YÖNETİM DANIŞMANI



Yönetim Danışmanından Nasıl Yararlanılır?

Bir danışmandan alacağınız hizmeti müzakere ederken, verilecek hizmete ilişkin elinizle tutup, gözünüzle görerek karar vermenizi sağlayacak dayanaklarınız yoktur. Bu nedenle pek çok yönetici bu tür çalışmanın ilk başta düşündüğünden daha zor olduğunu fark eder.

Aşağıdaki rehber, bir danışmanla çalışmak ve çalışacağınız danışmanı seçmekle ilgili karar alırken size yardımcı olmak için tasarlandı. Çeşitli kaynaklardan derlediğimiz bu listede, kararlarınızda dikkate alınması uygun olan ana başlıklar tarafsız bir bakış açısından sıralanıyor.


Bir danışmana ne zaman ihtiyaç duyabilirsiniz ?

Danışmana, bir boşluğu doldurmak için ihtiyaç duyarsınız. Bu boşluk çeşitli nedenlerden kaynaklanabilir. Örneğin :


Firma yöneticileri ve personelinin çalışma kapasitesinin fazlasıyla dolu olması ve bu yüzden ek işler yüklenmelerine olanak bulunmaması;

Uzmanlık gerektiren bir iş için firmada uzman bulunmaması ve böyle bir kişinin sürekli olarak istihdam edilmesinin de ekonomik olmadığı durumlar;

Yapılacak işin kısa sürede tamamlanması gereken bir görev olması – yeni çıkarılan bir ürün için eğitim verilmesi veya ürün geliştirme için yeni proseslerin belirlenmesi gibi.
Bir danışman aramanızı gerektiren başlıca nedenler :


Personelinizin sahip olmadığı becerilerin kullanılması

Daha geniş bir deneyime ulaşılması

Bağımsız, profesyonel görüş ve öneriler alınması

(Herhangi bir nedenle) İşin firma içinde yapılamaması

Bir Danışmanla Çalışmak Size Ne Yarar Sağlar?


Yapılması gereken işin kısa sürede yapılması

Yeni veya daha ileri amaçlar ve hedefler

Yeni bir bakış açısı

Kendi zamanınızı ve dikkatinizi daha etkili konulara yöneltilebilmek

Planların kesin çizgilerle belirlenebilmesi

Amaçların, politikaların aydınlatılması, uzantılarının hesaplanması

Metodolojik ve sistematik bir yaklaşım

Amaçlarınızı Belirlediniz mi ?

Danışmanlarla görüşmeden önce, ele alacağınız konular/sorunlar konusundaki düşünceleriniz açık ve net olmalı. İstediğiniz işin ne olduğunu, bu işin sonucu olarak neler beklediğinizi ve bu işten firmanızın nasıl faydalanacağını tanımlayın.

İşin zamanlaması, kapsamı ve çalışmayı etkileyebileceğini öngördüğünüz kısıtlamaları / engelleri belirleyin.

Firmanızdan kimlerin bu çalışmaya katılacağına ve zamanlarının nasıl kullanılacağına karar verin.

Çalışmanın sonunda danışmandan sağlanacak katkılara ilişkin açık anlatımlarını / tanımlamalarınız olsun.


Ön Hazırlık

Amaçlarınızı iyice belirledikten sonra, yapılması gereken iş için bir özet hazırlayın. Bu özette: projenin hedefleri, kapsamı, zamanlaması, raporlama prosedürü ve öngörülen kısıtlamalar açıkça belirtilmelidir.

Hazırlanan özet firmada bulunan diğer kişilerce de gözden geçirilmeli ve ulaşılmak istenen sonuçlar ve beklenen yararlar üzerinde herkesin birleşmesi sağlanmalıdır.

Teklifler Nasıl Alınmalı ?

Danışmanlardan, projede uygulanacak süreç hakkında bilgi içeren ayrıntılı bir teklif isteyin. Sizin için ne yapacaklarını iyice anlayın. Prosesin ne ve nasıl olacağı kafanızda iyice netleşmiş olmalıdır.

Danışmanlar istediğiniz şekilde bir teklif verebilmek için şirketiniz hakkında bazı bilgiler toplamak, hatta şirketinizde kısa bir görüşme-inceleme çalışması yapmak ihtiyacını duyabilirler. Bu konuda kolaylık göstermek kaliteli bir teklif almanızı sağlayacağından, sizin çıkarınızadır. Sizce ticari sır niteliğinde olan bilgiler isteniyorsa, danışmanlarla bir Sır Saklama Yüklenim Sözleşmesi imzalayarak bu bilgileri vermeyi düşünebilirsiniz.

Alcağınız teklifte şu noktaların bulunmasına dikkat edin :


Projenin amacı

Kapsam ve yaklaşım

Tüm zamanlamayı ve dönüm noktalarını belirten proje planı

Kritik başarı faktörleri

İşi üstlenecek olan danışmanların isim ve özgeçmişleri

Referanslar

Proje sonunda elde edileceklerin açıkça belirtilmesi

Faydalar

Ücret, giderler ve ödeme planları
Danışmalardan yazılı teklifler talep edin.


