ERP - Kurumsal Kaynak Planlaması


ERP, Kurumsal Kaynak Planlaması (Orjinal adıyla Enterprise Resource Planning-ERP) işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makina, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. Kurumsal ERP uygulamaları ülkemizde de başlangıç yıllarında MRP/II olarak kullanıldığını da göz önünde bulundurursak yaklaşık bir 15 yıllık geçmisi vardır.

ERP, Kurumsal Kaynak Planlamasıyla kurumsal ihtiyaç ve hedeflerinizi belirleyerek firmanızın sorunlarına çözümler bulmak size çeviklik ve esneklik kazandırırken, rakiplerinize karşı avantajlar elde edeceksiniz. Kurumsal yapınıza en uygun çözümün entegrasyonuyla departmanlar arası koordinasyon başarıyla yönetilecek ve verimliliğiniz artarak pazar hedeflerinize ulaşacaksınız. ERP ve uygulamaları hakkında önemli bilgileri başlıklar halinde incelersek;


ERP Nedir?


Kurumsal Kaynak Planlaması, kısaltılmış orjinal adıyla ERP. Planlama ve kaynak kısmını şimdilik unutun, fakat ERP'nin en ilgi çeken kurumsal kısmını aklınızda tutun. ERP bir kurumun tüm bölümlerini tek bir bilgisayar sistemi altında toplayarak değişik departmanların ortaklaşa veri paylaşımı sağlar.

Bu ortak bilgi sistemi sayesinde, ihtiyaç duyulan tüm bilgiler bir veritabanında kurumsal çalışanların hizmetine sunulur. Klasik sistemde her departman kendi iş akışlarına uyumlu bilgisayar sistemleriyle çalışır. ERP bu farklılıkları bütünleşik bir yazılım mimarisiyle ve tek bir veritabanını kullanarak çalışacak şekilde birleştirerek operasyonel özellikleri ve ihtiyaçları farklı çok sayıda departmanın birbirleriyle iletişim halinde kolaylıkla bilgi paylaşımına imkan tanır.

Bu bütünleşik yapı yaklaşımı eğer başarı ile kurum bünyesinde kurulur ve uygulanırsa ilerleyen zaman içinde kuruma olumlu anlamda muazzam geri getirileri olacaktır.

Örneğin bir müşteri siparişini irdeleyelim. Tipik bir sipariş değerlendirme aşaması kağıda dökülmüş olarak bölümler arasında, ve çoğu zaman da departmanlar arası bilgisayarların birbiriyle iletişim sorunları arasında dolaşır. Tüm bu departmanlar arası gidip gelmeler geçikmelere ve siparişin kaybolmasına neden olabilir, bilgisayarlar arası veri iletişimi sırasinda farklı döküman formatlarının ürettiği hatalarda cabası. Bu ağır aksak sorunlu sistemde hiç kimse tam anlamıyla siparişin durumu konusunda net bir bilgi sahibi de olamıyor kurum içinde, mesela finans bölümü siparişin yüklenip yüklenmediğini veri havuzundan sağlıklı bilgi alamamakta çoğu zaman. Hayal kırıklığına uğramaya alışmış müsterilerin sıklıkla duyduğu yanıt ise çoğunlukla "Depoyu aramalısınız" olur.

ERP sayesinde eski tip birbirinden kopuk çalşıan bilgisayar sistemleri artık tarih olmuştur, finans, İK, imalat ve depo gibi tüm bu operasyonları tek bir bütünleşik bilgisayar yazılımı farklı müdüllere ayırarak eskiden tek başına çalışan sistemleri birbirine entegre etmiştir. Finans, imalat, ve depo yine kendi yazılım sistemlerini kullanıyor farkı ise yeni yazılım artık birbiriyle entegre olmuş durumda, bu sayede finanstaki biri depor verilerine ulaiıp siparişin yüklenip yüklenmediğini görebilir. Çoğu çözüm sağlayıcı ERP yazılımlarını esnek modüler yapıda kurulumuna imkan tanırlar, bu sayede tüm yazılım paketini satın almak durumunda kalmazsınız. Örneğin pek çok firma sadece ERP'nin finans ya İK modülünü alıp, geri kalan fonksiyonları da ihtiyaç duyulan baska bir zamanda satın alabilirler.

ERP'nin ABC'si?

Bilgi çağının, küreselleşmenin yaşandığı, insan, bilgi ve etkin yönetimin önem kazandığı, değişimin kaçınılmaz olduğu ve hatta değişimi yönetmenin giderek zorlaştığı rekabet ortamında artık sadece üretmek yetmiyor. Hız, kalite, azalan maliyetler ve verimlilik, koşulsuz müşteri memnuniyeti gibi faktörlerin önemi artık daha önem arzediyor. İşletmenizin tüm bölümlerinde sürekli oluşan ve dolaşan, güvenilir veriye hızla ulaşmaya, bu veriyi kurumsal bilgiye çevirerek, karar alma süreçlerinizi hızlandırıp, güçlendirmeye çok daha fazla ihtiyacınız var.

ERP'nin planlama özelliğinin yanında artık işletmenin genelinde gerçekleşen tüm operasyonların tek bir uygulama sistem mimarisi altında uyumlu entegrasyonu da son derece önemlidir. Bu sayede ERP kurumun bütününde tüm operasyonların takip ve analizini kolaylaştırır.

İş akış süreçleri ve çözümleri birbirlerinden farklı olan çok sayıda bölümün tek bir platform ve veritabanını kullanarak bütünleşik bir yapıda entegrasyonu ile güvenilir, sağlıklı, hızlı bilgi paylaşımı kurum içindeki operasyonlarınızın başarı ile sonuçlanması açısından son derece önemlidir. Bu sistem bütünlüğü kurumsal kaynak verimliğinin sağlanması, iş performansının artırılması, bölümler arası sağlıklı veri alışverişi ile verilecek kararların hızlı ve doğru alınmasına yardımcı olarak hizmet ve ürün kalitesini artıracaktır.

ERP uygulamaları kurum içi entegrasyonun yanında, operasyonların kurum sınırları dışında geçen kısımlarını da destekler. Bütünlük ve davamlılık arzeden bu süreçleri ERP çözümlerinin genel özellikleri olarak ele alırsak:

• ERP uygulamaları, kurumunda bütününde ilgili departmanların iş akışını düzenler.
• ERP uygulamaları entegre yapılardan meydana gelir.
• ERP uygulamaları birbiriyle uyumlu çalışabilen departman ve operasyonlara göre geliştirilmiş modüler yapılardan meydana gelir.
• ERP uygulamaları sadece kurum içi çözümleri sağlamakla kalmaz, kurumun sınırlarını aşan, farklı lokasyonlardaki tesislerine, müşterilerine, iş ortaklarına ve tedarikçilerine kadar uzanır.
• Malzeme, makine, işçi gibi tüm kaynakların en verimli şekilde kullanılmasının sağlanması ve buna bağlı olarak maliyetlerde azalma hedeflenir.
• Değişken üretim koşullarına hızlı tepki verebilme, dolayisiyla rekabet gücünün arttırılması hedeflenir.
• Kalitenin ve izlenebilirliğin sağlanması
• Her aşamada maliyetlendirmeye imkan tanıması
• Simülasyon özelliği sağlaması.
• Verilen müşteri hizmetlerinin kalite ve memnuniyetini artırması.
• Tüm seviyelerde hız ve disiplinin sağlanması.
• Kurum yönetimin karar verme süreçlerini hızlandırarark, kurum içinde kontrol yeteneğinin gelişmesini sağlaması.

www.ias.com.tr

__________________
Müslüm Doğan
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi

Nasıl bir ERP Çözümü Tercih Edilmeli?



