BİR İŞLETMENİN TOPLAM KALİTE YÖNETİMİNE GEÇİŞ SÜRECİNİN PLANLANMASI VE ORGANİZASYONU

TKY’ ye geçiş kararı verilmeden önce işletme yöneticileri tarafından bu değişime gerçekten ihtiyaç duyulup duyulmadığı, bu değişimin nedenleri değişimin nasıl gerçekleştirilebileceği gibi konuların ortaya konulması gerekir.

Genel olarak örgütsel değişim, tüm örgütün yapı, teknoloji iş ve görevlerini etkileyen herhangi bir durumun planlı yada plansız bir biçimde değişimidir.

TKY’ ye yönelik bir değişimin plansız bir biçimde gerçekleştirilmesi mümkün değildir. Dolayısıyla işletmede köklü bir değişimi gerektiren TKY yaklaşımı planlı, programlı ve belirli bir amaç doğrultusunda gerçekleştirilebilir.

Örgütsel Değişimin Nedenlerinin Ortaya Koyulması

Örgütün dışında oluşan ve örgütü değişime zorlayan dış kaynaklı faktörlerin en önemlileri rakipler, örgüte mal yada hizmet tedarik edenler, müşteriler ve teknolojidir. Bunların baskıları örgütsel değişimi gündeme getirebilir. Bunların yanı sıra ekonomik yapı ve bu yapıdaki değişmeler ve örgütün içinde bulunduğu ülkenin yasalarındaki değişiklilikler de, örgütün değişmesinde etkili olabilir.

Örgütün kendi içinde oluşan bir takım durumlar ve bunların oluşturduğu baskılar da örgüt içi değişim kaynakları olarak ifade edilebilir. Örgütün büyüme veya gerileme içinde olması, örgüt içinde çalışanların iş yükünün artması veya azalması, ast-üst ilişkilerinin değişmesi, benimsenen liderlik tarzlarındaki değişiklikler, çalışanların örgüte ve yönetime karşı tutumları, örgüt kültüründeki değişiklikler, kullanılan teknolojinin değiştirilmesi ve bunun çalışanların performansını arttırması veya azaltması örgüt içi değişim kaynakları olarak sayılabilir. Bu faktörler şunlardır:

oİşletmenin Pazar payındaki düşüş

oDoluluk oranındaki düşüş

oİşletmede çalışanların motivasyonlarının istenen ölçüde sağlanamadığını ortaya koyan göstergelerin varlığı;

-Yüksek işgücü devir hızı
-Yüksek devamsızlık oranı
-İş kazalarının artması

oÇalışanlar arasında uyuşmazlıkların ve çatışmaların artması
oYeniliklere ve değişikliklere aşırı direnç gösterilmesi
oİnformel grupların çalışma atmosferini olumsuz yönde etkileyecek ölçüde güçlenmesi

oİşletmenin çeşitli kademelerindeki karar verme ve yetki süreçlerinde tıkanıklık yaşanması

oÖrgüt içi iletişimin bürokratik nedenlerle sağlıklı işleyememesi

Değişimin nedenleri belirlenip, incelendikten sonra üst yönetimin, TKY yaklaşımının benimsenip, işletmede hayata geçirilmesiyle bunların oryadan kalkıp kalkmayacağını da bilmesi gerekir. Bu da ancak TKY konusunda yeterli bilgiye sahip olunursa gerçekleştirilebilir.

Toplam Kalite Yönetime Geçiş Kararının Alınması

Değişimin nedenleri ve gerekliliği ortaya konup TKY ile ilgili gerekli bilgi edinildikten sonra işletme üst yönetimince TKY’ ye geçiş kararı alınmalıdır. TKY’ ye geçiş kararı alındıktan sonra bu değişimin uygulanmasından sorumlu bir kişinin belirlenmesi ya da bir komitenin oluşturulması gerekir. TKY’ ye geçiş son derece kapsamlı güç ve köklü bir değişimi gerektirdiğinden bir kişinin bunu tek başına yürütmesi söz konusu olmayabilir.

