Şirketler mal veya hizmet üretmek için hepimizin bildiği gibi, üretim faktörlerini kullanmaktadır. Bu kaynaklara, miktar olarak sahip olmak herkes tarafından mümkün. Bir de üretim faktörlerine “zaman”ı ekleyelim. En adil dağıtılan kaynak bu.
Global rekabet ortamında, önemli olan, bu kaynakları en etkin şekilde kullanmaktır. Sözünü ettiğimiz global rekabetin sonucu olarak şirketler artık, ürün ve hizmetlerinin satış fiyatını belirlerken kar marjında oynama yapamamakta. Çünkü, örnek vermek gerekirse, turizm sektöründe, özellikle bu sene %70-80 civarı orta gelir grubu turistin geldiğini göz önünde bulundurursak, tatilini geçirmek için broşürleri inceleyen bir kişinin, konaklama yeri seçimini etkileyen faktörlerden en önemlilerinden biri tabi ki fiyat olacaktır. Ancak, günümüzün ekonomik koşullarında fiyatta oynama yapmak çok fazla mümkün olmamaktadır. O zaman karlılığı arttırmamızın tek yolu kaldı. O da, kaynaklarımızı etkin kullanmak ve verimliği arttırarak maliyetlerimizi düşürmek. Bu nedenle, temel faaliyet alanımıza yönelmek ve destek süreçlere daha az kaynak ayırmak gerekmektedir ki, bu zaman zaman zorunluluk halini alabilmektedir Şirketler son yıllarda bunun sağlanması için, destek süreçlerini kendi kaynaklarıyla değil, şirket dışında, o konularda uzmanlaşmış kişi ve kuruluşlar aracılığıyla yapmaya çalışmaktadır. Dünyada bu yaklaşım, dış kaynak kullanımı (outsourcing) kavramının oluşmasını sağlamıştır. Ve dış kaynak kullanımının firmalara faydası oldukça fazla olmuş ki, en hızlı büyüyen pazarlardan biri halini almıştır.
Şirketlerde dış kaynak kullanımı, sadece maliyet avantajı nedeniyle yapılmıyor. Bunun yanında, bazen alınan ürün/hizmetin ayrı bir uzmanlık gerektirmesi bazen de ekonomideki dalgalanmalara karşı esneklik sağlaması nedeniyle, şirketler bazı faaliyetlerini kendi bünyelerinde gerçekleştirmek yerine dış kaynaklardan temin ederek bu ihtiyaçlarını karşılamaya çalışmaktadırlar.
İşletme içindeki bu trend, doğal olarak İnsan Kaynakları Yönetimi alanına da yansımaya başlamış bulunmaktadır. Üretim faktörlerine miktar olarak herkesin sahip olmasının mümkün olduğunu yazımın başında belirtmiştim. Ancak bu kaynaklardan “insan” kaynağına sayı olarak sahip olunması mümkünken, nitelik olarak aynı olması mümkün olamamaktadır. Özellikle, hizmet sektöründe insan kaynağının yetkinliği ön plana çıkmaktadır. Şirketlerde bu kaynağın temin edilmesi, kullanımı ayrı bir uzmanlık gerektirmekte ve stratejik öneme sahip olabilmektedir.
Bu nedenle şirketlerin bazıları İnsan Kaynakları Yönetimi alanındaki hizmetlerin bir kısmını dışarıdan almaya yönelirken, bazıları da (ki bu grup şirketleri için bir uygulama olarak karşımıza çıkıyor) bu hizmetleri sunan birimleri ayrı bir örgütlenme içinde toplayarak, gerek grup içindeki şirketlere bu hizmetleri sunmaya veya daha da ilerisini düşünürsek, grup dışındaki şirketlere bu hizmetleri satmaya yönelmişlerdir. Son belirttiğimiz yöntem ile, aslında bu birimleri ayrı bir kar merkezi haline getirerek hem maliyet, kalite, verimlilik açısından etkinleştirilmesine hem de uzmanlaşmalarının arttırılmasına çalışılmaktadır.