ERP çözümlerinin başarıya ulaşabilmesi için kendi yapınıza, var olan teknolojik sistemlerinize ve kurumsal hedeflerinize en uygun çözümü seçip ve hayata geçirmeniz son derece önemlidir. ERP çözümünün seçimi sırasında, zaman ve maliyet kaybına neden olmadan, operasyonel verimliliği artıracak, sistem kurulduktan sonra da etkin kullanımını sağlayacak sistematik bir yol izlenmeli, ihtiyaçlar çerçevesinde en uygun çözüm belirlenmelidir.

Kapsamlı bir çözüm metodu, kurumsal hedeflerin belirlenmesi ile başlayan ve çözümün farklı parametrelerine dek uzanan bir süreci içermektedir.

Yaşadığımız yoğun ve hızlı değişim sürecinde pek çok işletme gerçekleştirilen operasyonel faaliyetlerin bütününü kontrol etmekte güçlüklerle karşılaşmaktadır, bundan dolayı stratejik kararların alınması uzun zaman alır. Kurumsal çözüme karar verilmeden önce iş süreçleri ve kurumun kendi ihtiyaçları net olarak belirlenmelidir. Bazı kurumlar iş akışlarının yetersizliği ve düzensizliği, kurumun iş gücü ve operasyonel olarak büyümesi, bazıları da kurumun genel performansının yetersizliğinden dolayı yeni bir çözüm arayışına ihtiyaç duyarlar.

Yeni çözümden beklentiler tespit edilmeli, yapılamayan iş faaliyetlerinin yapılabilmesi, gerçekleştirilen operasyonel faaliyetlerin daha ucuz, hızlı ve kaliteli olarak daha az insanla rekabet avantajları sağlaması. Çözümün kurum içinde mi kurumda dışından mı sağlanacağı, var olan sistemden yeni sisteme veri transferinin yapılabilmesi. Yeni sistemin hangi zaman aralığında uygulamaya başlanacağı, çalışanların intibak süreleri ve yeni çözümün kurumun faaliyetlerini nasıl etkileyeceği tesbit edilmeli.

Bir sonraki adım çözüm sağlayıcı firmanın değerlendirilmesi. Çözüm sağlayıcı firmanın sürekliliği, desteği ve karşılıklı sağlıklı bir işbirliği ve strateji, ERP uygulamasının başarısı için son derece önemlidir. Çözüm sağlayıcı firmanın vizyonu, referansları, çözüm ürettiği sektörlere yönelik bilgi ve tecrübe birikimi, coğrafi yaygınlığı önemli kriterler olacaktır. Bu çözümler arasında kendi kurumsal yapılarına en uygun çözümü sağlayacak alternatifler belirlenir. ERP projelerinin uzun soluklu projeler olduğu düşünülerek çözüm sağlayıcı firmanın sürekli ve kesintisiz destek ve servis sağlama başarısı, kapasitesi, ne tür destek araçlarına ve yönetemlerine sahip olduğu değerlendirilmelidir.

Son aşamada sağlanacak çözümün, kurumun gelecekte büyüme ve artan iş yoğunluğuna uygun olup olmadığı, yeni modüllerin ilave edilebilmesi, değişen teknolojik ve iş koşullarına göre esneklik özelliğine dikkat edilmelidir.

Kurumsal ERP Başarı ve Uygulaması



ERP çözümlerinin kurum içerisinde hayata geçirilmesi çoğu zaman uzun, sıkıntılı ve maliyetli bir süreç olarak görülür. ERP projelerinde ilgili kurumun yapısı, ihtiyaçları, gelecekle ilgili perspektifleri iyi analiz edilir ve planlanırsa, çözümün kurulum ve uygulanması daha makul bir zaman, maliyet süreci içerecek şekilde sonuçlandırılır.

Üst yönetimin ERP projesinin planlama aşamasından, kurulum, ve uygulama süreçlerine kadar kadar tüm süreçler boyunca projeye olan inanç, kararlılık ve destekleri projenin başarısı için son derece önemlidir.

ERP projesinin başarısında diğer önemli bir etken kurumsal ihtiyaç ve beklentilerin doğru tespit edilmesi, ERP'yi sadece teknolojik bir uygulama olarak görmeyip kurumun bugün ve gelecekteki operasyonel faaliyetlerini yürütecek bütünleşik bir sistem olarak ele değerlendirilmesi olacaktır.

ERP uygulamalarının kurumsal yapıya entegrasyonu önemli bir süreçtir. ERP uygulamalarının kurulum aşamalarından uygulama ve yenileme aşamalarına kadar uzanacak bu uzun süreçte uygun görevlendirme, süreç analiz ve raporlama sistemlerinin geliştirilmesi de planlanmalıdır.

İhtiyaç ve beklentileri doğru tespit edilen işletmeye, pazardaki alternatif çözüm sağlayıcılar içerisinden kuruma en uygun çözüm sağlayıcı ve ERP uygulaması belirlenmelidir. Çözüm sağlayıcı firmanın destek ve hizmet kalitesi, sürekliliği de ERP uygulamalarının başarısı için önemlidir.

ERP uygumaları hayata geçirildikten sonra üst yönetimin destek ve katılımıyla kurum için gerekliliği, getirileri, ilgili araçların kullanımı gibi konularda çalışanlar düzenli ve sürekli olarak bilgilendirilmeli ve gerektiğinde eğitim danışmalık gibi destekler alınmalıdır.

Entegre edilen çözümün geliştirilebilir ve yeni modüllerin ilave edilmesine izin verecek bir esneklikte olması da önemli bir kriterdir.

ERP'nin işlerimde sağlayacağı yararlar nelerdir



Firmaların ERP'yi tercih etmeleri için 5 önemli neden vardır.


1. Entegre Finansal Bilgiler

Firma CEO'su firma hakkında genel bir performans değerlendirmesi elde etmek istediğinde pek çok farklı doğru bilgiye ulaşacaktır. Finansın kendine ait gelir rakamları mevcuttur, satışların farklı bir rakamı vardır, ve buna benzer şekilde farklı departmanların farklı gelir tabloları olacaktır. ERP ise soru işareti bırakmayacak tek bir doğru tabloyu oluşturacaktır çünkü herkes aynı sistemi kullanır.
2. Entegre Müşteri Sipariş Bİlgisi

ERP sistemleri müşteri siparişlerinin müşteri ilişkileri temsilcileri tarafından alınıp, yükleme yapılanana kadar ve finansın gönderdiği fatura bilgileri gibi tüm verilerin toplandıığı yerdir. Birbirinden kopuk, iletişim kuramayan çok farklı sistemlerin yerine bu bilgiyi tek bir sistemde toplayarak, firmalara farklı lokasyonlarda gerçekleşen iş akışlarını, siparişleri daha kolay takip etmeyi, imalatı koordine etmeyi, fatura ve yükleme işlemlerini takip etmeyi sağlar.
3. Standardizasyon ve İmalat İşlem Hızlarının Artması

