Yönetimlerin şirket stratejisini anlatma konusundaki tüm çabalarına karşın çalışanların üçte biri kuruluşun nereye doğru gittiğini bilmemektedir. Tipik olarak çalışanların yalnızca yüzde 64’lük bir bölümü üst yönetimin rekabet avantajı sağlayacak bir stratejik yön belirlediğini düşünmekte ve yalnızca yüzde 62'si bu stratejik yönün ne okluğunu bilmektedir.
Yine çalışanların çoğu üst yönetime karşı güvensizlik değilse de kuşku duymaktadır. Üst yönetimi kendilerinden uzak bulmakla, ancak ilk amirleri konumundaki yöneticiyi daha kolay kabullenmektedirler.
Üst düzey yöneticilerin çalışanları ile daha çok birlikte oldukları ve daha etkili iletişim kurdukları işletmelerde çalışanların iş tatmininin daha yüksek, daha katılımcı ve daha üretken oldukları gözlemlenmektedir.
Üç aşamada İletişim Yetkinliği
Üst düzey yöneticiler aşağıda belirtilen üç adımlık süreci İzleyerek iletişimleri konusunda gerçek bir fark yaratabilirler:
Birinci adım: İletişime, temel bir liderlik yetkinliği olarak öncelik verin. Çalışanlar arasında yapılan anketlerde liderler iletişim konusunda genellikle düşük puanlar alırlar. Oysa İletişim; isler konuşma, ister yönlendirme, sunum, koçluk, dinleme ya da yazma biçiminde olsun liderin yaptıklarının ifadesidir. Olağanüstü liderler olağanüstü birer iletişimcidir. "Olağanüstü'' iletişimin ne olduğunu tanımlayın ve spesifik davranışsal terimlerle ölçün. Çalışanlarınızda görmek istediğiniz davranışı ölçmelisiniz. Etkili iletişim "her bedene uygun''' bir giysi değildir. Farklı düzeylerdeki liderlerin farklı yollarla iletişimde bulunmaları gerekir. Daha alt düzeylerdeki liderler, yerel ölçekte iletişim kurmalıdır. Üst düzey yöneticiler ise şirket genelinde bir iletişim yürütmelidir. Bir orta düzey yöneticinin başarılı sonuçlar elde etmesini sağlamış olan davranış ve becerilerin bir üst düzey yönetici için de başarı getireceği beklenmemelidir,
İkinci adım: Becerileri ve gereksinimleri değerlendirin. Performansın yüzde 80'İ varolan tüm etkenlerin yüzde 20:si tarafından belirlendiğine göre sınırlı kaynaklarınızı doğru işlerin sürdürülmesi, değiştirilmesi ya da iyileştirilmesi için kullanmanız gerekir.
İletişim yetkinliğini değerlendirirken aşağıdaki önerilerden yararlanabilirsiniz;
•Yalnızca değiştirebileceğiniz türden konulan tanımlayarak ve Ölçerek gerçekçi beklentiler yaratın. Çünkü değerlendirme, çevresindeki unsurlardan bağımsız bir olay değildir.
•Yalnızca liderlerin, günlük işleri ile ilgili buldukları konuları ölçerek iyileştirme çalışmalarının benimsenmesini ve herkesin bu konuda kararlılıkla çaba göstermesini sağlayın.
• Kısa değerlendirmelerin her zaman daha iyi olmayabileceklerini göz önünde tutarak anket uzunluğu ile maddelerin ne kadar spesifik olduğu arasında bir denge kurun; böylece elde edeceğiniz veriler işinize daha çok yarayacaktır.
•Etkili iletişim konusundaki algılama, işletmenin kendine özgü kültürünün ve değerlerinin bir uzantısı okluğu için iç odaklanma ve kıyaslamalar ile anlamlı karşılaştırmalar yapın.
• Doğru sorulan doğru şekilde sorarak (Örneğin 'Hangi konularda, nasıl,ne zaman, niçin iletişimde bulunuyoruz? İletişimde ne kadar etkiliyiz?' gibi) ve aldığınız yanıtları inceleyerek önceliklendirme ve hareket planı hazırlama süreçlerini sadeleştirin.
Üçüncü adım: Düzenli olarak izleme yapın. Yönetimler, çalışanların şirket .stratejisini ya da değişimi anlamalarını ve benimsemelerini sağlama konusunda genellikle aşama aşama ilerlerler. Yönetimlerin bu konudaki sorumluluğu hiçbir zaman sona ermez. Temel bir liderlik yetkinliği ve beceri değerlendirmesi olarak iletişim çok önemlidir, ancak düzenli bir izleme ve ölçüm süreci olmadığında bunlar "ayın lezzetleri" olmaktan öteye gidemez. Çalışanlarınız arasında iletişimin etkililiğini izlemeye yönelik anketler yapın ve bu anketleri kurumsal performansın ayrılmaz bir parçası haline getirin.
Bir izleme anketinin etkililiği aşağıdaki beş unsura bağlı olacaktır:
•Anket kısadır; 15 ya da daha az sayıda maddeden oluşur ve sonuçlar üzerinde en büyük etkiye sahip birkaç konuya odaklanmıştır.
•Yılda en az iki kez yapılmalıdır çünkü daha uzun sürelerde çok şey değişebilir.
•İşin basit ve az maliyetli ancak geçerli ve zamanında olabilmesi açısından temsil özelliği olan, rastgele bir örnek gurup ile online gerçekleştirilmelidir.
•İsimlerin gizliliğinin, yanıt oranının yüksek olmasının ve doğru geribildirim alınmasının sağlanması için şirket dışından bir üçüncü taraf eliyle yürütülmelidir.
•Gözle görünür hareket üretmelidir. İnsanlardan geribildirim istediğiniz ve onlar da bunu verdiğinde bir şeylerin yapılmasını beklerler.
Bu üç adımlık süreci uygularsanız çalışanlarınızın iş tatmini artacak, daha katılımcı ve üretken olacaklardır.
Kaynak:Executive Excellence/Mayıs/2006
www.sahinlerholding.com.tr
Yönetimde İletişim Yetkinliği
Düzenli Mod