Şimdilik bu ikinci yolu bir kenara bırakıp, özellikle son yıllarda dış kaynak kullanımına neden gidildiğini incelemeye çalışalım.
İnsan Kaynakları uygulamalarına çok geniş bir açıdan baktığımızda; insan kaynakları alt sistemleri (tasarımı, uygulamaya alınması ve yürütümü), klasik personel yönetimi uygulamaları (sicil-özlük ve tahakkuk), endüstriyel ilişkiler, idari ve sosyal işler, güvenlik, işçi sağlığı ve iş güvenliği hizmetleri bu alanın içerisinde yer almaktadır. Tüm bu uygulamaların bir arada bulunma yoğunluğu, işletmeden işletmeye farklılıklar gösterse de bilindiği gibi bu hizmetlerin her biri ayrı uzmanlıklar ve ayrı yetkinlikleri zorunlu kılmaktadır.
O nedenle, biz işletme içinde bir ekip oluşturalım ve bu ekip İK süreçlerindeki uzmanlıkların tümüne sahip olsun düşüncesi oldukça maliyetli ve büyük olasılıkla da çok etkin olmayan bir seçim olarak gözükmektedir. Bu, benim söylediğim bir şey değil, son yıllarda yaşadığımız deneyimlerle sabittir. Öte yandan, tüm bu süreçlere yönelik uzmanlıklara sahip bir ekibi işletme içinde bulundursak bile bu ekibin başka farklı yetkinliklere de sahip olması gerekmektedir.
Nedir bunlar: Tasarım, uygulamaya alma, yürütüm, satış/pazarlama işlevleri, ayrı bilgi / beceri / kişilik özelliklerini zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle de bir ekibimiz olsun ve tüm prosesleri bilsin, onun da ötesinde bu proseslerin tasarım, uygulamaya alma, yürütüm ve satış / pazarlamasını layıkıyla yapabilecek yetkinliklere sahip olsunlar düşüncesinin pratikte pek mümkün olmadığı görülmektedir. Ayrıca tüm bunları yapacak bir ekip oluştursanız bile kriz dönemlerinde veya şirketin içindeki büyüme / küçülme dönemlerinde bu ekibe yönelik tasarrufların yapılması da bir zorunluluk olarak karşımıza çıkmaktadır. Doğal olarak, bir diğer neden de, dış uzmanların söylediklerinin işletme içindeki bir ekibin söylediklerine göre daha çok itibar görmesidir. İşte tüm bu söylediklerimiz (gözlemlerimiz) nedeniyle son yıllarda İKY alanında dış kaynak kullanımı hızlanmış bulunmaktadır.
Bu alandaki bir diğer uygulama da, grup şirketleri açısından baktığımızda, grup içindeki bu birimleri tek bir merkez altında toplayarak tüm grup şirketlerine bir noktadan hizmet götürme yöntemidir. Bir başka deyişle grup şirketlerinin asli görevleri dışındaki görevleriyle uğraşmayı bırakıp işletmenin tüm enerjilerini asli görevlerine harcamaları avantajını yakalamak. Bu yaklaşımda, hizmetler artık ayrı bir çatı altında maliyetlendirildiğinden tam olarak maliyetlerinin tespit edilebileceğine inanılmakta, ve kâr merkezleri anlamında çalışılması beklenildiğinden de maliyet, kalite, verimlilik ve farklılık yaratmanın mümkün olabileceği düşünülmektedir. Çünkü bu “örgütlenme” ile, asıl işlerini yapan işletmeler arasında artık bir müşteri-tedarikçi anlayışı temelinde çalışma işleyişi beklenmektedir. (Ancak, kağıt üzerinde çok güzel ve dahiyane gibi gözüken bu yapılanmanın çok tehlikeli sonuçlara gidebileceğini de tahmin etmek zor değil. Bu konu başka bir yazının konusu olabilecek kadar geniş olduğundan burada buna dair düşüncelerimizi sonlandırmak doğru olacaktır.