İmalatçı firmalar, özellikle büyük birleşme ve satınalmalar ile farklı iş üniteleri, iş yöntemleri, bilgisayar sistemleri olan kurumları bir sistemde altında toplar. ERP tüm bu farklı imalat aşamaları için bir standard metot geliştirir. Standardizasyon sayesinde tüm bu iş akışları tek bir entegre bilgisayar sistemi ile zamanı olumlu kullanırken, verimliliği artırır ve maliyetleri düşürür.
4. Stokları optimize eder

ERP imalat iş akışlarını düzenleyerek, siparişin işletme için de hangi aşamada olduğunu görmemize imkan tanır. Çalışan sistem içinde stok kayıtlarının düzenli ve yeterli düzeyde kontrolünü sağlar, bu da müşterilere daha iyi teslimatlar imkanı tanırken, stok düzeyinin de firma için ideal seviye de olmasını ve yüklemelerin sorunsuz yürümesini sağlar. Gerçek anlamda tedarik zincirinizi geliştirmek istiyorsanız Tedarik Zincir Yönetimine ihtiyacınız olacak, her ne kadar ERP bunu yapabilsede.
5. İK Bilgilerinin Standardizasyonu

Özellikle çok sayıda departmana sahip firmalarda, İK tek bir çatı altında toplanmamıştır, en basitinden çalışanların sosyal hakları, iletişim ve hizmetler gibi. ERP bu sorunu da çözer.

Çoğu çözüm paketleri oldukça ayrıntılı gelişmiş çözümlerdir, her sektörün özel durumlarına göre geliştirilerek o sektör için tek bir çözüm olur adeta.

ERP bir şirketin iş performansını nasıl arttırır?



ERP'nin en önemli yararı çok farklı sorunlara çözümler üreterek firmanızın müşteri sipariş alma metotlarını geliştirmesi, bunları iş emirlerine dönüştürerek fatura ve girdi takibini kolaylaştırmasıdır, ERP olmasaydı eski metotlarla iş süreçleriniz devam edecekti. Bundan dolayı ERP genellikle gerçek bir ofis aracı olarak adlandırılır. Sadece satın-alma giriş işlemlerine imkan tanımakla kalmaz (Her ne kadar çoğu ERP çözüm sağlayıcı firma CRM yazılımını bunun için geliştirmiş olsada); aksine, ERP siparişi alır, sunduğu yazılım aracılığıyla iş akışlarını farklı adımlarla çizelgeleme yaparak işlemleri otomatik olarak planlar. Bir müşteri hizmetleri temsilcisi herhangi bir müşteri siparişini ERP sistemine girdiğinde, artık siparişi tamamlamak için tüm gerekli bilgilere sahiptir. (Örneğin; finans modülünden müşterinin kredibilitesi ve sipariş tarihi, stok modülünden envanter seviyesi, ve lojistik modülden liman yükleme çizelgelemesi gibi ilgilere ulaşmak mümkün.)

Farklı bölümlerdeki tüm çalışanlar aynı bilgiyi görüntüleyebilir ve güncelleyebilir. Bir departman siparişle ilgili işlemini tamamladıktan sonra ERP aracılığıyla otomatik olarak diğer bölüme yönlendirilir. Siparişin hangi aşamada olduğunu öğrenmek için sadece sisteme giriş yapmanız ve sipariş izini takip etmeniz yeterli. Bu sayede sipariş işlemleriniz hızlı bir şekilde planlanır, müşteriler siparişlerini eski sisteme göre daha az hata oranı ile daha daha hızlı alırlar. ERP bu başarısını diğer önemli iş emirlerinde de gerçekleştirir, çalışanların sosyal yardımları ya da finansal raporlar gibi.

Bu istenen ERP sonucu olmakla beraber, gerçekte ise bu süreç daha uzun ve zordur.

Şimdi basit olmasına rağmen bir örnekle irdeleyelim bu konuyu. Finans kendi işini yapar, depo kendi işini yapar, departmanlar arası her hangi bir bölümde sorun meydana gelirse, bu sorun ilgili kimse hariç diğer departmanları ilgilendirmeyecek. ERP ile çalışan sistemler de bu artık geçerli değil. Müşteri ilişkileri temsilcisinin görevi artık sadece sipariş girişini yapıp enter tuşuna basmak değil. ERP ekranı artık onların sorumluluklarını daha da genişletiyor. Finans departmanından müşterinin kredibilitesini öğrenebilir, depo kayıtlarında ürünün stok durumunu öğrenebilir. Müşteri zamanında ödeme yapabilecek mi? Malı zamanında teslim edebilecek mi? Tüm bunlar müşteri ilişkileri temsilcilerinin daha önceden öngöremediği karar destek sistemleridir, tüm bu cevaplar müşteriyi ve kurum içindeki her bir departmanı etkiler. Fakat bunlar sadece müşteri ilişkileri temsilcilerinin elde ettiği yararlar değildir. Artık depo çalışanları da halihazırda tuttukları ya da kağıt üzerinde ki envanter kayıtlarını online sisteme girerler. Eğer bu tür envanter kayıtları sisteme aktarılmazsa, müşteri ilişkileri temsilcileri ilgili ürünü stok verilerinde düşük stok olarak görünce istenen ürünün stoğunda bulunmadığnı söyleyecektir. Muhasebe işlemleri, sorumluluk ve iletişim hiç bu kadar test edilmemiştir daha önce.

İnsanlar değişimi sevmezler genel olarak, ve ERP'nin kendi işlerini nasıl etkileyeceğini merak ederler. Bu da ERP uygulamalarındaki en önemli zorluklardan biridir. Gerçekte firmaların iş yapış yöntemlerinin değişiminde yazılımın etkisi daha azdır. Eğer ERP'yi çalışanlarınızın sipariş alma yöntemlerini geliştirmek, ürün imalatı, yükleme ve hesap işlemleri için kullanacaksanız faydalarını göreceksiniz. İnsanların iş yapış yönetemlerini değiştirmeden sadece yazılım yüklemenin firmanıza hiç bir getirisi olmayacaktır. Aksi durumda yeni sistemi eski sistemle değiştirmekle iş süreçleriniz yavaşlayacak ve herkes yeni sistemin hiç bir katkısının olmadığını düşünecektir.


Kaynak: http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html

__________________
Müslüm Doğan
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi

Nasıl bir ERP Çözümü Tercih Edilmeli?



ERP çözümlerinin başarıya ulaşabilmesi için kendi yapınıza, var olan teknolojik sistemlerinize ve kurumsal hedeflerinize en uygun çözümü seçip ve hayata geçirmeniz son derece önemlidir. ERP çözümünün seçimi sırasında, zaman ve maliyet kaybına neden olmadan, operasyonel verimliliği artıracak, sistem kurulduktan sonra da etkin kullanımını sağlayacak sistematik bir yol izlenmeli, ihtiyaçlar çerçevesinde en uygun çözüm belirlenmelidir.

Kapsamlı bir çözüm metodu, kurumsal hedeflerin belirlenmesi ile başlayan ve çözümün farklı parametrelerine dek uzanan bir süreci içermektedir.

Yaşadığımız yoğun ve hızlı değişim sürecinde pek çok işletme gerçekleştirilen operasyonel faaliyetlerin bütününü kontrol etmekte güçlüklerle karşılaşmaktadır, bundan dolayı stratejik kararların alınması uzun zaman alır. Kurumsal çözüme karar verilmeden önce iş süreçleri ve kurumun kendi ihtiyaçları net olarak belirlenmelidir. Bazı kurumlar iş akışlarının yetersizliği ve düzensizliği, kurumun iş gücü ve operasyonel olarak büyümesi, bazıları da kurumun genel performansının yetersizliğinden dolayı yeni bir çözüm arayışına ihtiyaç duyarlar.

Yeni çözümden beklentiler tespit edilmeli, yapılamayan iş faaliyetlerinin yapılabilmesi, gerçekleştirilen operasyonel faaliyetlerin daha ucuz, hızlı ve kaliteli olarak daha az insanla rekabet avantajları sağlaması. Çözümün kurum içinde mi kurumda dışından mı sağlanacağı, var olan sistemden yeni sisteme veri transferinin yapılabilmesi. Yeni sistemin hangi zaman aralığında uygulamaya başlanacağı, çalışanların intibak süreleri ve yeni çözümün kurumun faaliyetlerini nasıl etkileyeceği tesbit edilmeli.

Bir sonraki adım çözüm sağlayıcı firmanın değerlendirilmesi. Çözüm sağlayıcı firmanın sürekliliği, desteği ve karşılıklı sağlıklı bir işbirliği ve strateji, ERP uygulamasının başarısı için son derece önemlidir. Çözüm sağlayıcı firmanın vizyonu, referansları, çözüm ürettiği sektörlere yönelik bilgi ve tecrübe birikimi, coğrafi yaygınlığı önemli kriterler olacaktır. Bu çözümler arasında kendi kurumsal yapılarına en uygun çözümü sağlayacak alternatifler belirlenir. ERP projelerinin uzun soluklu projeler olduğu düşünülerek çözüm sağlayıcı firmanın sürekli ve kesintisiz destek ve servis sağlama başarısı, kapasitesi, ne tür destek araçlarına ve yönetemlerine sahip olduğu değerlendirilmelidir.

Son aşamada sağlanacak çözümün, kurumun gelecekte büyüme ve artan iş yoğunluğuna uygun olup olmadığı, yeni modüllerin ilave edilebilmesi, değişen teknolojik ve iş koşullarına göre esneklik özelliğine dikkat edilmelidir.

Kurumsal ERP Başarı ve Uygulaması



ERP çözümlerinin kurum içerisinde hayata geçirilmesi çoğu zaman uzun, sıkıntılı ve maliyetli bir süreç olarak görülür. ERP projelerinde ilgili kurumun yapısı, ihtiyaçları, gelecekle ilgili perspektifleri iyi analiz edilir ve planlanırsa, çözümün kurulum ve uygulanması daha makul bir zaman, maliyet süreci içerecek şekilde sonuçlandırılır.

Üst yönetimin ERP projesinin planlama aşamasından, kurulum, ve uygulama süreçlerine kadar kadar tüm süreçler boyunca projeye olan inanç, kararlılık ve destekleri projenin başarısı için son derece önemlidir.

ERP projesinin başarısında diğer önemli bir etken kurumsal ihtiyaç ve beklentilerin doğru tespit edilmesi, ERP'yi sadece teknolojik bir uygulama olarak görmeyip kurumun bugün ve gelecekteki operasyonel faaliyetlerini yürütecek bütünleşik bir sistem olarak ele değerlendirilmesi olacaktır.

ERP uygulamalarının kurumsal yapıya entegrasyonu önemli bir süreçtir. ERP uygulamalarının kurulum aşamalarından uygulama ve yenileme aşamalarına kadar uzanacak bu uzun süreçte uygun görevlendirme, süreç analiz ve raporlama sistemlerinin geliştirilmesi de planlanmalıdır.

İhtiyaç ve beklentileri doğru tespit edilen işletmeye, pazardaki alternatif çözüm sağlayıcılar içerisinden kuruma en uygun çözüm sağlayıcı ve ERP uygulaması belirlenmelidir. Çözüm sağlayıcı firmanın destek ve hizmet kalitesi, sürekliliği de ERP uygulamalarının başarısı için önemlidir.

ERP uygumaları hayata geçirildikten sonra üst yönetimin destek ve katılımıyla kurum için gerekliliği, getirileri, ilgili araçların kullanımı gibi konularda çalışanlar düzenli ve sürekli olarak bilgilendirilmeli ve gerektiğinde eğitim danışmalık gibi destekler alınmalıdır.

Entegre edilen çözümün geliştirilebilir ve yeni modüllerin ilave edilmesine izin verecek bir esneklikte olması da önemli bir kriterdir.

ERP'nin işlerimde sağlayacağı yararlar nelerdir



Firmaların ERP'yi tercih etmeleri için 5 önemli neden vardır.


1. Entegre Finansal Bilgiler

Firma CEO'su firma hakkında genel bir performans değerlendirmesi elde etmek istediğinde pek çok farklı doğru bilgiye ulaşacaktır. Finansın kendine ait gelir rakamları mevcuttur, satışların farklı bir rakamı vardır, ve buna benzer şekilde farklı departmanların farklı gelir tabloları olacaktır. ERP ise soru işareti bırakmayacak tek bir doğru tabloyu oluşturacaktır çünkü herkes aynı sistemi kullanır.
2. Entegre Müşteri Sipariş Bİlgisi

ERP sistemleri müşteri siparişlerinin müşteri ilişkileri temsilcileri tarafından alınıp, yükleme yapılanana kadar ve finansın gönderdiği fatura bilgileri gibi tüm verilerin toplandıığı yerdir. Birbirinden kopuk, iletişim kuramayan çok farklı sistemlerin yerine bu bilgiyi tek bir sistemde toplayarak, firmalara farklı lokasyonlarda gerçekleşen iş akışlarını, siparişleri daha kolay takip etmeyi, imalatı koordine etmeyi, fatura ve yükleme işlemlerini takip etmeyi sağlar.
3. Standardizasyon ve İmalat İşlem Hızlarının Artması

İmalatçı firmalar, özellikle büyük birleşme ve satınalmalar ile farklı iş üniteleri, iş yöntemleri, bilgisayar sistemleri olan kurumları bir sistemde altında toplar. ERP tüm bu farklı imalat aşamaları için bir standard metot geliştirir. Standardizasyon sayesinde tüm bu iş akışları tek bir entegre bilgisayar sistemi ile zamanı olumlu kullanırken, verimliliği artırır ve maliyetleri düşürür.
4. Stokları optimize eder

ERP imalat iş akışlarını düzenleyerek, siparişin işletme için de hangi aşamada olduğunu görmemize imkan tanır. Çalışan sistem içinde stok kayıtlarının düzenli ve yeterli düzeyde kontrolünü sağlar, bu da müşterilere daha iyi teslimatlar imkanı tanırken, stok düzeyinin de firma için ideal seviye de olmasını ve yüklemelerin sorunsuz yürümesini sağlar. Gerçek anlamda tedarik zincirinizi geliştirmek istiyorsanız Tedarik Zincir Yönetimine ihtiyacınız olacak, her ne kadar ERP bunu yapabilsede.
5. İK Bilgilerinin Standardizasyonu

Özellikle çok sayıda departmana sahip firmalarda, İK tek bir çatı altında toplanmamıştır, en basitinden çalışanların sosyal hakları, iletişim ve hizmetler gibi. ERP bu sorunu da çözer.

Çoğu çözüm paketleri oldukça ayrıntılı gelişmiş çözümlerdir, her sektörün özel durumlarına göre geliştirilerek o sektör için tek bir çözüm olur adeta.

ERP bir şirketin iş performansını nasıl arttırır?



ERP'nin en önemli yararı çok farklı sorunlara çözümler üreterek firmanızın müşteri sipariş alma metotlarını geliştirmesi, bunları iş emirlerine dönüştürerek fatura ve girdi takibini kolaylaştırmasıdır, ERP olmasaydı eski metotlarla iş süreçleriniz devam edecekti. Bundan dolayı ERP genellikle gerçek bir ofis aracı olarak adlandırılır. Sadece satın-alma giriş işlemlerine imkan tanımakla kalmaz (Her ne kadar çoğu ERP çözüm sağlayıcı firma CRM yazılımını bunun için geliştirmiş olsada); aksine, ERP siparişi alır, sunduğu yazılım aracılığıyla iş akışlarını farklı adımlarla çizelgeleme yaparak işlemleri otomatik olarak planlar. Bir müşteri hizmetleri temsilcisi herhangi bir müşteri siparişini ERP sistemine girdiğinde, artık siparişi tamamlamak için tüm gerekli bilgilere sahiptir. (Örneğin; finans modülünden müşterinin kredibilitesi ve sipariş tarihi, stok modülünden envanter seviyesi, ve lojistik modülden liman yükleme çizelgelemesi gibi ilgilere ulaşmak mümkün.)

Farklı bölümlerdeki tüm çalışanlar aynı bilgiyi görüntüleyebilir ve güncelleyebilir. Bir departman siparişle ilgili işlemini tamamladıktan sonra ERP aracılığıyla otomatik olarak diğer bölüme yönlendirilir. Siparişin hangi aşamada olduğunu öğrenmek için sadece sisteme giriş yapmanız ve sipariş izini takip etmeniz yeterli. Bu sayede sipariş işlemleriniz hızlı bir şekilde planlanır, müşteriler siparişlerini eski sisteme göre daha az hata oranı ile daha daha hızlı alırlar. ERP bu başarısını diğer önemli iş emirlerinde de gerçekleştirir, çalışanların sosyal yardımları ya da finansal raporlar gibi.

Bu istenen ERP sonucu olmakla beraber, gerçekte ise bu süreç daha uzun ve zordur.

Şimdi basit olmasına rağmen bir örnekle irdeleyelim bu konuyu. Finans kendi işini yapar, depo kendi işini yapar, departmanlar arası her hangi bir bölümde sorun meydana gelirse, bu sorun ilgili kimse hariç diğer departmanları ilgilendirmeyecek. ERP ile çalışan sistemler de bu artık geçerli değil. Müşteri ilişkileri temsilcisinin görevi artık sadece sipariş girişini yapıp enter tuşuna basmak değil. ERP ekranı artık onların sorumluluklarını daha da genişletiyor. Finans departmanından müşterinin kredibilitesini öğrenebilir, depo kayıtlarında ürünün stok durumunu öğrenebilir. Müşteri zamanında ödeme yapabilecek mi? Malı zamanında teslim edebilecek mi? Tüm bunlar müşteri ilişkileri temsilcilerinin daha önceden öngöremediği karar destek sistemleridir, tüm bu cevaplar müşteriyi ve kurum içindeki her bir departmanı etkiler. Fakat bunlar sadece müşteri ilişkileri temsilcilerinin elde ettiği yararlar değildir. Artık depo çalışanları da halihazırda tuttukları ya da kağıt üzerinde ki envanter kayıtlarını online sisteme girerler. Eğer bu tür envanter kayıtları sisteme aktarılmazsa, müşteri ilişkileri temsilcileri ilgili ürünü stok verilerinde düşük stok olarak görünce istenen ürünün stoğunda bulunmadığnı söyleyecektir. Muhasebe işlemleri, sorumluluk ve iletişim hiç bu kadar test edilmemiştir daha önce.

İnsanlar değişimi sevmezler genel olarak, ve ERP'nin kendi işlerini nasıl etkileyeceğini merak ederler. Bu da ERP uygulamalarındaki en önemli zorluklardan biridir. Gerçekte firmaların iş yapış yöntemlerinin değişiminde yazılımın etkisi daha azdır. Eğer ERP'yi çalışanlarınızın sipariş alma yöntemlerini geliştirmek, ürün imalatı, yükleme ve hesap işlemleri için kullanacaksanız faydalarını göreceksiniz. İnsanların iş yapış yönetemlerini değiştirmeden sadece yazılım yüklemenin firmanıza hiç bir getirisi olmayacaktır. Aksi durumda yeni sistemi eski sistemle değiştirmekle iş süreçleriniz yavaşlayacak ve herkes yeni sistemin hiç bir katkısının olmadığını düşünecektir.


Kaynak: http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html

__________________
Müslüm Doğan
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi

Toplam Kalite Yönetimi (TKY- TQM) ve ERP Hakkında



TQM ve ERP sistemleri arasındaki ilişki ile ilgili bu yazıyı hazırlama aşamasında öncelikle konu üzerine dünyada neler yazılıp çizilmiş araştırmak istedim. Şaşırtıcı bir şekilde bu iki kavrama ilişkin çok az şey yazıldığını gördüm. İnternet üzerinde tek olarak “Total Quality Management (TQM)” veya “Enterprise Resource Planning (ERP)” anahtar kelimeleri ile arama yaptığınızda çok sayıda ciddi kaynağa ulaşabiliyorsunuz. Fakat iki konuyu birlikte ele almış çok az sayıda içerik var. Oysaki ilk bakışta birbirinden ayrı görünen bu iki kavram günümüzde artık iç içe geçmiş durumda. Bu iki kavramın bu kadar bağımsız düşünülmesinin sebepleri ayrı bir yazı konusu olabilir. Bu yazıda asıl vurgulamak istediğim toplam kalite yönetimini (TKY - TQM) uygulayan veya hedefleyen şirketler için ERP ya da Türkçe adıyla kurumsal kaynak planlama yazılımlarının artık bir zorunluluk halini aldığıdır.

İsterseniz TQM ve ERP arasındaki ilişkiyi her iki kavramında temelinde bulunan değer ve prensipleri karşılaştırmalı inceleyerek ortaya koymaya çalışalım çalışalım. Müşteri odaklılık

Toplam kalite yönetiminin temel prensipleri arasında müşteri odaklılık en başta gelir. Müşteri odaklılık ile kastedilen ise müşteri ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamak ve müşteri tatminini sürekli geliştirmeye çalışmak şeklinde özetlenebilir. ERP sistemlerinin avantajlarını incelediğimizde yine aynı olguyu en başta görürüz. Müşteriyle olan diyalogu kayıt altına almak dolayısıyla anlaşmazlıkları en aza indirmek ve müşteriyi sistemli bir şekilde dinlemek, müşteri taleplerine daha kısa sürede cevap verebilmek, müşteriye sunulan hizmetlerin kalitesinde artış başarıyla uygulanmış bir ERP sisteminin avantajları arasında yer alır. Takım Çalışması