Bu durumda konuyla ilgili bir komite oluşturulması ve burada yönetim kademesinden kişilerin görev alması gerekebilir. Bu amaçla oluşturulan komiteye bir isim verilebilir. Örneğin;Kalite Yönetim Komitesi, Kalite Komitesi, Kalite Yürütme Kurulu gibi. Bu komite TKY uygulamalarının yönlendirildiği, TKY doğrultusunda işletme misyonunun, vizyonunun hedeflerinin politika ve stratejilerinin oluşturulduğu yerdir.

İşletmenin Mevcut Durumunun Analiz Edilmesi

İşletmenin mevcut durumunu belirlemek amacıyla işletmenin karşı karşıya kaldığı tehditlerin ya da fırsatların neler olduğu ve işletmenin zayıf ve güçlü yanlarının ortaya konması gerekir. Bu veriler ışığında işletme misyonu, vizyonu, politika ve stratejilerinin belirlenmesi mümkün olacaktır. Ayrıca işletmenin içinde bulunduğu durumu ve değişimin neden gerekli olduğunu tüm çalışanlara açıklamada ve onların desteğini almada da yararlı olabilir. Yapılacak
incelemeler iki ayrı bölümde yapılabilir:

Dış çevre analizi ve İşletmenin Analizi.

1) Genel çevre faktörlerinin analizi çerçevesinde;

- Teknolojik faktörlerin analizi
- Sosyo-kültürel faktörlerin analizi
- Ekonomik faktörlerin analizi
- Hukuki-politik faktörlerin analizi
- Tabii çevre faktörlerinin analizi yapılabilir.

2) İş çevresi faktörlerinin analizi çerçevesinde ise ;

- Tüketiciler ve Pazar analizi
- Rakipler ve rekabet analizi
- Tedarikçiler ve tedarikçiler pazarının analizi
- Finansman kuruluşlarının analizi
- Sendika ve iş-işveren ilişkilerinin analizi yapılabilir.

Bu incelemeler sırasında özellikle müşterilere yönelik kapsamlı bir araştırma yapılmalı ve müşterilerin ihtiyaç, istek ve beklentileri, müşteri şikayetleri ve müşteriyi tatmin eden unsurların neler olduğu tespit edilmelidir.

İşletmenin analizi; dış çevredeki gelişmelerden ne kadar istifade edileceği yada korunabileceğinin belirlenmesi için işletmenin sahip olduğu kaynak ve kabiliyetlerinin teşhisine yönelik yapılan çalışmalardır. Bu kapsamda şu incelemeler yapılabilir:

1)Örgüt sisteminin analizi

-Mevcut amaçlar ve stratejiler
- Örgüt yapısı
- Yönetim süreçleri

2) İşletme bölümlerinin analizi
- Pazarlama faktörlerinin analizi
- Araştırma geliştirme faktörlerinin analizi

3) Beşeri kaynakların ve örgüt geliştirme kapasitesinin analizi
- Çalışanların özelliklerinin analizi
- Örgüt kültürünün analizi
- Örgüt geliştirme kapasitesinin analizi

Yapılan bu analiz işletmenin üstün zayıf yanlarının neler olduğunun tespit edilmesine imkan tanır. Böylece zayıf yönleri geliştirme imkanı da yakalanmış

Toplam Kalite Yönetimine Geçişin İşletme Birimlerine Duyurulması

Üst yönetim tarafından alınan TKY‘ ye geçiş kararının orta kademe yöneticilerinden başlayarak tüm işletme çabalarına aktarılıp, duyurulması gerekir. Bu değişimin genel kabul görmesini sağlayabilmek için işletmenin mevcut durumunun ne olduğu neden böyle bir değişme ihtiyaç duyulduğu ve bu değişim gerçekleşmezse neler olabileceğinin tüm açıklığıyla çalışanlara aktarılması ve bu değişimin bir zorunluluktan kaynaklandığının vurgulanması gerekir.

Buradaki amaç TKY yönündeki bu değişimin tüm iş görenlerde bir ihtiyaç olarak ortaya çıkmasını sağlamaktır.

__________________
Mehtap Altınkesen
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi