Gene Koprowski
Bilgi yönetiminin gizeminden her tarafta bahsediliyor- bunun çalışanlar ve firma arasındaki iletişimi otomatik olarak güçlendireceğine dair bir inanç var. Fakat, bu yanlış bir algılama çünkü "Bilgi teknolojileri tek başına bilgi paylaşımını artırmaz".
Üretim ve satışın günümüzde çok hızlı olduğu iş ortamında, asıl gerekli olan birtakım yönetim stratejilerini kullanarak çalışanları bilgi paylaşımına teşvik etmektir. Basit olarak, yeni bilgi teknolojileri kurmak, bilgi bankaları geliştirmek vs., firmayı bir gecede bilgi paylaşan bir konuma getirmeyecektir.
Ancak gözlemlenen şudur ki; birçok insan bilgi yönetimi araçlarını iki sebepten dolayı kullanmaktan çekinmektedir; "Biri boyunda ortaya çıkan ağrıdır, diğeri ise içinde çok az değer olmasıdır". Tabii ki, bunlar birbirini destekleyen fikirlerdir. Teknoloji ağrı oluşturduğu oranda değerini kaybedecektir. Fakat istekli ve planlı bir şekilde hazırlanıp iyi sonuç veren projeler de mevcuttur.
Bilgi birikimi, doküman değildir
Bilgi yönetimi konusunda yanlış kanılara sahip olunabiliyor. Emin olunmalıdır ki, bilgi yönetimi içinde bazı iyi şeyler de mevcuttur. Fakat, birçok kişi bilgi yönetimini somut bilgi dokümanlarından ibaret sanmaktadır. Yaratılan her şeyin bilgisayarda veritabanına aktarılması imkansızdır. Zaten, mantıklı da değildir.
Yaratılan her dokümanın büyük bir "bilgi bankası"nda depolanmasına çalışmak yerine, firmalar yönetim yapılarını tekrar gözden geçirmelidirler.
İlk olarak, kurumsal bilgi yönetimi konusunda rol ve sorumlulukları net bir şekilde ele alan, uygun bir organizasyonel yapının oluşturulması gerekmektedir. Sonra, firma içindeki liderler, bilgi paylaşımını engelleyen kültürel engellerin belirlenmesi ve bunların ortadan kaldırılması aşamasında yardımcı olmalıdırlar.
Kültürel bir olgunluk yakalandığında, bilgi paylaşımı konusunda gerçek adımların atılması kolaylaşacaktır.
Departman yöneticileri ve çalışanlar, yeni bir bilgi teknolojisinin kullanımına geçmeden önce, birlikte çalışıp ne tür bilginin kendileri için önemli olduğunu ve sürekli olarak kullanılabileceğini tespit etmelidirler.
Değer-zaman analizi yapılarak, insanların bugünün veya geçen ayın veya geçen yılın bilgisine ne kadar fazla ödemek istedikleri ortaya çıkarılabilir. Bilgi, üç gün sonra değerini kaybetmeye başlamakta ve bilginin değeri % 10 azalmaktadır. Bazı istisnalar, örneğin hukuk hükümleri, tabii ki mevcuttur. Fakat birçok bilginin değeri zaman geçtikçe ciddi oranda azalmaktadır. Bizim için önemli olan şu an masa üstü bilgisayarımızda mevcut olan veya en son kullandığımız bilgilerdir.
Hedefler üzerine odaklanmak
Firmalar güncel olan bilginin paylaşılması ve bunların "veri modülleri"ne aktarımını hedef alan bilgi yönetimi projeleri üzerinde odaklanmalıdırlar. Sürekli kullanılabilecek olan, müşteriler, ürünler ve stratejiler vs. hakkındaki spesifik bilgiler asıl kurumsal bilgiyi oluşturacaktır. Depolanan bilgi bugünün iş hayatında ihtiyaç duyulan ve aynı zamanda gelecek odaklı olan bir bilgidir. Sahip olduklarımız halihazırda sürekli kullandığımız bilgidir ve bunlar günlük yaşantımızda tekrar kullandığımız ana şablonları oluşturmaktadır.
Etkili bir bilgi bankası çalışanların etkileşimini güçlendirmeli ve değişime cevap verme hızını artırmalıdır. Tabii ki arzu edilen, herkesin hızlı ve etkili bir şekilde bilgisini paylaştığı bir iş ortamına sahip olmaktır
Her şeyin ötesinde, bilgi işi gelecek odaklı olmayı gerektirmektedir ve bilgi işinin doğasında sürekli yeni ve farklı şeyler üretmek vardır. Rekabette fark yaratacak olan da zaten budur…
www.insankaynaklari.com
Bilgi yönetimi: bilgi depolamak değil…
Düzenli Mod