Yine toplam kalite yönetimi temel prensiplerine göre bir işletmede süreçlere tam katılım ve süreçler üzerinde ekip çalışması oluşturulmalıdır. Herhangi bir ERP projesinde başlangıç noktası süreçleri tanımlamak ve şirkette departmanlar üstü bir proje takımı oluşturmak olacaktır. Ekip çalışmasında ana amaç işletmenin tüm bölümler ve personel tarafından bir bütün olarak görülebilmesini, dolayısıyla birbirinden ayrık duran alt süreçlerden ziyade bütünleşik üst süreçlere odaklanılması sağlamaktır. Başarıyla hayata geçirilmiş bir ERP projesinde tüm departmanlar birbirinin ihtiyaçlarını daha iyi kavrar. Veri alışverişi merkezi bir veri tabanı üzerinde ve çoğunlukla insan eli değmeden gerçekleştiği için verinin doğruluğu ve güvenilirliği artar. Dolayısıyla ERP sayesinde şirket faaliyetlerini birbirinden bağımsız bölümler halinde değil bir ekip olarak yürütmeye zorlanacaktır. Sürekli İyileştirme

Yine toplam kalite yönetimi temel prensipleri arasında yer alan sürekli iyileştirme ERP yazılımı uygulayan bir işletmede doğal olarak sağlanır. İyi bir ERP yazılımı seçimi yapmış bir işletme bu yazılımla birlikte aslında pek çok en iyi uygulamayı (best practice) miras alır. Ayrıca ERP yazılımının bakım ve versiyon yükseltmelerini düzenli sürdürmesi halinde yazılım, şirketin gelişimine katkısının sürekliliği sağlanır. Tedarikçi İlişkileri

Tedarikçi bilgilerinin güncel ve sağlıklı tutulması, analizi, tedarikçi değerlendirme yine TQM uygulamalarında önemli yere sahip olup hemen hemen tüm gelişmiş ERP sistemlerinde bu konulara özelleşmiş uygulamalar mevcuttur. Doğru güvenilir veri ve İstatistiki analiz

Toplam kalite yönetimi için üretim verisi (ürün ağaçları, rotalar), kalite kontrol kriterleri ve değerleri, ürünler hakkında müşteri şikayetleri, iş emri verileri gibi pek çok önemli bilginin sistematik bir şekilde oluşturulması, toplanması, analiz edilmesi ve değerlendirilmesi kilit öneme sahiptir. Günümüz hızlı üretim koşullarında gelişmiş bir ERP sistemi olmadan bu verilerin doğru ve güvenilir bir şekilde oluşturulması neredeyse imkansızdır. Sonuç

Günümüzde toplam kalite yönetimini alınması zorunlu bir belgenin çok ötesinde, bir yönetim biçimi olarak algılayan ve tam anlamıyla uygulamak isteyen işletmeler için ERP yazılımı yatırımı kesinlikle bir zorunlulukdur. Aksi halde kurumda toplam kalite yönetimini sağlamak çok daha maliyetli bir iş halini alacaktır. Henüz TQM ve ERP uygulaması yapmamış işletmelerin her iki projeye de aynı anda başlaması ve entegre projeler olarak görmesi en yüksek getiriyi sağlayacaktır. Bir ERP seçme aşamasında bulunan firmaların TQM prensiplerini gözeterek bu seçimi yapmalarını öneriyorum. Seçecekleri yazılımın sadece bugünkü ihtiyaçlarına cevap vermesini yeterli değildir. Sürekli iyileştirme prensibi çerçevesinde gelecek ihtiyaçlarını da karşılayacağına ikna olmaları gerekir. Ayrıca yazılımın esnek olması ve süreçlerde oluşacak revizyonlara kolaylıkla ayak uydurmasını sağlayacak altyapıya sahip olması gerekir. Yine TQM ve ERP gereklerini iyi bilen bir danışman ekiple çalışmak da işin önemli anahtar başarı faktörleri arasında yer alır.

ERP Projelerinin Analiz ve Kurulum Süreleri



ERP kurulumu kısa zaman alacak bir süreç değildir. İhtiyacınız olan çözüm kapsamına, şirketinizin büyüklüğüne, operayonel faaliyetlerinizin çeşitlilik, yoğunluk ve iş yapma yönetemlerinize göre değişir. 3 ya da 6 aylık sürelerde ERP kurulumu yaptığını söyleyen firmalar sizi yanıltmamalı. Firma küçük boyutlarda olabilir veya kurulum firmanın sadece belirli kısmı için ya da firma sadece finansal modülleri kullanmak isteyebilir. (bu durumda ERP yazılımı pahalı bir muhasebe programından başka bir şey değildir)

ERP başarısı için çalışanlarınızın da iş yapış yöntemlerini değiştirmelisiniz. Bu tür değişimler hiçte kolay olmayacaktır. Eğerki iş yapış yöntemleriniz mükemmel olarak sürüyor (siparişler zamanında teslim ediliyor, verimlilik diğer tüm rakiplerinizden daha yüksek, tamamen müşteri memnuniyeti elde ediyorsunuz), bu durumda ERP'ye ihtiyacınız olmayacaktır tabiiki.

Önemli olan ne kadar süreceği değildir, gerçekçi bir yaklaşımla ERP dönüşüm çabaları 1-3 yıl gibi ortalama bir zaman alacaktır. Fakat ERP'ye neden ihtiyacınız olduğundan çok, ERP ile işlerinizi nasıl geliştirebileceğinizi hesap etmelisiniz.

ERP - E-Business İlişkisi



ERP kurum içi firmanın tüm departmanlarını ve kurum dışı tüm iş ortaklarını çok geniş bir entegre yapı ile bütünleştirse de yine de dış sistemlere kapalı bir uygulamadır. Özellikle internet teknolojisinin hızla yaygınlaşması ve mobil teknoloji gibi faklı haberleşme teknolojilerinin hızlı gelişimi ERP sistemleriyle de gerektiği ölçülerde entegrasyon firmalara önemli avantajlar sağlayacaktır.

E-Business uygulamalarıyla kurumsal ERP uygulaması kontrollü ve gerekli görülen düzeyde dış sistemlerle de hızlı bilgi ve hizmet paylaşımına imkan tanır.

Örneğin bir kurumsal müşteriniz için internet üzerinden sipariş vermek hem zaman, iletişim ve hem de maliyet yönünden avantajlı olabilir. Bu durumda bazı kurumsal bölümlerinizi de internet ortamında takip edilebilmesine izin vermeniz gerekecek. Ürün bilgileri, fiyat, stok, sipariş durumu gibi. ERP uygulamlarını başarı ile uygulayan firmalar için ERP - E-Business entegrasyonu hiç de zor olmayacaktır.

ERP - MRP-II İlişkisi



MRP-II (Manufacturing Resource Planning) üretim yapan bir şirketin malzeme-tezgah-para-insan gibi kaynaklarının eş güdüm içinde kullanılmasını sağlamak için geliştirilmiş bir yöntemdir. Üretim ve envanter planlama dünyasında en çok tercih edilen yöntem olan MRP-II doğal olarak bir ERP uygulaması içinde çok önemli bir yer alır.

ERP’nin üretim yapan bir firmada uygulanması halinde stok-sipariş-imalat-satınalma gibi planlanması gereken eylemler genellikle MRP-II metodolojisi ile düzenlenir.

