü olarak eğitim planlamamızı daha net yapabildik, çünkü kişilerin eksikliklerini daha net görebildik. Henüz bu eğitimleri veremedik ama zannediyorum bu eğitimlerin geribildirimleri de daha başarılı olabilecek, çünkü bunlar kendi kabul ettikleri gelişime açık yönleri ile belirlenmiş olan eğitim programları olacak.
Performans değerlendirmesinin yapılmadığını düşünen arkadaşlarımız, 360 derece değerlendirmeden sonra alabilecekleri tüm kaynaklardan kendileri hakkında bilgi aldıklari için tatmin oldular. Bunların yanı sıra üst yönetimin kendilerini takip ettiği inancı ve kariyer planlamaya bir giriş olduğundan bir motivasyon aracı da oldu...
Negatif etkisi olmadı değil. İster istemez kısa süreli kırgınlıklar oluştu. Fakat bunlar zaman ile daha az olacak diye ümit ediyoruz. Bu kısa süreli kırgınlıkların, içten içe süren çekişmelerden daha iyi olduğunu düşünüyoruz. Ama önemli olan geribildirimin bu tür olayların olduğu yerlerde çok dikkatli yapılması.
Sistemin online olmasının ne gibi faydaları ve olumsuz etkileri oldu?
Sistemin online olmasının zaman tasarrufu, gizlilik gibi çok önemli avantajları oldu. İnternet bağlantısının çok iyi olmadığı şirketlerimizde bir takım sorunlar yaşadık ama bunlar diğer taraflarda yakaladığımız avantajların yanında yadsınabilir kalıyordu.
360 derece performans geribildirim sisteminin sonuçlarını ne şekilde değerlendirdiniz? Hangi insan kaynakları süreçlerinde sistemin çıktılarını kullandınız?
360 sonuçlarını; şimdilik ilk uygulama olmasından ötürü sadece;
1. Eğitim planlaması
2. Kişinin kendi kişisel gelişimini planlamasında yol gösterici olması
3. Başarıya giden yoldaki beklentilerin netleşmesi, ve aynı lisan ile anlatılması
4. Şirket içi iletişimin artması
gibi konularda kullandık.
Daha sonraki hedeflerimiz arasında; hedeflerle performans değerlendirmesi ile birleştirilip, kariyer planlaması, ücret planlaması gibi süreçlerde de kullanmak var.
Geribildirim sisteminin sonuçları çalışanlara nasıl yansıdı? Çalışanlardan sistem uygulandıktan sonra nasıl tepkiler aldınız?
Çalışanlar öncelikle kendi raporlarını online olarak gördüler. Aynı anda genel müdür ve üst yönetim de onların gördüğü sonuçları görebiliyordu. Bunlar danışman firma tarafından konsolide edilmiş özet sonuçlardı. Kimin ne yazdığını hiç kimse göremiyordu. İlk başta biraz tedirginlik oldu, ancak daha sonrasında herkese tek tek yapılan geribildirim sonucunda; hem kişilere bizim bu raporları ne göz ile değerlendirdiğimizi, hem de onların da bu raporlardan kendi kişisel gelişimleri için ne gibi sonuçlar çıkarmaları gerektiğini anlattık. Neticede kişiler sonuçların kendilerinin yansımasi olduğunu kabullenip bir özdeğerlendirme sürecine girdiği için, tedirginlikler çok uzun süre devam etmedi.
Bu sistemi yeni kullanacak olan şirketlere ne gibi tavsiyeleriniz var?
Sistemi uygulamadan önce, çalışanlara kesinlikle çok iyi anlatılması gerekiyor: Sonuçları nasıl ve ne şekilde kullanılacak? Yazılanları kimler, ne kadar görecek?
Burada bir danışman şirket kullanmak avantajlı oluyor, çünkü sonuçlar, tarafsız olan şirkette toplanıp, özet veriler olarak aktarılıyor. Bu da güveni arttırıyor. Kişinin değerlendirilmesi esnasında değerlendiricilerin tamamen tarafsız olması gerektiğinin iyi anlatılması da çok önemli. Çünkü kişisel yakınlıklar veya çatışmaların sonuçları etkilemesi çok mümkün.
Geribildirim süreci hiçbir şekilde atlanmamalıdır. 360 derece değerlendirmede çıkan sonuçlar mutlaka bir uzman tarafından, kişi ile karşılıklı konuşulup, kişinin hem sistemi hem de kendisi ile ilgili güçlü ve gelişmeye açık yönlerini iyi anlaması ve daha da önemlisi kabul etmesi sağlanmalıdır. Yetkinliklerin belirlenmesi esnasında olabildiğince fazla insan bu sürece katılmalı ki, kabullenme daha hızlı ve kolay olsun.
Sayın Ayşegül Orhan Donat'a verdiği bilgilerden dolayı teşekkür ediyoruz.
360 derece güvenmek...
Düzenli Mod