Ancak hemen bir tanesini de söylemeden geçemeyeceğim: Ayrı bir kâr merkezi olarak çalışan bir birim olabilmek anlayışını, bu birimlerde çalışanlarda yerleştirebilmek oldukça zor. Aynı şekilde madalyonun diğer tarafından baktığımızda da bu birimden hizmet alan grup şirketlerinin de onlara bu konudaki bakışı ayrı bir anlayış değişikliğini zorunlu kılmaktadır.)
Şu an şirketlerde, insan kaynakları alanında en fazla outsource edilen fonksiyonlar, bordrolama ve personel seçme/yerleştirme faaliyetleridir. Yetkinliklerin önem kazanması, istenilen yetkinliklere belirli düzeylerde sahip olan kişilerin işletmeye çekilmesi gereğinin sonucunda seçme/yerleştirme faaliyetleri önem kazanmıştır. Ancak seçme/yerleştirme faaliyetinin uzmanlık gerektiren bir konu olduğunun farkına varılması ile hem zaman ve emek tasarrufu yapmak hem de en uygun kişiyi seçmek için, bu konuda profesyonel olarak çalışan firmalardan yararlanılmaktadır. Zaten günümüzde, insan kaynakları alanında dış kaynak olarak destek veren bir çok firma seçme/yerleştirme faaliyeti üzerinde yoğunlaşmaktadır.
Dış kaynak kullanımının, işletmeler için stratejik bir karar olduğunu belirtmiştik. Bu nedenle bu kararı vermiş olan bir işletmenin, destek alacağı danışmanlık kuruluşunu seçerken dikkat etmesi gereken noktalar vardır. Öncelikle, size destek verecek firmanın sizi temsil edeceği unutulmamalıdır. Sizi tanıyan ve kurumsal imajınıza uygun bir firma, daha fazla yarar sağlayacaktır. Bunun yanında, danışmanlık kuruluşu, konusunda yeterince uzman mı Yani size destek verebilecek alt yapıya ve yetkinliklere sahip mi Bunu belirleyebilmek için, referans kontrolü veya uzmanların özgeçmişlerinin incelenmesi faydalı olacaktır. Şirketlere destek veren bir çok firmanın yaptığı genel bir hata vardır. O da, her kuruluşa sabit çözümler sunulmasıdır.
Oysaki, mesela hizmet sektörü ile sanayi sektörünün beklediği çözümler birbirinden farklıdır. Hatta, bırakın farklı sektörlerdeki farklılıkları, aynı sektörde hatta aynı faaliyet alanındaki iki firma bile sadece kurulu olduğu coğrafi yer ve/veya firma kültürleri, stratejileri, vb nedenlerden dolayı birbirinden bağımsız özellikler göstermektedir.
Dikkat edilmesi gereken bir konu da, alınan hizmetin maliyeti ile faydası arasındaki orandır. Dış kaynak kullanımı alan firmaların dikkat edeceği, ve çalışmanın başarısını takip edebileceği gösterge, fayda/maliyet oranıdır.
Bir diğer konu, destek alınan firmanın birden fazla konuda destek verebilecek yetkinliklere sahip olmasıdır. Böylece, bir firma ile iletişim sağlanacak ama bir çok konuda destek alınacaktır. Aksi taktirde, bir çok danışmanlık firmasının entegrasyonu ve yönetimi başlı başına bir sorun halini alacaktır. Gördüğünüz gibi, dış kaynak kullanımında, firma tercihinde göz önüne alınacak başka noktalar var.
Sözlerimizi burada sonlandırırken, dış kaynak kullanımlarının önümüzdeki günlerde hızlanacağını söyleyebiliriz. Bunun sınırı, outsource edilecek hizmetin sizin için ne kadar stratejik olduğu ile ilgilidir. Stratejik olduğunu düşünmediğimiz tüm işlerde dış kaynak kullanımının kalite, maliyet, verimlilik ve farklılık avantajı getirebileceğine inanmaktayım.
İlhan ÖZDİLLER
stratejİKa Eğitim Danışmanlık -
İnsan Kaynakları Yönetiminde Dış Kaynak Kullanımı
Düzenli Mod