Projeden Kim(ler) Sorumlu?

Başarılı bir danışmanlık, insan ilişkilerinde de başarılı olmayı gerektirir . İşi yapacak danışmanla görüşmeniz, hem danışmanı daha iyi tanımanızı sağlar hem de onun deneyim ve birikimlerini daha iyi anlamınıza yardımcı olur.

Aslında, belki de en önemlisi firma içinden ve danışman firmadan projede beraber çalışacak kişilerin bir araya geldiklerinde kendilerini rahat hissetmeleri – yani “kimya”larının uyuşmasıdır.

Danışmanın tarzı sizin firmanızın tarzına paralel mi ?

Söylediklerinde tutarsızlıklar var mı ?

Eğer herhangi bir kuşkunuz varsa gündeme getirin, bu kuşku sadece yanlış anlaşmadan kaynaklanıyor olabilir.

Teklif üzerindeki tüm kuşkularınız kalkıp, tam anlaşmaya varana kadar görüşmelere devam edin.

Referanslar, Deneyim, Özellikler …

Danışmanın uygun bilgi ve deneyime sahip olduğundan emin olun. Önceliği danışmanın çalışma hayatındaki deneyime verin. Ayrıca, proje konusuyla ilgili pratik deneyime sahip olup olmadıkları da çok önemlidir. Danışmanın bu proje için uygun olduğunu onaylayabilecek isimler (referanslar) isteyin. Onlara işlerinde iyi olmalarını sağlayan özelliklerin ne olduğunu sorun.

Garantiniz Nedir ?

Projenin sonunda elde edilecek sonuçlar için bir danışmanın güvence verebilmesi çok zordur – çünkü projenin başarısı pek çok faktöre dayanmaktadır. Ancak size yaptıkları işin “kalitesi” konusunda bir garanti verebiliyor olmaları gerekir.

Örneğin, isteklerinize cevap verme süreleri, yüklenilen işin miktarı, proaktif yaklaşım, vs. gibi konular bir danışmanın tamamen kontrolü altında olabilecek ve garanti edebileceği konulardır.

Ne Fiyat Ödüyorsunuz?

Danışman size net, profesyonel fiyatlama ilkeleri ve kuralları sunabiliyor mu ? Bir danışman için sizin projenizde harcayacakları zamanı kesin olarak belirleyebilmek oldukça zordur ancak sizin için oldukça yakın bir tahminde bulunabilmesi gerekir.

Eğer iş/proje zamanında tamamlanamazsa ne olacağını mutlaka önceden belirleyin.

İlk bakışta görülmeyen komisyon ya da giderler var mı, kontrol edin.

En iyi yöntem birkaç danışmandan teklif alıp, karşılaştırmaktır.

Danışman Bağımsız mı ?

Özellikle projenizle ilgili bir şeyler satın almanızı gerektiren durumlarda çok dikkatli olun. Danışmanın belli ürünlerle veya firmalarla bağlantıları olabilir.

Danışmanı Nasıl Yönetmeli ?

Projedeki ilerleme ile ilgili haftalık resmi olmayan kısa toplantılar yapın. Bu toplantılar yönetimin projeden kopmamasını ve olası krizlerin çıkmadan önlenmesini sağlar. Resmi toplantılar daha üst düzeyde yapılmalıdır.

Proje, tüm hedeflerin gerçekleştirildiğini belirten bir raporla sona ermelidir.

Sonuçtan tatmin olmadıysanız . . .

En iyi planlanmış projeler bile umulan sonuçları vermeyebilir. Aşağıdaki faktörlere dikkat etmeniz durumunda pek çok noktayı büyük bir problem haline gelmeden çözmeniz mümkündür :


Kaygılarınızı hem iş arkadaşlarınızın hem de danışmanların görüşünü almak için gecikmeden dile getirin.

Sözleşmenize ve önceden hazırladığınız özete başvurun

Sorunu çözme konusunda ihtiyacınız olan reçete konusunda açık ve net olun.

Sözleşme üzerinden geçeceğiniz özel bir toplantı düzenleyin

Eğer aranızda anlaşamazsanız, üçüncü bir taraftan da görüş alın

Başarılı bir projeyi yürütmenin anahtarı: hem firmanız içinde hem danışman gözünde beklentileriniz hakkında açık, problem çözme konusunda istekli olmakta yatar.


Bir danışmanı seçmek gerçekten zordur. Satıcı yanı güçlü bir kişi ile karşı karşıya kalıp, kendinizi bir anda sözleşme imzalamış bulabilirsiniz. Her iş gibi bu konuda da soğukkanlı ve sağduyulu davranmak en kazançlı yoldur.

__________________
Simge Velipaşalar