Bugün ekipler giderek daha önem kazanmaktadır. Liderlikte hiyerarşik yaklaşım yerini ekip liderliğine bırakmaktadır. Liderler artık sanal ekiplerin, özerk ekiplerin, farklı departmanların çalışanlarından oluşan ekiplerin ve eylemle öğrenen ekiplerin birer üyesidir.
Günümüz liderlerinin çoğu bir ikilem ile karşı karşıyadır: etkili ekipler oluşturma gereksinimi büyüdükçe bu ekipleri oluşturmak için kullanılabilecek zaman ve diğer kaynaklar azalmaktadır. Bugün birçok liderin yapacak daha çok İşi, kendilerine yardıma olacak daha az elemanı bulunmaktadır.
Odaklanmış geribildirim ve izleme, liderliğin ve müşteri hizmetinin etkililiğini anırmaktadır. Ekip oluşturma konusunda benzer bir yaklaşım da liderlere, zaman harcamaksızın ekip oluşturmalarında yardımcı olmaktadır. Bu yaklaşım basit olmakla birlikte kolay sayılmaz. Ekip üyelerinin düzenli olarak geribildirim isteyecek cesarete ve bir davranışsal değişiklik stratejisi geliştirecek, izleyecek ve ona bağlı kalacak disipline sahip olmaları gerekir.
Bu ekip oluşturma sürecini uygulamak için liderin bir koç ya da kolaylaştırıcı rolünü üstlenmesi ve projenin patronu olma İsteğini bastırabilmesi gerekir. Ekip üyeleri kendi davranışsal değişiklik stratejilerini geliştirdikleri. hazır bir strateji kendilerine dayatılmadığı zaman daha iyi bir ekip çalışması ortaya çıkar. Eğer liderin ekip üyelerinden birini çıkarmaya niyeti varsa, bu sürecin uygulanmaması gerekir.
Ekip Üyelerinin Birlikte Çalışmasını Sağlayan Sürecin Aşamaları
Bu sürecin on dört aşaması bulunmaktadır;
1.Ekibin her üyesinden şu iki soruya vereceği yanıtlan gizli olarak bir yere kaydetmesini isteyin:Birlikte bir ekip olarak çalışmak açısından ne kadar başarılıyız? Birlikte bir ekip olarak çalışmak açısından ne kadar başarılı olmamız gerekir? Ekip oluşturma sürecini başlatmadan önce ekibin, ekip oluşturmanın hem önemli hem de gerekli olduğunu hissedip hissetmediğini araştırın. Bazı guruplar aynı yöneticiye bağlı olsalar da ekip olarak etkileşimli çalışmaları için bir neden yoktur. Diğer guruplar ekip çalışmasının önemli olduğuna inanıyor olabilir, ancak ekibin zaten düzgün bir şekilde çalıştığını ve ekip oluşturma faaliyetinin zaman israfı olduğunu düşünebilir.
2.Ekip üyelerinden birinin sonuçları hesaplamasını sağlayın. Sonuçlan ekip üyeleri ile tartışın. Eğer varolan etkililik düzeyi ile gereken etkililik düzeyi arasındaki farkın ekip oluşturma gereğini ortaya koyduğuna İnanıyorlarsa bir sonraki aşamaya geçin. Çoğu zaman ekip üyeleri daha iyi bir ekip çalışmasının hem önemli hem de gerekli olduğuna inanırlar. Çokuluslu şirketlerden birkaç yüz ekibin üyeleri ile yaptığımız görüşmeler bize ortalama bir ekip üveyinin, çalıştığı ekibin etkililik düzeyinin 5,8 olduğunu, ancak 8.7 olması gerektiğini düşündüğünü göstermiştir.
3.Ekibe şunu sorun. Eğer her bir ekip üyesi iki temel davranışını değiştirebilseydi hangi davranışlar şu anda bulunduğumuz nokta İle varmak istediğimiz nokta arasındaki farkın kapanmasına yardımcı olurdu? Hepimizin değiştirmeye çalışmamız gereken iki davranış hangileridir? Ekip üyelerin
den seçtikleri davranışları büyük kağıtlara kaydetmelerini isteyin.
4.Ekip üyelerine tüm davranışları kağıt tahta üzerinde önceliklendirmeleri için yardımcı olun. Sayılan davranışların çoğu aynı ya da benzer olacaktır. Tüm ekip üyeleri için değiştirilmesi gereken en önemli iki davranışın hangileri olduğunu saptayın.
5.Her bir ekip üyesinden diğer her bir ekip üyesi ile bire bir diyaloga girmesini isteyin. Diyalog sırasında her bir ekip üyesi arkadaşından, ekibin şimdi bulunduğu nokta ile olmak İstediği nokta arasındaki farkı kapatmasına yardımcı olacak nitelikte kişisel davranış değişikliği için iki alan önermesini isteyecektir (bunlar her bir ekip üyesi için belirlenmiş olan iki davranıştan farklı olmalıdır). Bu diyaloglar eşzamanlı olarak gerçekleşecek ve her biri yaklaşık beş dakika sürecektir. Örneğin eğer ekip yedi kişiden oluşuyor ise her bir ekip üyesi altı kısa, bire bîr diyalogda bulunacaktır.
6.Her bir ekip üyesinin kendi önerdiği davranışsal değişiklikler listesini gözden geçirmesini sağlayın. Daha sonra en önemli görünen iki tanesini seçin. Sonra da her bir ekip üyesinin kişisel değişiklik için iki temel davranışı ekibe bildirmesini isteyin.