MRP-II’de kendi içinde bir entegrasyon yöntemidir ve izlenen yol ERP çalışması ile tamamen aynıdır. Ancak tanımı itibarı ile MRP-II metodolojisi daha çok üretim yapan işletmelerde kullanıldığı için hatalı olarak 2 farkly yöntem varmış gibi algılanır. Üretim yapan firmalarda genelde izlenen sıra aşağıdaki gibidir. Bu süreç boyunca, hazır olundukça SCM, CRM, MES, FCP gibi uygulamalarda sisteme ekleniyor olabilir.


MRP > MRP-II > ERP > E-BUSINESS >

1970’li yılların sonlarından beri firmalarda uygulanmaya çalışılan MRP II sistemleri firma düzeyindeki tüm kaynakları ortak bir veri tabanında toplamakta ve firma içerisindeki tüm çalışanların aynı dilden konuşmasını sağlamaktadır. Ancak yoğun rekabet, uluslararası pazarlara açılma gereksinimi değişik coğrafi bölgelerde merkezi olan işletmeler için uluslararası firmaların genelinde entegrasyonun sağlanması yolunda bilişim teknolojisi için yeni bir gereksinimin doğmasına neden olmuştur.

Son yıllardaki teknolojik gelişmeler, firmaların pazarda tutunabilmelerini zorlaştırmış, klasik yaklaşımların yetersizliğinin açığa çıkması ile beraber yöneticiler kullandıkları üretim teknolojilerini ve yönetimsel yaklaşımlarını tekrar gözden geçirmek zorunda kalmışlardır. Öte yandan gümrük duvarlarının yıkılması neticesinde küresel ekonomi ve küresel rekabet kavramlarının ortaya çıkması, tedarikçiden başlayarak, tüm üretim sürecini ve müşteriyi de içine alan tedarik zinciri yönetimi - supply chain management kavramını ön plana çıkarmıştır. Pazardaki güçlü değişimlere ve teknolojik gelişmelere şirketlerin organizasyonel yapılarındaki kurumsallaşmaya yönelim de eklenince ortaya yeni bir kavram, ERP (Enterprise Resources Planning - Kurumsal Kaynak Planlaması) çıkmıştır.

Günümüzdeki MRP II sistemleri firma düzeyinde satış yönetimi, üretim planlama ve kontrolü, satınalma gibi faaliyetleri yönetebilmektedir. MRP II paketlerinin yetersiz kaldığı diğer noktalarda ise ek modüller ya da entegre çalışabilen paketler devreye girmiştir ancak bu firma düzeyinde kalmıştır ve firmalararası bilgi iletişimini sağlayamamıştır. Küreselleşmenin doğal bir sonucu olarak değişik coğrafi bölgelerdeki iş faaliyetlerinin dağıtık veri tabanları ve küresel entegrasyon yoluyla yönetilmesi önem kazanmış ve ERP olgunluk çağına girmiştir. ERP, firmalararası global bilgi entegrasyonunu gerçekleştiren bütünsel bir yazılım stratejisidir.

Stratejik Planlama Sisteminin uygulamaya aktarılmasında başlıca kullanılan araç bütçelerdir. Bütçelerin oluşturulması sürecinde işletmenin bölümleri kendi bütçelerini hazırlamakta ve bu hazırlık sırasında satış bütçesi esas alınarak gider bütçeleri oluşturulmaktadır. Yıl içinde ancak önemli değişmeler olması halinde altı ay veya üç aylık periyotlar ile revize bütçeler yapılmaktadır. Daha sonra faaliyetler bu bütçelere göre kontrol edilmekte ve sapma analizleri yapılmaktadır.

Müşteri talebinin sürekli nitelik ve nicelik olarak değiştiği ve bu değişimin tahmin edilmesinin ne kadar zor olduğu bilinen bir gerçektir. Faaliyetlerimizi bu değişime uygun hareket edebilecek hale getirebilmenin yolu ERP yaklaşımından geçmektedir. Hem stratejik planlama çalışmaları ile belirlenen amaç ve hedeflere, hem de üretim ve dağıtım kaynaklarımızın kapasite ve özelliklerine gereken ayrıntıda dikkat ederek, faaliyetlerimizi değişime duyarlı hale getirebilmek ancak ERP yaklaşımı ile olası olabilmektedir.

ERP 'nin diğer bir özelliği, işletmenin coğrafi olarak farklı bölgelerde (yurt içi ve dışı) bulunan fabrikalarının, bunların tedarikçi firmalarının ve dağıtım merkezlerinin (depo) kaynaklarını eşgüdümlü olarak planlamasıdır. Bu çerçevede, hangi müşteriye ait hangi siparişin hangi dağıtım merkezinden karşılanması veya hangi fabrikada üretilmesi gerektiği, tüm fabrikaların malzeme ve hizmet ihtiyaçlarının nereden karşılanmasının uygun olacağı, fabrikaların elinde bulunan makina, malzeme, işgücü, enerji, bilgi vd. üretim ve dağıtım kaynaklarının nasıl eşgüdümlü ve ortaklaşa olarak kullanılabileceği belirlenmiş olmaktadır. Diğer bir deyişle, müşteriye ait siparişin en kısa sürede, istenen kalite ve maliyette karşılanabilmesi için tüm bağlı işletmelerin dağıtım, üretim ve tedarik kaynaklarının kapasite ve özellikleri aynı anda dikkate alınmaktadır.

ERP fabrikalar arası entegrasyonu, fabrikalar bazındaki esneklik ilkesine uygun olarak gerçekleştiren bir sistemdir. Amaç fabrika bazında ademi merkezi yönetimin avantajlarından yararlanırken fabrikalar arası koordinasyonu ve entegrasyonu işletmenin temel stratejileri doğrultusunda sağlanmaktadır. Merkeziyetçiliğin derecesi farklı boyutlarda düşünülebilir. Örneğin tüm fabrikiların uzun vadeli satınalma kontratlarının merkezi olarak yapılması veya fabrikaların kendilerinin yapması öngörülebilir. Keza müşteri kredi kontrolu merkezi veya ademi merkezi olarak yapılabilir. Ancak zorunlu olarak talebin fabrikalara yönlendirilmesi, fabrikalararası nakliyat, performans analizi, mali konsolidasyon merkezi olarak yapılmak zorunda olan faaliyetlerdir.

Sonuç olarak, ERP; işletmenin stratejik amaç ve hedefleri doğrultusunda müşteri taleplerini en uygun şekilde karşılayabilmek için farklı coğrafi bölgelerde bulunan tedarik, üretim, dağıtım ve mali kaynaklarının en etkin ve verimli bir şekilde planlanması, koordinasyonu ve kontrol edilmesi fonksiyonlarını bulunduran bir yazılım sistemidir.

Ahmet Oturgan
IAS Türkiye
www.ias.com.tr

__________________
Müslüm Doğan
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi

Uygulamada Görülen Aksaklıklar



Maliyet Unsuları

ERP paketlerının program fiyatları, firmanın verdiği eğitim, danışmanlık fiyatları, kurulum sürelerinin uzun sürmesi gibi durumlar ERP uygulamalarını kullanmak isteyen firmaları zorlayan önemli unsurlardandır. Buna görünmeyen maliyetler, eğitim gören kullanıcılar, ve bu yüzden iş veriminin düşmesi, personelin daha fazla çalışmasını eklersek gerçek maliyetler çok daha yükselebiliyor.