7.Her bir ekip üyesini kısa (beş dakikalık), aylık bir ilerleme raporu istemesi için teşvik edin. Her bir ekip üyesi tüm ekip üyeleri İçin belirlenen iki temel davranış ile İki temel kişisel davranış konusundaki etkililiğini bildirsin. Davranışın, istenen beklentilere uymadığı alanlarda İyileşmeye yönelik spesifik öneriler İstenebilir.
Ekip Çalışmasının Değerlendirilmesi
8. Dört ay içinde izleme süreci için bir mini anket gerçekleştirin. Bu mini ankette her bir ekip üyesi di-ser tüm üyelerden kendisinin etkililiğindeki değişimin nasıl algılandığına ilişkin gizli bir geribildirim alır. Bu ankette iki ortak madde, iki kişisel madde ve kişinin diğer ekip üyeleri ile ne kadar iyi bir izleme yaptığını değerlendiren bir madde yer alacaktır.
Sürecin bundan sonraki aşaması yapılan çalışmanın ölçümlenebilmesine yöneliktir.
9. Her bir ekip üyesinin sonuçlarını (tüm maddeler için) dışarıdan bir göz hesaplasın ve tüm üyeler için özet sonuçlun (ortak ekip maddelerinde) hesaplayın. Böylece her bir ekip üyesi arkadaşlarının, kendisinin istenen davranışlardaki etkililiğini nasıl gördüklerini belirten gizli bir raporuyla ekibin, tüm ekip üyeleri için seçilen maddelerdeki ilerlemesine ilişkin Özet bîr rapor alabilir. Ekip üyeleri arkadaşları ile düzenli bir izleme çalışması sürdürdükleri zaman bireysel iyileşme alanlarındaki etkililikleriyle ortak ekip maddelerindeki etkililikleri artar. Mini anket özet raporu ekip üyelerine iyileşme yönünde olumlu bir pekiştirme sağlar ve "sürece bağlı kalmanın" ve "izlemenin" önemini vurgular.
10. Bir ekip toplantısında her bir ekip üyesinin mini anket sonuçlarından aldığı önemli dersleri anlatmasını isteyin. Ayrıca diğer ekip üyeleri ile tek tek yapacakları kısa görüşmelerde başka öneriler istemelerini sağlayın.
11.Özet sonuçları ekip ile birlikte gözden geçirin. Ekibin, tüm ekip üyeleri için seçilen iki temel davranıştaki etkililiğini artırma açısından başarısını değerlendirmeye yönelik bir tartışma ortamı sağlayın. Ekip çalışmasındaki etkililiğin artmış olması durumunda ekibi takdir edin. Ekip üyelerini, iyileştirmeye çalıştıkları davranışları sergilemedeki etkililiklerini anırmaya odaklanmayı sürdürmeye teşvik edin.
12.Her bir ekip üyesinin, diğer her bir ekip üyesi ile aylık ilerleme raporu oturumları yapmasını sağlayın. Sürecin başlamasından sekiz ay sonra ve bir yıl sonra yeniden, mini anketi yeniden uygulayın (dört aylık aralarla).
13.Sürecin başlamasından bir yıl sonra ekip ile bir özet oturum yapın. Son mini anketin sonuçlarını gözden geçirin ve ekip üyelerinden, ekip olarak birlikte çalışmaları açısından bulundukları nokta ile varmak istedikleri nokta konusunda ekibin etkililiğini değerlendirmelerini isteyin. Bu değerlendirmeleri bir yıl önce yapılan İlk değerlendirmeleriyle karşılaştırın. Eğer ekip üyeleri süreci disiplinli bir biçimde izlerlerse ekip çalışmasında büyük bir iyileşme görülecektir. Ekibin ekip çalışmasındaki ilerlemesini takdir edin; ayrıca her bir ekip üyesinin her bir ekip arkadaşını kısa, bire bir diyaloglarla geçen bir yıl İçinde davranışlarındaki iyileşmeleri nedeniyle takdir etmesini sağlayın.
14.Ekibe, gelecek yıl ekip oluşturma konusunda daha fazla çalışma yapmak gerekeceğine inanıp inanmadıklarını sorun. Eğer ekip daha fazla çalışmanın yararlı olacağına inanıyorsa süreci devam ettirin. Eğer ekip daha fazla çalışma yapmanın gerekli olmadığına inanıyorsa, zaferi ilan edin ve başka bir konu üzerinde çalışmaya başlayın!
Bu süreç işe yarar çünkü odaklanmıştır, disiplinli bir geribildirim ve izleme içerir, zamanın boşa harcanmasına neden olmaz, katılımcıları kişisel iyileşmeye odaklanmaya teşvik eder ve sık geribildirimle pekiştirme sağlar.
Sizi de bir ekip lideri olarak bu süreci denemeye çağırıyoruz! Kaybedeceğiniz şey çok azdır. Süreç kısadır ve ilk mini anket ilerleme olup olmadığını hemen gösterecektir. Kazanacaklarınız ise çok fazla olabilir. Etkili ekip çalışmasının önemi arttıkça bu sürece yapmış olduğunuz alçakgönüllü zaman yatırımı ekibiniz ve işletmeniz için olağanüstü bir kazanç sağlayabilir.
Kaynak:Executive Excellence/Haziran/2006
www.sahinlerholding.com.tr
Ekip oluşturmak mı,boşa zaman harcamak mı?
Düzenli Mod