Kurulum süresinin uzun olması

Kurulum süresi en iyimser yaklaşımla 6 aydan başlamaktadır. 1 yıllık bir süre normal kabul edilmektedir. Bu sürenin sonunda başarılı olma olasılığı kesin değildir, kurulumun sonunda başarısız olan pek çok proje vardır.

Mevcut yazılımlarla uyum, uyarlama

ERP her ne kadar entegre bir yazılım olsa da, şirketin özel durumlar için özellikle üretimde kullandığı bazı yazılımlar ERP tarafında yer almaz. Özellikle elektronik, ilaç sanayi, inşaat şirketleri ve tekstil sektörü bu tip yazılımlar kullanmaktadır. Bunlar o şirkete özgü yazılımlardır, genel deşildir, her şirkete ait böyle yazılımları pakete eklemeye kalksalar, hiçbir yazılım şirketi bununla baş edemez. Bu nedenle bu tip özel yazılımlar ERP paketinde yer almaz ve bunların ERP yazılımına entegre edilmesi gereklidir. Bu da kendisi entegre bir sistem olan ERP sisteminin bozulmasına yol açar, çünkü dışardan yapılan her ekleme, değişiklik ERP sisteminde bozulmalara yol açar. Yazılımcılar bu konuda deneyim sahibidir. Böyle bir yazılım ya bağımsız çalışacak, böylece ERP’nin entegrasyon özelliği bozulacak yada sisteme entegre edilecek bu da riskler taşıyacaktır. Maliyet, geri dönüşüm ROI

Çesitli hesaplamalara göre ERP sistemlerinin kendini ödemeye başlaması 18 aydan sonra gerçekleşmektedir. Bu süreden sonra maliyetini çıkarıp kara geçmesi de zaman alacaktır. İyimser tahminlere göre kendini amorti etmesi için en az 3 yılı gözden çıkarmak gerekir.

Kaynak: http://dergi.tbd.org.tr/yazarlar/120...n_telciler.htm

__________________
Müslüm Doğan
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi

ERP uygulamalarının başarısızlık nedenleri

Pekçok ERP uygulamasının başarısız olma nedenleri arasında, ERP uygulanacak kurumun ihtiyaç ve istek analizlerinin tam olarak tespit edilmemesi, uygulama zamanının doğru seçilememesi, entegratörün sektörle ilgili yeterli bilgi ve tecrübe birikimine sahip olmaması gibi nedenlerden dolayı istenen sonuç elde edilemeyebilir. Bunların nedenleri sıralayacak olursak;

• Üst yönetimin ERP'ye olan inanç ve destek eksikliği
• Kurumun sorunlarının ve gelecekle ilgilili beklentilerinin yetersiz analizi
• Entegrasyonu sağlayan firmanın ve ürünün doğru seçilmemesi
• Entegrasyonu sağlayan firmanın çözümle ilgi destek, araç ve yöntemlerinin yetersizliği
• Uygulanacak ERP uygulamasının gerekliliği ve pozitif propagandasının yeterli olarak yapılmaması
• ERP projesinin analiz, kurulum ve uygulama süreçlerinde doğru görevlendirmelerin yapılmaması
• Kurum ve personelin eski iş yapma yöntemlerinden vazgeçmekte direnmesi
• Personelin isteksizliği veya eğitim düzeyinin düşüklüğü,
• Sisteme veri girişlerinin yetersiz, hatalı, düzensiz olması ve sürekli olmaması
  
  ERP uygulamasının istenilen sonucu verebilmesi için sistem içinde sağlıklı veri girişlerinin mutlaka yapılması gerekir. Veriler kurumun yapısına uygun belirlenen kriterler ışığında girilmiyorsa, ilgili zamanlarda, doğru girilmiyorsa, sistemin doğru sonuşlar üretmesi beklenemez. Örneğin, stok takip sorumlusu stok bilgilerini girmiyor yada gecikmeli olarak giriyorsa, güncel stok bilgilerine ulasılamaz. Dolayısıyla müşteri temsilcisi teklif ve sipaş aşamalarında istenilen hizmet kalitesini kurumsal müşterilere sağlayamayacak, teslimatlarda sorunlar yaşanacak, finans bölümü sıkıntılar yaşayacak, üst yönetim firma ile ilgili dönemsel raporları sağlıklı alamayacak. Sistemin kullanıcıları işlerini yapmadıkları sürece kusursuz bir ERP uygulamasının dahi başarılı olma şansı yoktur.

ERP ve KOBİ'ler


İmalat sanayi sektöründe (1-50) arası işçi çalıştıran sanayi işletmeleri, (50-150) arası işçi çalıştıran orta ölçekli sanayi işletmeleri KOBİ kapsamında değerlendirilir. KOBİ’ler üretime ve istihdama katkıları, değişen pazar koşullarına hızla uyum sağlama esneklikleri, büyük işletmeleri tamamlama yetenekleri, bölgelerarası dengeli büyüme ve çevre korumasına olumlu etkileri ve gelirin daha adil dağılımı açısından oldukça önemli roller üstlenmektedirler. Oluşturduğu iş imkânları ve gelir dağılımına yaptığı katkılardan ötürü hemen her ülkede KOBİ’ler desteklenmektedir.

KOBİ’lerin ülke ekonomilerindeki yeri ve önemini bazı karşılaştırmalarla daha da somutlaştırabiliriz. Örneğin, Almanya'da mevcut işletmelerin %85'i 100’den daha az işçi çalıştıran işletmelerdir. Japonya'da 300’den daha az işçi çalıştıran işletmeler, mevcut işletmelerin %99'unu kapsamaktadır. ABD'de ise 100’den daha az işçi çalıştıran işletmelerin mevcut işletmelere oranı %34'tür.

ERP uygulamaları KOBİ'lerde 1990'lı yıllardan itibaren yaygın olarak kullanılmaya başlanmıştır. ERP uygulamasının kurulum, entegrasyon, maliyet yönetimi oldukça önemlidir. KOBİ'ler hizmet verdikleri müşterileri ellerinde tutmak ve müşteri sayısını artırmak için ERP uygulamalarından önemli ölçüde yardım alırlar.

• Kurumsal strateji, vizyon ve hedeflerin hayata geçirilmesi.
• Kurum içinde ERP uygulamalarıyla çalışanların etkin entegrasyonunun sağlanması.v
• Yeni entegrasyonla kurum içinde etkin bir kurumsal eğitim ve kültürün yaygınlaşması.
• ERP insan kaynakları uygulamalarının sistem üzerinde etkin kullanımı.
• Kurumsal hedeflere uygun görevlendirme ve eğitim desteği sağlanması.
• Siparişlerin etkin planlaması ve takibi.
• Yeni pazar ve ürünlerin tespiti ve geliştirilmesi.
• ERP uygulamları projede sorumlu yönetici ve çalışanlara karar destek sistemleri, detaylı analiz ve raporlama imkanı sunar.
• ERP, KOBİ'lere etkin iş yapış yöntemleri ve kendi dinamiklerini geliştirme de yardımcı olur.
• Operasyon maliyetlerinin düşürülmesi, verimliliğin artırılması ve kar marjının yükseltilmesi.
• Yatırımların daha etkin planlaması ve gerçekleştirilmesi.

__________________
Müslüm Doğan
İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi
İnsan Kaynakları Yönetimi Programı
Yüksek Lisans Öğrencisi